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» 2008年03月21日 12時00分 公開

5分で絶対に分かるBPMS5分で絶対に分かる(3/6 ページ)

[宇野澤庸弘,日本BPM協会 副事務局長]

2分 − プロセス改善基盤としてのBPMS

 BPMSの役割は、ビジネスプロセスを「設計」「展開」「実行」「管理」することです。対象となるプロセスには、「人と人」「人とシステム」、あるいは「システムとシステム」があります。

 ビジネスプロセスの「設計」とは、モデラーと呼ばれるグラフィカルなツールを使って仕事の流れをフローチャート(モデル図)に表現することです。各業務の始点と終点を明確にして手順や前後のつながり、手段、担当者を決めます。仕事の流れをシーケンシャル(直列)にするか、コンカレント(並列)にするか、あるいは流れの分岐や合流に無理や無駄がないか、キャンセルがあったときにどのプロセスに戻すのか、といったことも検討します。この「設計」は業務を良く知っている、ビジネス実務者の視点で行われます。

 次に「設計」で作成されたモデルを使って、IT技術者が変数を定義したり、表示画面の作成や他プログラムとの連携処理を行うことで、実行プログラムを生成します。これを「展開」と呼びます。

 その次が「実行」です。BPMSの最も中核的な存在意義は、この「実行」にあるかもしれません。仕事の流れの定義は紙とペンで行うこともできます。日本版SOX法の業務フロー作成をグラフィックソフトで行った方も多いでしょう。BPMSでは、仕事の決まり事(モデル)を作るだけではなく、実業務を駆動させるのです。

 例えば、「部材調達には上司と調達部の承認を得ること」とビジネスモデルが定義されたならば、調達を行う社員は自分のポータル画面に諸条件を入力して、次に「調達承認依頼」をすることになります。すると上司と調達部担当者のポータルに承認依頼が到着します。承認が得られれば、調達システムから自動的に発注が行われるかもしれません(ただし、そのようにシステム連携の設定がされていればですが)。

 ビジネスプロセスの「管理」は、各工程がきちんと行われているかどうかを監視したり、実作業における実態を数値データとして収集・分析して業務改善につなげます。分析の結果、判明した改善策をビジネスプロセスの設計(モデル)に反映させるわけです。

 つまりビジネスプロセス改善のためのPDCAサイクルを回す基盤となるのが、BPMSです。ビジネスプロセスを可視化・再設計を行い、実際に実行した結果の業績を計測して、次の改善に活用する――。現場の実業務をよく知るユーザー部門の責任者が、こうした改善業務を行っていくベースとなります。

図2 BPM/BPMSとPDCA

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