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» 2014年09月26日 08時00分 UPDATE

ここが知りたいGmail:やりたいことを1画面でスッキリ管理

Gmailを使い始めてしばらくすると、依頼したりされたりのメールも増えてきます。それらのメールをToDoリストに追加できるGmailでやりたいことを一元管理してみるのはどうでしょうか。

[まつもとあつし,Business Media 誠]

連載「ここが知りたいGmail」について

これまでの社内業務システムをGoogleが提供するGoogle Appsに移行して、メールもGmailで管理するという企業が増えています。Gmailには高度な検索やラベルによる振り分け機能などがありますが、従来型のメールソフトと使い方や作法が異なるため使いづらいと感じる人も多いようです。本連載ではGmail特有の作法について解説していきます。


GmailにToDoリストを表示しタスクを追加

 Gmailを本格的に使い始めるようになると、PCを立ち上げてすぐにGmailを開くことが多くなります。また、Gmailでやりとりするメールが多くなれば、その中で増えてくるのが「やるべきこと」。そのようなメールをToDoリストに追加したり、Gmailの画面内でToDoリストを表示したりすれば効率よくタスク管理ができるようになるので、積極的に活用しましょう。

 (1)「Gmail」ロゴのすぐ下にある[メール]または[連絡先]をクリックする。(2)[ToDoリスト]をクリックしてToDoリストを表示する
 (3)表示されたToDoリストにタスク名を入力して[Enter]キーを押す
 タスクが追加される。追加したタスクの左側のチェックボックスにチェックを入れると打ち消し線が引かれ、完了したタスクになる。カーソルのあるタスクを削除したい場合は右下にある[ゴミ箱]をクリックする(4)タスク名の右側の[>]をクリックすると、詳細が表示される
 (5)[期限]をクリック。(6)期限となる日付をクリック
 (a)タスクに期限が設定される。[リストに戻る]をクリックすればタスク一覧に戻る。(b)[_]をクリックすればToDoリストが最小化される。(c)[×]をクリックするとToDoリストを閉じられる。再度表示したい場合は手順の(1)と(2)を行う

メールに関連したタスクを作成する

 タスクに追加したいメール本文を開いておく。(1)[その他]をクリック。(2)[ToDoリストに追加]をクリック(キーボードショートカットを有効にしているなら、[Shift]+[T]でも追加できる)
 メールがToDoリストに追加された。(3)[関連メール]をクリックすれば、必要なときに即座にメール本文を開ける

 Gmailで提供されているToDoリストでは、期限を設定するとGoogleカレンダーとも連携でき、わざわざスケジュールに入れ直す手間が省け便利です。

 また、プロジェクトごとにタスクリストを作成したり、優先度に応じてタスクの並べ替えをしたり、インデントを使ってタスクを入れ子状にしたりできます。ぜひ活用してみてください。

著者紹介:まつもとあつし

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 ジャーナリスト・プロデューサー。『できるポケット+ Gmail 改訂版』(インプレスジャパン)著者。ASCII.jpにて「メディア維新を行く」、ダ・ヴィンチNEWSにて「まつもとあつしのそれゆけ! 電子書籍」連載中。著書に『スマート読書入門』(技術評論社)、『スマートデバイスが生む商機』(インプレスジャパン)『生き残るメディア死ぬメディア』(アスキー新書)など。

 取材・執筆と並行して東京大学大学院博士課程でコンテンツやメディアの学際研究を進めている。DCM(デジタルコンテンツマネジメント)修士。Twitterのアカウントは@a_matsumoto。


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