コラム
» 2012年09月24日 12時20分 UPDATE

仕事耕具:コストとダウンタイムの削減に効果あり、「事務機のセルフメンテ」って知ってる?

多くの人は業者にまかせっきりなオフィス機器のメンテナンス。そんな中、デスク上に設置するような小型のプリンタやドキュメントスキャナの中には、ユーザー自身が保守、点検できるセルフメンテナンス対応の機種が最近増えつつある。

[鷹木創,Business Media 誠]

 オフィス機器のメンテナンス――。機械に強ければ、自分自身でメンテナンスをする人もいるかもしれないが、多くの人は業者にまかせっきりなはず。実際、オフィスにどかっと置かれた業務用複合機のメンテナンスは業者が行うのが一般的だ。そんな中、デスク上に設置するような小型のプリンタやドキュメントスキャナの中には、ユーザー自身が保守、点検できるセルフメンテナンス対応の機種が最近増えつつある。

ドキュメントスキャナの場合――PFUのScanSnap

st_sa01.jpg ScanSnap S1500シリーズ/N1800用のScanAid

 ドキュメントスキャナ「ScanSnap」もそんなセルフメンテナンスが可能な事務機だ。PFUでは2011年4月以来、業務用イメージスキャナ「fiシリーズ」と個人向けドキュメントスキャナ「ScanSnap」シリーズ各製品に対応する消耗品や清掃用品をまとめたメンテナンスキット「ScanAid」(スキャンエイド)を発売している。価格は2625円〜5万9220円。

 機種ごとに必要な消耗品をワンパッケージにまとめた。例えばScanSnap S1500/N1800向けのScanAidには、重なった原稿を分離する「パッドユニット」(2個)、原稿を送るための「ピックローラーユニット」に加え、これらの清掃に使う洗剤「クリーナF1」(50ミリリットル)や、クリーニングペーパー(10枚入り)、クロス(20枚入り)、綿棒(50本入りを2パック)をパックにした。

 フラットベッドのスキャナと異なり、ドキュメントスキャナは用紙の搬送部が故障しやすい。逆に言えば、それ以外が壊れなくても搬送部が壊れただけで修理に出したり、最悪買い替える必要に迫られるわけだ。

 修理コストや買い替えコストだけでなく、修理中や買い替えまでの間、ドキュメントスキャナの使えないダウンタイムがビジネスに影響がでる懸念もある。その点、一番壊れやすい個所をユーザー自身がメンテナンスすることで、修理や買い替えによるコスト増やビジネスへの悪影響を最低限に抑えられるのはセルフメンテナンスのメリットだ。

 PFUでは「ScanAidを使ってユーザー自身が清掃、消耗部品の交換を簡単に行えるようにすることで、スキャナの読み取り性能を維持し、給紙トラブルの発生を抑制できる。また利用環境を整備していくことで、スキャナを使う作業全体の効率化やTCO(Total Cost of Ownership:総保有コスト)の削減ができる」としている。

ビジネスプリンタの場合――OKIデータのCOREFIDO

 ビジネス向けのプリンタとしてはOKIデータのLEDプリンタ「COREFIDO2」(コアフィード2)シリーズがセルフメンテナンスをうたっている。もともとCOREFIDOはTCOを削減できる「5年間無償保証」を掲げるなど、保守費用のコスト削減を強く意識したシリーズでもある。

tm_1203_oki_01.jpg A3カラーLEDプリンタ「COREFIDO C811dn」(14万4900円)

 そのCOREFIDO2シリーズでは、従来の5年間無償保証に加えて「メンテナンス品5年間無償提供」という業界初のサービスを提供。定期的に交換が必要なメンテナンス品(定着器ユニット、ベルトユニット、給紙ローラーセット)を5年間無償で提供している。まさにセルフメンテナンスによって、通常のメンテナンスに必要な部品代金、技術代金、出張代金などのコストを一気に減らせるのだ。

メンテナンス品5年間無償提供の対象機種
カラー複合機 A4:MC562dn、MC362dn
カラープリンタ A3:C841dn、C811dn、C811dn-T
A4:C531dn、C511dn、C312dn、C301dn

 先ほどのドキュメントスキャナ同様に、プリンタも一部の部品が故障するとプリンタとしての性能を発揮できなくなるケースが多い。無料のメンテナンス品に含まれる定着器やベルト、給紙ローラーなどもそうした部品であり、毎日使うプリンタにとってはある種の消費財ともいえる。必ず交換する時期が来るなら、自分自身で交換できる方がコストも削減できるし、ダウンタイムも最小限に抑えられるというわけだ。

 COREFIDOシリーズの場合、セルフメンテナンスを条件にメンテナンス用品の5年間無償提供を行なっているのでユーザー自身が部品の交換をしやすいのもメリット。5年間の無償保証に加えて、セルフメンテナンスを活用することで長期間にわたるコストの削減が可能になるはずだ。

なぜ今、事務機をセルフメンテナンスするのか

 こうした事務機のセルフメンテナンスは、コスト削減やダウンタイムの抑制に効果が大きい。だが、どのメーカーもセルフメンテナンスを推奨しているわけではない。そもそもメンテナンス品を提供していなかったり、むしろ勝手に修理することで補償を受けられなくなったりするケースもある。

 OKIデータもPFUも自社製品を「シンプルな構造で耐久性に優れている」と声をそろえる。例えばCOFEFIDO2のカラープリンタ本体を開くと、目立つのは並行に配置された4色トナーとドラムだけで、取り外しも簡単だ。万が一、紙詰まりが起きた場合もこれらのドラムを持ち上げるだけで素早く用紙を取り除ける。つまり、もともとセルフメンテナンスに向いた製品であると言えるだろう。

 セルフメンテナンスはコストとダウンタイムに効果があるのはもちろん、「セルフメンテナンスによって長期間利用することもTCO削減に効果がある」(OKIデータ)。例えば、買い替えコストもその1つ。事務器の買い替えは、以前の機種の廃棄から新しい機種の選定、設置作業、設定作業など多くの手間がかかる。1つの機種を長く使い続けることによって、こうしたコストを減らせるのだ。また使い慣れることで生産性も向上するという。

 というわけで、事務機をセルフメンテナンスするメリットを紹介した。「ちょっと難しいかも」と思っていた人もこの機会にセルフメンテナンスに挑戦してみてはいかがだろう。

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