ダメ会議をやる会社のココがダメ！：【新連載】たった15分で話がまとまる図解思考の会議

企業の競争力の差はどこに一番出るのでしょうか？　それは「会議」です。ダメ会議を即刻とりやめ、劇的に生産性の高まる新しいミーティング技術を身に付けてみませんか？

[永田豊志，Business Media 誠]

集中連載「たった15分で話がまとまる図解思考の会議」について

この連載は書籍『たった15分で話がまとまる-図解思考の会議』（KADOKAWA中経出版BC）から抜粋、再編集したものです。

　ベストセラー「図解思考」シリーズの最新作は「会議」！　これからの生産性を左右するのは、ホワイトボード上で議論を見える化、少人数、短時間で集中して議論する新しいスタイル！　あなたの会社とあなた自身の評価がグンと上がる最強のミーティング技術を身につけてみませんか？

　私たちは「時間がもったいない」「効率化、効率化！」と生産性の向上を叫ぶ一方で、平気で1時間、2時間と長い会議に参加しています。もちろん、それらの会議が時間の長さに比例して生産的で意義の大きいものであれば構わないのです。しかし、多くの場合、それらの会議は退屈でダラダラして目的のあいまいなものです。

　本当に知的生産性を高め、時間管理を行ないたいのであれば、最初にメスを入れるべきは会社の会議です。会議は、会社の中でももっとも時間とコストをかけて行われているイベントだからです。

　従来型の「大きな会議」は、企業の競争力を減退させます。会議が大きければ意思決定の時間は長く、参加者のエネルギーは奪われていきます。会議が大きければ問題解決ではなく会議のための準備に意識が奪われ、下手すると会議のためにまた会議をやらなければいけないというようなジレンマに陥るのです。

ダメ会議とはこんな感じ！　あなたの会社とくらべてみて

　参考までに、これまでのダメ会議が持つ根本的な問題点をピックアップしてみましょう。あなたの会社の会議の改善ポイントの参考になるかもしれません。

ポイント1：会議の目的と最終ゴールがあいまい！

　会議のスケジュールだけはしっかり決まるくせに、会議の目的やゴールがあいまいなケースはありませんか？　ためしに参加者全員に「この会議の目的は何であるか、答えられますか？」と聞いてみてください。明快な答えが返ってくる人は何人いるでしょうか？

ポイント2：参加者が多すぎる！　キーパーソンが複数いる！

　「船頭多くして船山に登る」とは船長のように指図する人ばかりが多いと方向性が定まらず、思いもよらないところに行き着くというたとえです。英語にも”Too many cooks spoil the broth.（コックが多すぎるとスープがうまくできない）”とのたとえがあります。キーパーソンが複数いると会議の方向性は定まらず、非生産性的になりがちです。かのスティーブ・ジョブズも最高に頭がよく創造的な少人数会議が好みでした。

ポイント3：ドカッと椅子に座り、配布資料を口頭で説明！

　会議で共有される情報の多くが口頭、もしくは口頭を箇条書きにした文章スタイルであるということです。文章は、その内容に論理的欠陥や抜け漏れがあったとしても周囲が気付きにくいという欠点があります。特に口頭での発言は、発言者の社内でのポジションや声の大きさ、言葉運びの流ちょうさなどによって評価が大きく変わります。さらに誤解やそごが生じる根本的な原因ともなります。

ポイント4：1時間を超える長時間の議論！

　多くの会議の時間単位は1時間です。場合によっては1時間半、2時間となることもあるでしょう。しかし、1つのテーマで人が集中できるのはせいぜい頭の15〜20分程度です。子どもの集中力はせいぜい20分、世界最高峰のプレゼンTEDだって18分を基本に設計されています。もし、同じような議論を1時間も2時間続けたとしても、実のある議論になるわけがありません。また、同じ会議の中で複数のトピックに対して白熱議論を展開するのも難しいでしょう。

ポイント5：アクションプランが決まらない！

　会議が終わったときに大雑把な方針しか決まってないケースが多いものです。少なくとも3Ｗ（Who、When、What）が決まってなければ、次のアクションがとれません。「いつまでに、誰が、何をするか」実行するための具体的な要素が決まっていなければNGです。現代はスピードが命の時代です。意思決定のスピード、そして実行スピードがライバルに比べて速くなければ優位性はキープできません。

ポイント6：文章だけの議事録！

　議事録の目的は議論の見える化です。一人ずつの発言をすべて記録することが最善ではありません。従来型の議事録だと記録する人は議論に参加できませんし、議事録を後から読み込むのも大変な労力がかかります。

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　いかがでしょうか？　会議スタイルを見ると、会社のスタイルが分かります。あなたの会議技術は、あなたの知的生産性を決めるものです。次回以降で、具体的なあなたのミーティングスキルを飛躍的に高める方法をお伝えしたいと思います。

著者紹介　永田豊志（ながた・とよし）

　知的生産研究家、新規事業プロデューサー。ショーケース・ティービー取締役COO。

　リクルートで新規事業開発を担当し、グループ会社のメディアファクトリーでは漫画やアニメ関連のコンテンツビジネスを立ち上げる。その後、デジタル業界に興味を持ち、デスクトップパブリッシングやコンピュータグラフィックスの専門誌創刊や、CGキャラクターの版権管理ビジネスなどを構築。2005年より企業のeマーケティング改善事業に特化した新会社、ショーケース・ティービーを共同設立。現在は、取締役最高執行責任者として新しいWebサービスの開発や経営に携わっている。

　近著に『知的生産力が劇的に高まる最強フレームワーク100』『革新的なアイデアがザクザク生まれる発想フレームワーク55』（いずれもソフトバンククリエイティブ刊）、『頭がよくなる「図解思考」の技術』（中経出版刊）がある。

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