想定外の質問が出たら、どうする？ 株主総会を円滑に進めるための実務Q＆A：Webへの対応方法も（2/4 ページ）

[企業実務]

A 会社の株主構成や議題によってさまざまですが、一般株主がいる会社では、リハーサルを2回程度はしておいたほうがよいでしょう。

　社外役員の出席については、遠慮もあって、出席を求めない企業も一定数あると思います。

　しかし、社外役員に対する取締役監視機能への期待は年々高まりを見せており、社外役員も会社に対して善管注意義務を負う以上、できる限りリハーサルに参加してもらい、実際に質疑応答も行うべきでしょう。

Q コロナ禍での会場準備や総会準備の注意点は？

A コロナ禍での株主総会においては、どの程度の規模の会場を用意するのか、会場への入場制限を行うかは、非常に重要です。

　経済産業省によれば、「やむを得ないと判断される場合には、合理的な範囲内において、会場の規模を縮小することや、会場に入場できる株主の人数を制限することも可能と考えます」としています。各社の総会の位置付けや予想される参加者の規模に応じた対応が必要です。

• （1）備品の調達

　会場の設営に際しては、席数間隔の確保、議長席のアクリル板、体温測定機器、消毒液、複数のマイクの準備、予備マスクなどが必要です。備品の調達だけでなく、対応する人員の確保にも注意が必要です。

• （2）事務局・弁護士等の配置

　発言者の後方に事務局と弁護士のペア・チームが控える基本的なスタイルは維持すべきですが、取締役全員を出席させるかどうか、取締役に対し1対1で事務局を配置するかどうかは悩ましいところです。

　株主から質問があった際、別室にいる担当事務局からPC等で想定問答の番号により指示を出す形態ならば、事務局の数を減らすことも可能だと考えられます（図表3）。取締役自身がオンラインで参加する場合は、取締役が控える別室にも事務局を用意する必要があります。

　また、会場にてインターネット機器を利用する場合には、必ず事前に動作確認を行いましょう。

Q 株主総会当日の適切な時間配分は？