顧客の膨らむ要望にいかに対処すべきか：やる気を引き出すプロジェクト管理（6）（2/2 ページ）

[安達裕哉，トーマツ イノベーション]

機能を捨てさせる

　本プロジェクトで「やる」ことが決まれば、次は「顧客に機能を捨てさせる」ことを考えなくてはなりません。

　なぜならば、たいていの顧客は「機能はあればあるほどよい」と思うことが多く、システムは「結果として役に立たない機能が満載」になる可能性が高いからです。

　また、役に立たない機能で、しかも技術的には難しいことの実装が重なると、プロジェクトに大きな支障をきたします。

　では、どのようにすれば「顧客に機能を捨てさせる」ことができるのでしょうか。ここで重要なのは、「その機能を捨てさせるためには、一段上位から考える」ことです。

　下の図1を見てください。

図1　その機能が本当にシステムに必要なのかは、一段上位から考えると判断しやすい（出所：トーマツ イノベーション）

　全体の中での割合や変化率によって、次のように考えるべきなのです。

1％未満→	ないものとして考える
5％程度→	あるものとしてとらえるかを検討
10％以上→	あるものとして考える

　例えば、「ある帳票が追加で必要である」との要求が顧客からあったとします。この場合、帳票の必要性の是非についてのみ議論すると、「この帳票を使う人はいる」「いや、それでも使う頻度は少ないはずだ」などと、話がまとまりません。

　そこで、「このサブシステムにはこの帳票が本当に必要か」と、問題を一段高いところから眺めることで、「実は、ほかの帳票で代用可能だ」「ほかの帳票と比べて、優先度が低いので後回しにしよう」など、顧客に冷静に判断してもらうことが可能になります。

　さらに、「いま議論している対象の重要度はどのくらいか」を判断するための枠組みとして、1・5・10ルールというものがあるのです。

　顧客がなかなか要求を捨ててくれない場合、「全体の中で、使用（出現）頻度は何％くらいですか？」と聞いてみてください。1％以下であれば、顧客も捨てることをためらわないはずです。逆に、10％以上の場合、この要求をのまなければ後で大問題となる可能性が高く、要求を採用すべきであるといえます。

明文化と合意

　さて、ここまでくれば、要求の明文化と合意は目前です。しかし、ちょっと待ってください。最後に大事なことがあります。それは「変更管理をきちんと行う」ことです。変更管理が正確に行われていなければ、せっかくの努力が水泡に帰してしまいます。

　下には変更管理の一般的手順を示します。この中で最も大切なのは、「変更要求の評価」と「変更要求の認可」です。すなわち「この変更は重大な変更なのか」「この変更は誰が許可するのか」を判断できるようにしっかりと手順にしておくことです（図2）。

図2　このように、変更要求に対して手順をきちんと定めておくことは重要である（出所：トーマツ イノベーション）

　小さな変更であれば、現場の判断でも問題ないかもしれませんが、大きな変更であれば上長や責任者に判断を仰ぐ必要があります。この選択を間違うと、最後に「鶴のひと声」で仕様がひっくり返ることがあるのです。

　変更管理の重要性を認識することが、明文化と合意の鍵となることを、忘れてはいけません。ここまでのプロセスをまとめると、次のような図3になるでしょう。

図3　要件定義の概要はこのようになっており、下位のあいまいな要求をいかに上位の明確な要求へとしていくか、この過程が用件定義ともいえる

筆者プロフィール

安達 裕哉（あだち ゆうや）

トーマツ イノベーション株式会社 シニアマネージャ

筑波大学大学院環境科学研究科修了後、大手コンサルティング会社を経てトーマツ イノベーション株式会社に入社。現在、主としてIT業界を対象にプロジェクトマネジメント、人事・教育制度構築などのコンサルティングに従事する。そのほかにもCOBIT、ITサービスマネジメント、情報セキュリティにおいても専門領域を持ち、コンサルティングをはじめとして、企業内研修・セミナー活動を積極的に行う。

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