本当に部下のせい？ いつも「計画倒れ」になるマネジャーの特徴ランキング：「キレイごとナシ」のマネジメント論（2/3 ページ）

[横山信弘，ITmedia]

2位 「スケジュール」に落とし込めていない

　正しく計画が立てられたとしても、次の壁がある。「スケジュールに落とし込めていない」という問題だ。この問題は、多くの組織でまん延している。

　なぜなら、マネジャーが計画作りに力を注ぎすぎるあまり、燃え尽きてしまうからだ。丁寧な計画書をメンバーと共有したところで、

　「よし、あとは頑張るだけだ」

　「頼んだぞ」

　こんな掛け声だけでは計画倒れになるのは当たり前である。せっかく作成した計画が、各メンバーのスケジュールに入っていなければ、実行されることはないと考えよう。

　確認方法はシンプルだ。メンバーがグループウェアやカレンダーツールでスケジュール管理をしているなら、それを見れば分かる。計画に書かれた行動が、いつ誰のスケジュールに入っているか。逐一チェックするのだ。

　計画とスケジュールは別物だ。

• 計画：いつからいつまでに何をするか
• スケジュール：何日、何曜日の、何時から何時まで、何をするのか

　マネジャーの役割は、計画を作って終わりではなく、それがスケジュールに落とし込まれているかを常にチェックすることだ。

　「どうだった？」

　「感触はどうだ？」

　といった、過去の行動、成果の確認ばかりに意識を向けてはならない。

3位 「タスク管理」ができていない

　スケジュールに落とし込めたとしても、それが絵に描いた餅になることは多々ある。スケジュールに書いてあっても、実際にできたりできなかったりという状態が続けば、目標達成は遠のくばかりだ。

　メンバーは目標達成のためだけに仕事をしているわけではない。他にもさまざまな仕事を抱えている。それらの処理がうまくできていないと、スケジュールに書かれた行動が浸食されてしまう。

　例えば「毎週水曜の午前中に、見込み客リストを見ながらアポイントをとる」とスケジュールに書いてあったとしよう。しかし前日の仕事が終わっていなければ、その時間はそちらに取られるかもしれない。

　スケジュールにも書かれないタスク――例えば突発的な依頼、細かい調整、急な対応などといったタスクを、多くのメンバーが抱えているのが現実だ。

　こうした「スケジュール外のタスク」をどう処理しているかも、マネジャーはチェックする必要がある。タスク管理とは、「スケジュールに書かれた行動を守るための土台を整えること」でもあるのだから。

部下はスケジュールに書かれていないタスクに埋もれている可能性がある

4位 正しく「進捗管理」ができていない

　計画を立て、スケジュールに落とし込み、タスク管理もできるようになった。しかし、それだけで目標が達成されるわけではない。想定外のことは必ず起きる。

　資格試験の勉強で例えよう。計画通りに勉強を進めても、過去問を解いてみたら全然点数が取れないことがある。ダイエットでも、計画通りに食事制限と運動を続けても、思った通りに体重が減らないことはある。だから正しく進捗管理をし、PDCAサイクルを回す必要があるのだ。

　ここで重要なのが「現状確認」と「進捗確認」の違いだ。この違いを分かっていないマネジャーはとても多い。

　現状確認とは「今どういう状態にあるか」を把握することだ。売り上げが現在いくらか、商談が何件進んでいるか、という「今この瞬間のスナップショット」である。

　一方で進捗確認とは「目標に対して、計画通りに進んでいるかどうか」を確認することだ。「目標100に対して現在60。計画では今の時点で70のはずだから10遅れている」という比較がなければ、進捗確認にならない。

　現状だけを聞いて「なるほど、今60か」と把握した気になっているマネジャーは、実は進捗管理ができていない。

　計画のどのフェーズにいるのか、このままの状態で本当にマイルストーンをクリアできるのか。この比較があって初めて「遅れている原因は何か」「残りのリソースで挽回できるか」という判断ができる。次の一手が見えてくるのだ。