次世代の小型情報端末で変わる仕事の効率：次世代のITオフィス環境を考える（3/3 ページ）

[下村恭（ハンズシステム），ITmedia]

　こうした業務効率の改善には2つの利点がある。一つは設備としての利点だ。パソコンと携帯電話で行っていた従来の業務を、小型情報端末1台でこなせるようになれば、操作性や運用性、経済性の面で有利になる。

　もう1つが、社員に対する業務サポートを強化できるという面だ。必要な情報を簡単に取り出せるようにするだけで、業務効率がアップする場面も多い。さらに、新人教育の期間を短縮させることも可能となる。商品知識や顧客対応マニュアルなど、必要な場面でスマートに情報を引き出せるようにすることで、新人であっても商品知識が豊富な社員として活躍できることになる。

　また、認証機能の付いた携帯電話で入退室管理を行うとか、勤怠管理を行うというだけでも十分に業務改善につながる場合もある。

現在の技術でも十分に実現可能

　PDAと携帯電話が融合した次世代端末でないと、こうした業務改善が期待できないというわけではない。基本はネットワーク接続にある。端末にWebブラウズの機能が実装されていれば、あとは入力デバイスの問題になる。バーコードリーダやRFIDリーダが必要となる業務では、これらの入力デバイスが必須となるが、それ以外では第三世代携帯電話で実現可能なものも多い。

　もちろん、通信コストではIP電話が使えるPDAタイプのものやモバイルセントレックスなどが有利だ。セキュリティの観点から社屋や店舗外では利用不可能とするために、PDAと無線LANを利用するという方法もある。

　いずれにしても、Webアプリケーションとして情報検索や業務サポートの機能を実現し、小型情報端末から利用するというのが基本的なスタイルとなる。モバイルセントレックスが実現するプレゼンス（在席情報）も、基本はWebアプリケーションだ。

　このような意味でも、小型端末で限定されてしまう入力と表示をいかに工夫して、使いやすいシステムにするのかが鍵といえる。

　業種や業務形態によって、必要とされる機能などは大きく異なる。一つの会社であっても、部署によってはあたかも違う会社であるかのように業務の質が異なる場合もある。やはり、業務改善を目指すのであれば、業務内容の把握と分析は欠かせないものとなるだろう。

　その上で適材適所でテクノロジーを利用すれば、最低限のコストで最大限の効果を期待できる。「このテクノロジーはどの業務を改善するために使えそうだ」「こういうテクノロジーがあれば業務が飛躍的に改善できるのに」といった視点で日常を観察することができれば、新たな発見があるに違いない。