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» 2009年09月13日 08時00分 UPDATE

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技:第13回 Office書類もルックスが大事――Excel

今回のテーマは、手軽に適切な表示形式にできる、書式設定の使い方です。

[あやこ先生,ITmedia]

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 Microsoft Officeの「表示形式」の設定が苦手な方、またはあまり意識せずにドキュメントを作っている方も多くいらっしゃいます。でもわたしたち人間と同様、書類の「見た目」を変えることにも、いろいろな利点があるんですよ。

どうして表示形式を設定するの?

 例えば、単位も一緒に表示するため、セルに「3個」と入力してしまうと、「個」という文字データがあるため「文字列」としてみなされます。そうすると、このデータを利用して計算できません。

 セルに入力するデータは「3」とし、見た目だけ、表示形式から「3個」と表示すれば、セル内のデータは数字のみとなり、計算できるようになります。同様に、計算結果に対して文字列を一緒に表示したい場合などにも、利用できます。

表示形式は、どこで設定するの?

セルの書式設定 セルの書式設定

 セルの書式設定ダイアログボックスにある、【表示形式】タブで設定します。

 あらかじめカテゴリごとに、代表的なものは用意されていますが、自分でカスタマイズもできます。カスタマイズする手順は次のとおりです。

  1. 設定したい書式に近いものをリストから選択する
  2. 【分類】リストの【ユーザー定義】を選択する
  3. 【種類】のボックスで定義する

 手順「1」を行う理由は、選択した書式の設定データが「2」で残るようになるので、編集しやすいからです。ここから、実際に活用できそうなものをいくつか紹介しましょう。サンプルを見ながら、目的の表示形式になっているかを確認し、【OK】ボタンをクリックしてみてください。

文字データを一緒に表示

 データの前でも後でも、表示させたい文字列を直接入力します。

e08-2.jpg

曜日

 「日付」と「曜日」を一緒に表示したい、または日付に対して該当する曜日を表示させたい場合、曜日を表すのは「a」です。「a」の数により表示が変わります(「aaaa」→「○曜日」/「aaa」→「○」曜日のみ)。

  • 日付と一緒に表示するなら、日付の書式に追加します。
e08-3.jpg
  • 曜日だけを表示するなら「a」だけを入力します。
e08-4.jpg

時刻

 例えば、残業時間の月合計を求める、あるいは業務に費やした時間を計算するなどといった用途では、24時間を超える時間表示するケースがあります。通常、計算結果が24時間より大きいものは、0時に戻ってその結果が表示されます。

 「24」より大きい時間を表示する際は、書式で時間を表す「h」に、半角角カッコ([ ])を付けると、表示できます。

時間の和が24を超えると0時に戻って結果表示されてしまうが…… 時間の和が24を超えると、0時に戻って結果表示されてしまうが……
時間を表す「h」に、半角角カッコ([ ])を付けると、ほらこのとおり 時間を表す「h」に、半角角カッコ([ ])を付けると、ほらこのとおり

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あやこ先生:多田亜矢子

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インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。


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