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» 2008年06月11日 09時00分 公開

社内事務連絡の二重対応防ぐ――細かなメール対応を迅速に事例 システム構築企業の社内情報共有(2/2 ページ)

[ITmedia]
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誤りの修正も簡単で正常な態勢に素早く戻る

 導入決定後、ほぼ1カ月程度で稼働が開始され、新しいメールシステムが現場で活用され始めた。現在、管理部門の4部署で利用されている。

 「1つ1つの用件に、『処理済み』『保留』『チェック待ち』といったステータスが見えるので、とても使いやすいし、業務のスピードも早いですね。ステータスや担当者名が見えないと、結局、メールの文面などからチェックしていかなくてはなりません。たとえメールワイズでオペレーションミスがあったとしても、修正して最新の情報に書き換えることは簡単です」と阿久津氏も満足している。

 「情報共有」と一口に言っても、問題は何らかのミスや不明点が出たときにどれだけ早く修正し、正常な状態に戻せるかが問題だ。メールの整理は今や「業務効率化」の重要な要素である。

情報共有の流れ

導入効果を聞く:多様な形態で働く社員同士のコミュニケーションを正確に

ITmedia 「メールワイズ」を導入しようとしたきっかけは?

土田 もともとサイボウズ製品は昔から親しんでいました。昨年、「サイボウズ Office 6」から「ガルーン 2」に乗り換えていますし、さまざまな業務ノウハウを蓄積するために「デヂエ」も活用しています。他の製品とも比較したのですが、かゆいところに手が届く、ユーザーフレンドリーな機能や操作性を見て、導入を決めました。

ITmedia 「デヂエ」も活用しているのですね。

土田 業務上のデータも蓄積、活用していますが、デヂエ上に社内手続きのFAQなどの情報もアップして、社外からでも見えるようにしています。疑問が起きたらすぐにリファレンスできる仕組みはどうしても必要でした。使いやすいツール上に分かりやすく見えていることが、こうした情報を社内活用するうえでの必須条件ですからね。

ITmedia 「メールワイズ」に今後期待したいものはありますか?

阿久津 現在も十分に活用していますが、添付ファイルを印刷する際 にプレビューが見えるようにはならないか、という要望も出ています。また現在同一のユーザーを複数のカテゴリーに登録できないのですが、これができるようになれば、用途ごとにユーザーを整理することができ、さらに使いやすくなると思います。社内情報の通知や問い合わせ対応は、正確に迅速にが基本なので、それを実現する機能の充実を期待しています。

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