人事管理システムの主な機能と導入メリット、選び方を解説｜おすすめ製品4選

（iStock/Funtap）

現代のビジネス環境では、効率的な人事管理が企業の成長と成功の鍵を握っています。人事管理システムは、その重要な役割を果たすツールとして、多くの企業で採用されています。

このシステムは、従業員情報の一元管理から出勤・勤怠管理、給与計算、パフォーマンス評価、人材育成まで幅広い機能を持つ統合型のシステムです。これにより、企業は業務効率を大幅に向上させ、ミスや重複作業を減らすことができます。

ここでは、人事管理システムの基本概念から具体的な機能、導入のメリットや選び方について詳しく解説し、併せておすすめ製品（全4製品／2025年11月時点）をご紹介します。

人事管理システムとは？

人事管理システムは、組織内の人材に関する情報を一元管理し、業務の効率化を図るためのツールです。従業員の基本情報、勤怠データ、給与情報などを一括管理することで、管理業務を大幅に効率化できます。また、さまざまな部門との連携がスムーズになることで、全体的な業務効率の向上にも寄与します。

具体的には、人事管理システムの活用によって、手作業で行っていた多くの人事関連業務を自動化できます。人為的ミスを減らすことで、データの正確性を高めることができます。さらに、リアルタイムでデータを更新・共有できる環境とともに、迅速な意思決定や戦略的な人材配置が可能になります。

人事管理システムの主な機能

従業員情報の一元管理

従業員情報の一元管理は、データの整合性と効率性を高めるために極めて重要です。個人情報、職歴、スキル、資格情報などを集約することで、部署間の情報共有がスムーズになり、データ更新の手間も省けます。

例えば、従業員の連絡先が変更された場合、一箇所を更新すれば全システムに反映でき、情報の不一致を防ぐことができます。また、管理者が従業員の情報をリアルタイムで把握できるため、急な人員配置の変更や緊急時の連絡にも素早く対応できます。

出勤・勤怠管理

正確な出勤・勤怠管理は、労働時間の適正化と給与計算の基礎となります。自動化された勤怠管理機能を使用することで、出退勤を正確に記録し、リアルタイムでデータを収集できます。

タイムカードや打刻システムと連携することで、従業員の労働時間を自動的に記録し、残業時間や休憩時間も正確に把握できます。フレックスタイム制やリモートワークにも対応し、多様な働き方に柔軟に対応できます。

これにより、給与計算に必要な労働時間データも正確に算出され、法令に基づいた適切な賃金支払いが可能になります。勤怠データの分析により、労働時間の最適化や業務効率の改善にも役立ちます。

給与計算と報酬管理

給与計算と報酬管理の自動化により、管理コストを削減しつつ、正確で迅速な処理が実現します。従業員ごとに異なる給与体系や手当の計算、税金や社会保険料の計算も自動化されるため、人的ミスを防ぎ、法令順守も容易になります。

例えば、残業代の計算や各種控除の適用、賞与の計算なども自動で行えます。人事担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。また、給与明細の電子化や銀行振込データの自動生成など、付随する業務も効率化できます。

さらに、報酬管理機能を活用することで、従業員のパフォーマンスと連動した報酬制度の運用や、公平な昇給・昇格の判断にも役立ちます。

人材育成とパフォーマンス管理

人事管理システムを活用することで、各従業員のスキルやキャリアパスが明確になり、適切な評価とフィードバックを提供できるようになります。定期的な評価プロセスを管理し、評価の透明性と公平性を確保することで、従業員の成長を支援します。結果として、組織全体の生産性向上につながります。

具体的には、目標管理（MBO）や360度評価などの仕組みをシステム上で提供し、上司と部下の面談記録や評価結果など一元管理できます。これにより、公平で一貫性のある評価が可能になり、従業員の成長意欲を高めることができます。

また、従業員のスキルマップや研修履歴も管理することで、個々の従業員に適したトレーニングプログラムを提案したり、キャリアパスを可視化したりすることができます。これは、従業員のエンゲージメント向上や人材流出の防止にも効果があります。

人材募集と採用プロセス管理

人事管理システムを用いることで、求人情報の公開から応募者の管理、面接のスケジュール調整なども一元管理できます。採用プロセスを可視化し、効率的に管理することで、適切な人材を迅速に見つける成果が期待できます。

例えば、求人情報を一度入力すれば複数の求人サイトに自動で掲載でき、応募者のデータも自動的にシステムに取り込まれて管理できる、といった機能を持つ製品もあります。採用プロセスにおける、面接担当者のスケジュール管理や候補者とのコミュニケーション履歴の管理も一元化することで、採用担当者の業務効率も大幅に向上します。

また、採用データの分析により、効果的な採用チャネルの特定や採用基準の最適化など、採用戦略の改善にも役立ちます。人事管理

システム導入のメリット

人事管理システムの導入は、企業にとって多くの利点をもたらします。以下に、具体的なメリットを詳しく解説します。

業務効率化と誤りの削減

人事管理システムの導入により、業務効率が大幅に向上し、誤りが減少します。従来の手動作業をデジタル化することで、以下のような効果が得られます。

自動集計と計算

勤怠情報や給与計算が自動で行われるため、手動での入力ミスを防ぎます。例えば、出勤データがリアルタイムで集計されることで、給与計算に必要な情報が常に最新の状態で管理されます。

迅速なデータ更新

 従業員の出勤時間や休暇申請が即座に反映されるため、状況をリアルタイムで把握できます。これにより、業務の透明性が向上し、迅速な意思決定が可能になります。

このように、人事管理システムは業務を効率化し、誤りを削減することで企業全体の生産性を向上させます。手動作業から解放されることで、従業員はより価値のある業務に集中できるようになります。

従業員満足度の向上

人事管理システムの導入は、従業員満足度を向上させる要因となります。具体的には以下のような点が挙げられます。

透明性の高い評価制度

システム上で勤怠や業績が正確に記録され、評価プロセスが公正かつ迅速に行われることで、従業員は自分が正当に評価されていると感じやすくなります。これがやる気や満足度の向上につながります。

迅速な申請処理

休暇申請や問い合わせがオンラインで迅速に処理されるため、従業員のストレスが軽減されます。特にリモートワークや多様な働き方が進む中で、安心して仕事に集中できる環境が整います。

このように、従業員が公正に評価され、業務がスムーズに進む環境を整えることで、企業全体の生産性も向上し、競争力を強化することが可能になります。

戦略的人材管理の実現

人事管理システムを導入することで、戦略的人材管理が実現します。これには以下の要素が含まれます。

データに基づく意思決定

 従業員のパフォーマンスデータやスキル情報を一元的に管理することで、最適な人材配置や育成計画を立てることができます。これにより、組織の目標達成に向けた効果的なサポートが実現します。

将来の人材需要の予測

 蓄積されたデータを分析することで、将来的な人材需要や組織の課題を早期に把握でき、戦略的な人材管理が可能になります。例えば、定期的なパフォーマンス評価を基にトレーニングや昇進の計画を立てることができます。

このように、人事管理システムを活用することで、企業の人材戦略をより効果的に実行し、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。

ITセレクトおすすめの人事管理システム製品4選

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人事管理システムの選び方と導入のポイント

人事管理システムの選定は、企業の効率性や生産性に大きな影響を与えます。以下に、選定時のポイントを詳しく解説します。

企業規模と予算に応じた選定

人事管理システムを選ぶ際には、企業の規模や予算を考慮することが重要です。中小企業と大企業では求められる機能やコストが異なります。

中小企業の場合

初期費用が低く、操作が簡単なシステムが適しています。シンプルで低コストなシステムは、迅速に運用を開始でき、日々の業務に影響を与えにくいです。

大企業の場合

高度なカスタマイズが可能で、多様な機能を持つシステムが求められます。複雑な要求に対応できるシステムを選ぶことで、従業員の多様なニーズや複雑なフローに適応できます

企業の規模や予算に応じた選定を行うことで、ニーズに合った人事管理システムを導入できます。

将来の拡張性、カスタマイズ性とサポート体制

将来的な成長や変化に対応できるシステムを選ぶことが重要です。

拡張性

企業が成長する中で、新たな機能を追加できる柔軟性が求められます。例えば、新しい評価基準を導入する際に、短期間でシステムに反映できることが重要です。

サポート体制

システム運用に関する質問やトラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるサポートは、システムの安定運用に欠かせません。特に人事管理システムは、企業の運営に直接影響を与えるデータを扱うため、充実したサポートが必要です。

このように、将来的な拡張性やカスタマイズ性、サポート体制を考慮することで、より効果的な人事管理システムを導入できます。

クラウド型システムとオンプレミス型システム

人事管理システムを導入する際には、クラウド型とオンプレミス型の選択が重要です。

クラウド型

インターネットを介して利用でき、初期費用が低く、アップデートも容易です。リモートワークが増加する中で、多様な働き方に対応できる柔軟性が魅力です。

オンプレミス型

自社内にサーバーを設置するため、高いセキュリティが求められる企業に適しています。特に機密情報を扱う組織では、情報流出リスクを最小限に抑えることができます。

企業の規模や業種、セキュリティニーズを考慮し、どちらのタイプが最適かを判断する必要があります。

セキュリティ対策

人事管理システムのセキュリティ対策は非常に重要です。個人情報を含むデータが多く、情報漏洩のリスクが高まるため、以下の対策が必要です。

データの暗号化

クラウド型システムを利用する場合、データはクラウドサーバーに保存されるため、暗号化が必須です。

アクセス管理

誰がどのデータにアクセスできるかを厳格に管理し、認証手段を強化することが重要です。

定期的なセキュリティ診断

脆弱性を迅速に発見・修正するために、定期的な診断を行うことが求められます。

これらの対策を徹底することで、人事管理システムの安全性を確保し、企業の信頼を守ることができます。

人事管理システムを効率化と企業成長のカギに

人事管理システムは、単なる業務効率化だけでなく、戦略的な人材管理を可能にし、企業の持続的な成長を支える基盤となります。

業務効率の向上や人為的ミスの削減といった直接的なメリットに加え、従業員満足度の向上や戦略的な人材配置など、長期的な企業価値の向上にも大きく貢献します。特に、データに基づいた客観的な意思決定や、個々の従業員に合わせたキャリア開発支援は、企業の競争力強化に直結する重要な要素です。全社でのデータ共有と一貫した意思決定を促進し、自社全体のパフォーマンス向上を実現していきましょう。

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