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» 2005年06月27日 00時00分 公開

Keri's Business English Clinic:SEもEnglish(12)――「催促を促す賢いメールの書き方とは?」

賢いメールの書き方。(特集:顧客満足度ナンバーワンSEの条件)

[光藤京子,ITmedia]

「Keriのビジネス英語クリニック」の最終回は、次の質問に関するお答えです。

Q) 海外本社の担当者に広告のデザインや契約書の確認をお願いしても、なかなか返事が来なくて放置された経験があります。そのようにならないためのメールの書き方などあるでしょうか?

A) ご本人のメールを実際に拝見していないので明確に答えられないのですが、原因はいくつか考えられます。一つは、本社の担当者がinefficientな場合。担当者が変わった途端、問題解決したという話もよく聞きます。

 また、アメリカ人の場合、自分の担当でないと無視してしまう人もいます。そのような場合を考えて、If you are not responsible for this matter, could you pass this e-mail over to the person in charge? とつけ加えるのもよいでしょう。

 ほかに考えられるのは、こちらが書いたメール自体の問題。余計なことを書きすぎて要点がボケてしまい、相手に一番大事な用件の緊急性が伝わっていない可能性があります。何かを依頼するときは、出来るだけ短く、用件だけを書き、いついつまでにという期限をつけることです。それでも返事が来ない場合は、何度でも催促して構いません。

 また、逆の場合も考えられます。メールがあっさりし過ぎていて、相手との信頼関係が築けていない場合。メールを何度も交換している相手には、多少こちらのパーソナリティーを感じさせる表現をところどころに使ってみてください。普段から人間関係を温めておくことも、仕事をこちらの思い通りにやってもらうために大事です。

 こちらの人間性を理解してもらうためには幾つかの方策があると思いますが、時には、相手の努力を誉める、感謝の気持ちを伝えるのも一つの方法です。例えば、意外にも相手がいつもよりすばやく反応してきた時には、Thank you for your quick response! とか、Thank you so much for your efficiency! と誉める。

 ちょっと無理を聞いてもらった時には、We really appreciate all your efforts. We are very grateful for what you have done for us. というように、真摯な気持ちを伝えるなどです。

 メールの最後によく使うSincerely yours, Best regards, の代わりに、Many thanks! などというカジュアルな表現を使って親しみをわかせるのも、何度もメールをしている相手にはいいかもしれません。メールはとかく冷たく聞こえるもの。ビジネスと言えども、多少の人間性を匂わせたほうが相手の共感を呼ぶのではないでしょうか。

 最後に、私自身が、その昔、ハリソン・フォードに言われた言葉を紹介します。スターウォーズの記者会見の通訳が終わった後で、For Kyoko, I couldn't have done it without your help. と、自分の写真の上にサインしてくれました。 (これは、いわば常套文句ですが、やはり言われると嬉しいですよね!)

 では、最後までお読みいただきありがとうございました。Millions of thanks to my dear readers!


 この記事は、メールマガジン「B-zine」の内容を新たに加筆して掲載しています。 

光藤京子(みつふじきょうこ)


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