人事評価ワークフローの構築ガイド｜クラウド型ツールでExcel管理から脱却する5ステップ

「評価シートの配布と回収、催促の連絡だけで毎回数日かかってしまう」「誰の評価がどこで止まっているのか、進捗が全く把握できない」「過去の評価データがExcelに埋もれ、人材育成や配置に活用できていない」──。人事評価の運用においてこのような課題を抱えている担当者の方は少なくありません。その問題の根幹にあるのが、非効率な人事評価のワークフローです。

本記事では、Excelや紙によるアナログな評価業務から脱却し、戦略的な人事評価のDXを実現したいと考えている担当者の方へ具体的な解決策を提示します。ワークフローを正しく設計し、システムを導入することで、煩雑な管理業務から解放されるでしょう。社員と会社の成長を促す、本来の人事戦略に時間を使うための一歩を踏み出しましょう。

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人事評価のワークフローとは？　Excel管理から脱却し、業務効率化を実現する重要性

人事評価におけるワークフローとは、従業員の目標設定から、従業員と管理者のコミュニケーション、管理者の評価、フィードバックまでの一連の流れそのものを指します。

本章では、多くの企業が課題を抱えるExcelや紙での運用がなぜ問題なのかを明確にし、ワークフローをシステム化することで得られる3つの大きなメリットを解説します。

人事評価におけるワークフローの基本プロセス

一般的な人事評価のワークフローは、以下のプロセスで構成されます。

1. 目標設定: 期初に、従業員一人ひとりが上長と面談し、目標を設定。評価シートに記入します。
2. 自己評価: 期末に、従業員が目標の達成度について自己評価を行います。
3. 一次評価・二次評価: 上長（一次評価者）、さらにその上の上長（二次評価者）が、部下の評価を実施します。
4. 評価調整: 各部門の評価者間で、評価基準にズレがないかなどをすり合わせる調整会議を行います。
5. フィードバック: 最終評価が確定した後、上長から従業員へ評価結果のフィードバック面談を実施します。

なぜExcelでのワークフロー管理は限界なのか？　3つの課題

上記のプロセスをExcelや紙で運用しているシーンでは多くの場合、管理側視点で以下のような課題が発生します。あなたの会社はいかがでしょうか？

課題1：非効率な手作業、進捗が不透明

評価シートのメール配布、回収、版数管理、未提出者へのリマインドなど、膨大な手作業が発生しています。さらに、誰の評価がどの段階で止まっているのか、全体の進捗状況をリアルタイムに把握することが困難です。

課題2：評価データの散在、活用が困難

評価データは担当者ごとに異なるExcelなどファイルで保存・管理していることから、全社的な集計や分析に多大な手間がかかります。過去の評価履歴をたどったり、個人の成長を時系列で追ったりすることが難しく、貴重な人材データを活用することも考慮されていません。

課題3：評価の不透明性、評価制度の形骸化

プロセスが煩雑で大変で面倒なので、評価が「こなすだけの作業」になりがちです。本来の目的である人材育成やモチベーション向上に繋がらず、従業員の不満や不信感を生む原因になります。

ワークフローをシステム化する3つのメリット

人事評価システムを導入し、一連の作業／ワークフローをシステム化することで、これらの課題は大きく改善されます。特に大きなメリットは以下の通りです。

大幅な効率化が見込める

評価シートの配布からリマインドまで、多くの手作業が自動化されます。従業員とともに、人事担当者や評価者の負担を大幅に軽減します。

状況を可視化できる

システム化によって、誰がどこまで評価を進めているのかといった進捗状況を一覧で可視化できます。これによりプロセスの停滞を防ぎ、評価期間の遵守を促進します。

データ活用を促進できる

評価データを一元的に蓄積・管理する体制となることで、分析やレポート作成が容易になります。客観的データに基づく人材配置や育成計画の立案が可能になります。

この1ページで解決人事評価システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説

【実践】失敗しない人事評価ワークフロー構築・改善の5ステップ

効果的な人事評価ワークフローは、ただシステムを導入するだけでは構築できません。自社の評価制度の目的を達成するための「設計」が不可欠です。ここでは、現状のプロセスを見直し、システムを最大限に活用するためのワークフロー構築・改善ステップを5段階で解説します。

STEP1：評価制度と目的の再確認【誰を・何を・何のために評価するのか】

まず、「自社の人事評価は何のために行うのか」という目的を再確認します。

例えば、昇給・昇格のためか、人材育成のためか、あるいは人員配置の最適化のためか。目的に応じて、評価の対象者、評価基準、評価項目といった制度の根幹を定義することがワークフロー設計の出発点となります。

STEP2：評価項目とシートの設計【評価基準を具体的に落とし込む】

定めた評価基準を具体的な評価シートの項目に落とし込みます。

MBO（目標管理制度）、コンピテンシー評価、360度評価など、自社の制度に合った評価項目を設定します。この段階で、評価の重み付け（ウェイト）なども具体的に設計しておくことが重要です。

STEP3：評価・承認ルートの明確化【誰が・いつ・何をするのか】

「誰が評価し、誰が承認するのか」という評価・承認のルート（流れ）を定義します。

自己評価 → 一次評価者 → 二次評価者 → 人事部確認といった一連の流れを可視化します。兼務者や役職や部門によって評価者が異なることも多いでしょう。そのパターンも全て洗い出し、複雑な承認プロセスにも対応できるルートを設計します。

STEP4：システムへの実装と権限設定【人事評価のインフラ構築】

設計した評価シートや承認ルートを人事評価システム上に設定していきます。

誰がどの情報にアクセス・編集できるのか、従業員、評価者、人事担当者といった役割に応じた権限設定を適切に行うことがセキュリティと情報管理の観点から非常に重要です。

STEP5：従業員への周知と運用開始【定着化に向けた支援】

新しいワークフローとシステム・方法について、全従業員へ説明会などを通じて周知します。

特に評価者となる管理職には、システムの操作方法だけでなく、評価基準やフィードバックの方法について丁寧にトレーニングすることが制度の定着と運用の質を高める鍵となります。

 

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人事評価システムで実現する、ワークフロー効率化の4大機能

人事評価システムは、設計したワークフローを円滑に運用するための強力な武器となります。ここでは、Excelや紙の運用では実現が難しい、ワークフローの自動化と効率化を実現する代表的な4つの機能について、具体的な活用シーンと共に解説します。

進捗管理と自動リマインド機能

システム上で、全従業員の評価の進捗状況を一覧でリアルタイムに把握できます。「誰の評価が、どのステップで止まっているか」が一目瞭然になるため、評価の遅延を未然に防ぎます。また、評価シートの未提出者や承認が滞っている評価者に対して、自動でリマインドメールを送信する機能もあり、人事担当者の催促業務を大幅に削減します。

柔軟なワークフロー・承認ルート設定機能

企業の組織構造に合わせて、複雑な評価・承認ルートを自由に設定できます。例えば、「A部門は部長が最終承認者だが、B部門は本部長まで承認が必要」といった部門ごとのルールや、「役職に応じて評価フローを変更する」といった条件分岐も可能です。組織変更があった際にも、システム上で簡単かつ柔軟にルートを更新できます。

評価シートのテンプレートとカスタマイズ機能

MBO、コンピテンシー評価、OKRなど、様々な評価制度に対応した評価シートのテンプレートが用意されています。これらのテンプレートをベースに、自社の評価項目に合わせて自由にカスタマイズが可能です。Excelで一から作成する手間が省け、質の高い評価シートを効率的に作成・運用できます。

評価データの自動集計・分析機能

ワークフローを通じて入力された評価データは、システムに自動で集計・蓄積されます。従業員ごと、部署ごとの評価点数の分布や、過去からの評価推移などを簡単にグラフ化・レポート化できます。これにより、評価調整会議での議論がスムーズに進むほか、将来のハイパフォーマー予測や、育成すべきスキル領域の特定など、戦略的な人材活用に繋がります。

 

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自社の目的に合った人事評価システムの選び方【4つの比較ポイント】

数ある人事評価システムの中から、自社に適した一社を選ぶにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、ワークフローの観点から特に重要となる4つの比較ポイントを解説します。これらを基準に、複数の製品を比較検討しましょう。

ポイント1：ワークフローのカスタマイズ性は十分か？

自社独自の複雑な評価・承認ルートや、特殊な評価項目に対応できるかを確認しましょう。

例えば、「ドラッグ＆ドロップで簡単に承認ルートを設定できるか」「評価シートの項目を自由に追加・編集できるか」など、システムのカスタマイズの自由度は、長く使い続ける上で重要なポイントです。

ポイント2：従業員と評価者、双方が直感的に使えるUIか？

どれだけ多機能でも、使う人にとって分かりにくい、自社にとって使いにくいシステムでは定着しません。

一例としては、ITツールに不慣れな従業員や管理職でも迷わず操作できるか、UI（ユーザーインタフェース）の分かりやすさは基本ながら、大丈夫だろうと思い込んで意外と考察から抜け落ちてしまいがちな要素です。無料トライアルなどを活用し、実際に複数の担当者が操作感を試してみることをお勧めします。

ポイント3：既存の人事・労務システムと連携できるか？

既に導入している給与計算システムや勤怠管理システムなど、他の人事・労務関連システムとデータ連携が可能かの確認も重要です。

システム間でデータが連携できれば、評価結果を給与査定に反映させる作業などが自動化でき、バックオフィス全体の業務効率化に繋がります。

ポイント4：制度設計から相談できるサポート体制はあるか？

システムの導入だけでなく、「自社の評価制度そのものを見直したい」といった課題を抱えている企業も多いでしょう。

その場合、ツールの提供にとどまらず、人事評価制度の設計に関するコンサルティングや、導入後の運用定着までを支援してくれる、手厚いサポート体制を持つベンダー／製品を選ぶ手段もあります。

 

おすすめSaaS導入前に考慮しておくべき3つの基本ポイント

人事評価ワークフローの効率化を支援するおすすめシステム8選

数ある人事評価システムの中から、特にワークフローの構築・改善に強みを持つ製品を8つピックアップして紹介します。それぞれに異なる強みや特徴があるため、これまでの解説を参考に、自社の課題や目的に合ったツールを見つけるための一助としてください（製品名 abcあいうえお順／2025年6月時点）。

このほかにもおすすめの製品があります。搭載機能や特徴、評価／口コミ数などで絞り込み／並べかえができる「おすすめ人事評価システム一覧＆検索＆比較コーナー」をぜひお試しください。またITセレクトでは、IT製品・サービス選定に詳しい専門スタッフに聞ける「ITセレクトのコンシェルジュ相談サービス（無料）」も用意しています。こちらもぜひご活用ください！

HRMOSタレントマネジメント

こんな企業におすすめ: 「従業員のスキルや経歴を可視化し、データに基づいた人材配置や育成を実現したい」

詳細／利用者の口コミを見る人材データベースの構築に強みを持ち、従業員一人ひとりの経験やスキル、評価情報を一元管理できます。散在しがちな人材情報を集約し、戦略的な人員配置やサクセッションプランの検討に活用したい企業にフィットします。

HRBrain タレントマネジメントシステム

こんな企業におすすめ: 「初めて人事評価システムを導入するため、誰でも簡単に使えるツールを探している」

詳細／利用者の口コミを見るシンプルで分かりやすい操作性に定評があり、ITツールに不慣れな従業員でも安心して利用を開始できます。目標設定（MBO）から評価ワークフロー、1on1面談の記録まで、人事評価に必要な基本機能を網羅しており、まずはスモールスタートで評価プロセスのDXを始めたい企業にフィットします。

JOB Scope

こんな企業におすすめ: 「MBOだけでなく、360度評価やコンピテンシー評価など、多角的な評価制度を運用したい」

詳細／利用者の口コミを見る多様な評価手法に柔軟に対応できる点が特徴です。複数の評価制度を組み合わせた、自社独自のワークフローを構築したい場合に適しています。従業員の能力を多面的に可視化し、客観性や納得性の高い評価と、きめ細かな人材育成を実現したい企業におすすめです。

カオナビ

こんな企業におすすめ: 「評価データを人材配置や育成に戦略的に活用していきたい」

詳細／利用者の口コミを見る社員の顔と名前、スキル、評価履歴などを一覧できる直感的なUIが特徴です。評価ワークフローを効率化するだけでなく、蓄積された人材データを「見える化」し、適材適所の人員配置や次世代リーダーの育成といったタレントマネジメントに繋げたい企業にとって、有力な選択肢となります。

人事評価クラウドP-TH＋

こんな企業におすすめ: 「既存の評価制度やExcel評価シートをそのまま効率化し、進捗・集計管理や1on1の仕組みを導入・定着させたい」

詳細／利用者の口コミを見る長年の人事評価ツール開発実績に基づき、既存の制度を大きく変更せずにシステム化する特徴を持ちます。評価シートのクラウド化、集計自動化、進捗可視化、そして1on1管理・分析機能の導入までを幅広く支援。導入支援や運用サポート体制も整備されており、評価業務の効率化に適しています。

ジンジャー人事評価

こんな企業におすすめ: 「人事評価だけでなく、勤怠管理や給与計算など、バラバラな人事システムを一つにまとめたい」

詳細／利用者の口コミを見る評価ワークフローの効率化はもちろん、同シリーズのプラットフォーム上で勤怠・給与・労務といった他の人事システムと連携できる点が強みです。評価結果を給与査定にスムーズに反映させるなど、人事領域全体の業務効率化とデータ連携を実現したい企業に適しています。

タレントパレット

こんな企業におすすめ: 「評価データやスキルデータを科学的に分析し、根拠に基づいた人事戦略を実践したい」

詳細／利用者の口コミを見る人材データの収集・分析機能に強みを持ち、マーケティング思考を取り入れた科学的人事を支援します。評価ワークフローの運用はもちろん、退職者予測や最適な人員配置のシミュレーションなど、一歩進んだデータ活用を目指す企業に適しています。

モノドン

こんな企業におすすめ: 「既存の評価制度をそのまま電子化しつつ、評価ワークフローの効率化やスキル・キャリア管理も自社に合わせて実現したい」

詳細／利用者の口コミを見る人事考課（MBO／360度評価など）に対応し、自社評価制度のセミオーダー化が可能です。チャット機能や力量管理など、人材育成領域にも強みを持ちます。

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中小企業のSaaS導入事例と成功のポイント

【建機の整備・レンタル】創業70年の老舗企業が、これまでの人依存・紙ベースの業務フローを廃しデジタル型に刷新

創業70年超の歴史を持つ建機サービス企業では、経費精算をはじめとする紙ベースの業務や長年続くアナログ型の承認ワークフローに課題を抱えていました。新技術に対する現場の抵抗感やアナログな慣習をなかなか脱却できず、業務効率化が進みにくい状況が続いていたのです。法令改正（インボイス制度）への対応を契機に、まずはSaaSでのスモールスタートが可能な経費精算領域からデジタル化を推進。SaaSのメリットを活かし、業務効率改善と法令対応を約1カ月の短期間で実現しました。

【スノボスクール】季節限定アルバイトスタッフ管理を効率化し、以後のデジタル化につなぐ一手に

シーズンによってスタッフ数が大きく変動するスノボスクールでは、従来の紙ベースのタイムカードでは休暇管理や給与計算の工程に混乱が生じがちでした。また、季節スタッフはスクールのインストラクターとしての役割もあり、通常勤務時とレッスン時で給与体系が複数混在することも手動工程では多大な手間がかかり、ミスが発生する可能性もある大きな要因となっていました。勤怠管理システムによるデジタル化（DX）によってまず労務管理の多大な手間とコストを軽減し、今後スクール運営をより効率化・高度化する一手として成果をあげました。

【観光地の飲食店】給与形態が異なり複数店舗もまたぐアルバイトスタッフの複雑な勤怠管理を効率化

観光地で複数の店舗を抱え、アルバイト／正社員の混在だけでなく、勤務場所に応じて1人のスタッフ単位でも給与形態が異なる、かなり複雑な労務管理のケースです。従来は紙タイムカードを集約し、月末にまとめて担当者の手作業と目検でExcel計算しており、これだけで数日かかりきりとなる工程で運用していました。勤怠管理システムを導入したことで手作業、アナログ作業の工程がほぼなくなり、勤怠状況の把握から集計、給与計算までほぼ自動、かつリアルタイムに実施できるようになりました。担当者の負荷が大幅に軽減され、スタッフへの給与支払時短にもつながった事例です。

戦略的な人事評価ワークフローで、社員と会社の成長がより加速する体制を

人事評価ワークフローの改善は、単なる管理業務の効率化にとどまりません。それは評価プロセスの透明性を高め、従業員の納得感を醸成し、一人ひとりの成長を促すための極めて重要な経営戦略です。本記事を参考に、自社のワークフローを見直し、社員と会社の未来を創造するシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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