ハイブリッドワーク環境のBCPをどのように考えるか？：総務のための「オフィス」再考（2/2 ページ）

[金英範，ITmedia]

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　社員の働く場所として、以下が考えられます。

（1）本社

（2）サテライトオフィス（自社）

（3）シェアオフィス・コワーキング（サービス会社）

（4）街中ワーク（喫茶店など）

（5）車中ワーク

（6）在宅ワーク

（7）ワーケーション

　このように列挙したらキリがありません。災害が発生した瞬間に、多くの場所で社員が働いているという想定になります。これは結構大変です。

　総務の立場からすると（1）本社のオフィス内に社員がいる場合は、安全確保の責務がありますが、上記の（2）〜（9）に関しては、在宅も含めて安全管理義務は通常発生しないものでした。そもそもそれらの場所は安全管理義務が発生する「職場」という定義に入れていないケースが大半だったのです。総務が社員のための安全管理責任者という発想ではなく、そのようなケースは「それぞれの社員が自ら安全管理責任者になる」という意識付けと、普段からの災害訓練が求められます。

　週に3回も在宅勤務している自宅。災害に遭遇する場となる可能性は相当高くなってきています。在宅勤務を推進している会社の責務として、「自宅に避難用ヘルメットはありますか？」「3日間分の避難食が確保されていますか？」「賞味期限が過ぎていませんか？」というところまで突っ込み、管理と費用を負担することがBCP管理者としての責務となります。総務が責任を負うのは「会社内だけ」という時代は終わりです。

写真：ゲッティイメージズ

　シェアオフィスやワーケーションなどは、総務が契約する際の条件としてBCP基準、安全基準を設ければ対処できます。しかし例えば、従量課金制のコワーキングスペース（全国どこでも利用可能なタイプ）を契約する際には、どの場所でも最低限確保されている安全基準をサービスオーナーと確認する必要が出てきます。

　悲しい事故の原因、例えば「雑居ビルで避難経路が荷物でふさがれている」「スプリンクラーのメンテナンスの不備」などによって、大切な社員が被害に遭う場面は想像したくありません。

　残念な事件が発生したときに、「そんな安全管理ができていないコワーキングスペースを契約したのは誰か？」「それは総務部の●●さんです」──というように責任が発生することにもなりかねません。社員の安全確保という重大な責務があることを認識した上で、総務はオフィス外でのハイブリッドワーク環境整備が必要となってきます。これは感染症のパンデミックにもいえることで、要件に加わります。

　自社で管理可能なサテライトオフィスなどは問題ないにしても、特に在宅、シェアオフィス、ワーケーションに関しては、安全管理上の一定のルール整備と予算確保が必要だと筆者はいろいろなケースを見ていて感じます。

　米ニューヨーク市近辺の企業では、ハイブリッドワーク推進により社員一人当たり年間1万ドル以上の費用を削減できている、というデータがPropmodo調査で明らかになりました。そうして削減した「一人1万3000円／年」（1ドル130円換算）を大切な社員を守るために再投資できないはずがありません。

　一人当たり年間1000円程度の予算があれば、BCPを相当補強できます。ハイブリッドワークによる目先のOPEXコスト削減だけに満足する経営者は、社員を守る一番大切な仕事をしていないことになります。新しいBCP基準作りに着手している先行事例を参考に、同業他社間のベンチマークをしながら、ハイブリッドワークの実情に合わせた戦略的なBCP計画の組み直し、新しい訓練を実施することを筆者はお勧めします。

著者紹介：金英範

　株式会社 Hite & Co.代表取締役社長。「総務から社員を元気に、会社を元気に！」がモットー。25年以上に渡り、日系・外資系大企業の計7社にて総務・ファシリティマネジメントを実務経験してきた“総務プロ”。

　インハウス業務とサービスプロバイダーの両方の立場から、企業の不動産戦略や社員働き方変化に伴うオフィス変革＆再構築を主軸に、独自のイノベーティブな手法でファシリティコストの大幅な削減と同時に社員サービスの向上など、スタートアップから大企業まで幅広く実践してきた。

　JFMAやコアネットなどの業界団体でのリーダーシップ、企業総務部への戦略コンサルティングの実績も持つ。Master of Corporate Real Estate（MCR）認定ファシリティマネジャー、一級建築士の資格を保有。

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