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インスタ映えで客殺到の裏にアルバイト管理の苦悩……カフェ店舗経営の課題を解決したテクノロジー（3/3 ページ）

» 2020年01月22日 07時00分公開

[らいら，ITmedia]

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Airシフトでシフト作成のミスと手間をなくす

――　現在はAirシフトを導入されているそうですが、その経緯を教えてください。

田中　カフェがオープンする16年は、ちょうどPOSレジアプリの「Airレジ」がリリースされるタイミングでした。そこで、Airレジを導入して使っていたら、シフト作成ツールのAirシフトものちにリリースされ、オーナーに勧められたんです。

　私はコンビニプリントの10円を節約する女なので、最初は「自力でシフト作成する」と断っていました。しかし、オーナーが「無料だから」と勝手に導入してくれて、「無料なら使う！」と使い始めました（笑）。無料期間が終わり、今は有料で使っていますが、Airシフトのほうが楽ですし、シフト組みの人件費だと考えたら安いと思っています。

――　節約家の田中さんらしい導入エピソードですね（笑）。Airシフトはどういう使い方をしていますか。

田中　アルバイトのシフト希望日は、シフトスケジュール管理アプリの「シフトボード」で集めて、Airシフトで管理します。まず、アルバイトが希望日をシフトボードで提出すると、自動的にAirシフトの画面に反映されます。その後、私がシフトを調整する形です。

Airシフトでシフト作成の手間が大幅に減ったという

――　シフトの調整ではどんなところに気を付けていますか。

田中　私は「労働時間」の項目を見て、その日出勤するスタッフの1日の合計勤務時間が「23時間半」になるよう配置しています。23時間半が満たされていない日は、人が足りていないことが分かります。これで見落としがだいぶ減りましたね。

――　例えば、1日の「労働時間」が17時間になっている場合、あと6時間半分、誰かに出勤してもらう必要があるな、とひと目で分かるわけですね。

田中　そうです。以前、手書きでシフトを作成したとき、ふたを開けてみたら1人足りない日があって、スタッフに迷惑を掛けたことがありました。それがきっかけでアルバイトが1人辞めてしまい、こういうミスは二度とやりたくないと感じました。今はAirシフトの「労働時間」を見れば、足りない日が分かるので安心です。

――　他にもたくさん業務があるなかで、シフト表を完璧に作り続けるのは大変だと思います。他に解決した問題はありますか？

田中　「希望かなえ率」の項目もよくチェックします。こちらも手書きのときは計算が大変でしたが、今はひと目で誰かが優遇されすぎていないかを確認できます。

――　数値が可視化されると、アルバイトにもこういうシフト組みにした理由を説明しやすくなりますね。他によく使う機能はありますか？

田中　「共有ファイルの作成」機能です。以前は一人一人にLINEで翌月の出勤日を伝えていましたが、今はこれでダウンロードしたファイルをスクショして、LINEのグループに送るだけです。また、シフトボードはスマートフォンのカレンダーアプリと連携します。Airシフトの「スタッフに共有」ボタンを押すと、シフトボード経由でスタッフのiPhoneのカレンダーアプリに、シフトが自動的に送られるのも便利です。

――　シフト作成の手間がなくなれば新メニューの考案などに使える時間が増えますね。

田中　1年くらい前から昔ながらのプリンが流行っているので、現在も試作中です。あとはスパイスもこれから来ると思うので、スパイスが入ったキャロットジンジャーケーキの新メニューにも挑戦しています。管理業務よりも新メニューを作ったりするほうが好きなので、Airシフトでシフト管理が楽になったのがありがたいですね。