エクセル（Excel）を使った勤怠管理は、コストを抑えつつ手軽に実践できる方法として、多くの企業で利用されています。関数やテンプレートを工夫すれば、ある程度の自動化も可能です。
しかし、従業員数の増加や法改正への対応を背景に、手入力や集計作業の負担、入力ミスや改ざんのリスクといった「エクセル管理の限界」を感じている担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、まずエクセルで勤怠管理を行う具体的な作り方や関数活用術を解説します。その上で、エクセル管理のメリットと、潜むデメリット（限界）を整理し、正確で効率的な管理を実現する「勤怠管理システム」導入の必要性について詳しく解説します。
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目次
エクセルで勤怠管理を行う方法と関数活用術
エクセルを使った勤怠管理は、低コストで導入しやすい方法の一つです。 ここでは、実務で役立つ勤怠管理シートの作り方と、計算を自動化するための基本的な関数活用術を解説します。
まずは、ベースとなるシートを作成します。「日付」「曜日」「出勤時刻」「退勤時刻」「休憩時間」の入力欄を設けるのが基本です。
その上で、労働時間や残業時間を自動計算する関数を各セルに設定していきます。
実働時間を自動計算する（基本の計算式と日付またぎ対応）
従業員が入力した出勤時刻、退勤時刻、休憩時間から、その日の実働時間を自動計算させます。基本的な計算式は以下の通りです。
（計算式）＝ 退勤時刻 － 出勤時刻 － 休憩時間
例えば、出勤時刻がC列、退勤時刻がD列、休憩時間がE列にある場合、実働時間を表示したいF列のセル（例: F5）には「=D5-C5-E5」と入力します。
ただし、このままでは深夜勤務などで日付をまたぐ（例: 22:00～翌7:00）場合に正しく計算できません。日付をまたぐ勤務がある場合は、以下のようにIF関数を組み合わせます。
（計算式）＝ IF(D5<C5, (D5+1)-C5-E5, D5-C5-E5)
これは、「もし退勤時刻（D5）が出勤時刻（C5）より小さければ（日付をまたいだと判断し）、退勤時刻に1（24時間）を足してから計算する」という意味の式です。
勤怠管理シートの完成イメージ
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休憩時間を自動で算出する（IF関数）
労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は45分、8時間を超える場合は1時間の休憩が必要です。実働時間に応じて休憩時間を自動で判定・入力させるにはIF関数が役立ちます。
（計算式）＝ IF(（実働時間セル）>=TIME(8,0,0), TIME(1,0,0), IF(（実働時間セル）>=TIME(6,0,0), TIME(0,45,0), 0))
この式を休憩時間のセルに入れておくことで、従業員が休憩時間を入力しなくても、労働時間に応じた法定休憩時間を自動で差し引けます。
残業時間・深夜労働時間を計算する（MAX/MIN関数）
勤怠管理において最も複雑なのが、残業時間（法定内・法定外）や深夜労働時間（22:00～翌5:00）の計算です。 これらは割増賃金に関わるため、正確に算出する必要があります。
- 法定時間（8時間）を超えた労働時間（法定外残業） 所定労働時間が8時間の場合、実働時間から8時間を超えた分を抽出します。MAX関数を使うと便利です。
（計算式）＝ MAX(0, （実働時間セル） – TIME(8,0,0))
- 深夜労働時間 22時から翌5時までの労働時間を算出するには、MAX関数とMIN関数を組み合わせた複雑な式が必要になります。
（計算式）＝ MAX(0, MIN(TIME(29,0,0), （退勤時刻セル）) – MAX(TIME(22,0,0), （出勤時刻セル）))
※例では、日付またぎを考慮し、5:00を29:00として計算
このように、エクセルで正確な勤怠管理を行うには、自社の就業規則と労働基準法に基づいてかなり複雑な関数を組む必要があるので注意しましょう。
月の合計時間を正しく表示する（SUM関数と表示形式）
月の総労働時間や総残業時間を集計するにはSUM関数を使います。 例えば、F列（実働時間）の5行目から35行目までを合計する場合、合計欄のセルに「=SUM(F5:F35)」と入力します。
ここで注意が必要なのが「24時間の壁」です。エクセルの標準設定では、時間の合計が24時間を超えると、残りの時間（例: 25時間なら1:00）しか表示されません。
合計時間を正しく表示させるには、合計セルの「セルの書式設定」を開き、「ユーザー定義」で表示形式を [h]:mm に設定します。 これにより、100時間、150時間といった累計時間も正確に表示されます。
表示形式の設定
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エクセルで勤怠管理を行うメリット
エクセルでの勤怠管理は導入コストが低く、必要な計算や集計が手軽に行えるため、多くの企業で利用されています。 エクセルならではのカスタマイズや分析の柔軟性が魅力です。
- コストを抑えられる
- 自社のルールに合わせてカスタマイズできる
- 自社のルールに合わせてカスタマイズできる
データの分析や集計がしやすい
コストを抑えられる
エクセルは既存ソフトを使うため、追加の購入や月額料金が不要で、低コストで勤怠管理が始められます。また、維持費もかからないため、導入後の負担も少なく済みます。
自社のルールに合わせてカスタマイズできる
エクセルは関数や数式を自由に設定でき、残業や休暇管理も自社のルールに沿ってカスタマイズすることで対応可能です。項目の追加や削除、レイアウト変更も簡単に行えるため、運用方法に合わせたシートを作れます。
データの分析や集計がしやすい
ピボットテーブルやグラフ機能により、データを視覚化して残業時間や休暇取得の状況を把握できます。必要な情報だけを抽出したり、定期レポート作成をスムーズに行うこともでき、効率的なデータ分析が可能です。
エクセル勤怠管理のデメリットと潜むリスク
エクセルでの勤怠管理は手軽な反面、運用面で大きなデメリットやリスクを抱えています。 厚生労働省による運用資料「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、自己申告制（エクセル入力など）は客観的な記録（ICカード、PCログなど）と乖離がないかを確認する必要があるとされており、手軽さゆえの課題も指摘されています。
- 入力ミスが発生しやすい
- データの改ざんリスク
- 法改正対応の手間がかかる
- セキュリティ管理が難しい
入力ミスや計算エラーが発生しやすい
勤怠管理をエクセルに依存すると、従業員による手入力が基本となります。 「出勤・退勤時刻の入力漏れ」「休憩時間の入力ミス」「打刻時間の誤記」などが頻繁に発生しがちです。
これらのミスは、そのまま給与計算に直結するため、賃金の未払いや過払いといった重大な問題を引き起こす原因となります。 ミスを防ぐためには、管理者によるダブルチェックや修正作業が必須となり、毎月の締め作業にかかる工数が膨大になる点が大きなデメリットです。
データの改ざんや不正のリスク
エクセルファイルは編集が容易なため、従業員が自身の勤務時間を不正に操作するリスクが常に伴います。 例えば、遅刻や早退の時間を修正したり、残業時間を実態より多く申告したりといった改ざんが比較的簡単に行えてしまいます。
シートの保護機能やパスワード設定である程度の制限は可能ですが 、勤怠管理システムのような厳密なアクセス権限の設定や、編集履歴（ログ）の管理は困難です。不正が発覚しにくい隠蔽体質を生む可能性があり、ガバナンス上の課題となります。
複雑化する法改正への対応が困難
勤怠管理に関わる法令は働き方改革などを背景に定期的に改正されます。2025年現在、以下改定ポイントへの順守も新たに求められています。
- 時間外労働の上限規制: 月45時間・年360時間を原則とし、特別条項でも年720時間以内などの上限が定められた。
- 年5日の有給休暇取得義務: 管理監督者を含む全従業員に対し、年5日の有給休暇を確実に取得させることが義務化された。
- 割増賃金率の引き上げ: 中小企業においても、月60時間を超える時間外労働に対する割増賃金率が50％に引き上げられた。
エクセル管理の場合、これらの法改正があるたびに、管理者が自ら情報をキャッチアップし、残業集計の関数や有給管理簿の計算式を手動で修正し続けなければなりません。 この作業は専門知識を要する上に負担が重く、対応漏れや計算ミスは法令違反（コンプライアンス違反）に直結する深刻なリスクとなります。
リアルタイムな労働実態の把握が難しい
エクセルファイルで管理している場合、データは従業員が入力し、管理者が月末に回収・集計するまでブラックボックス化しがちです。
「今月、残業時間が上限を超えそうな従業員は誰か」「有給休暇の取得が進んでいないのは誰か」といった状況をリアルタイムで把握できません。問題が発覚した時点ではすでに手遅れ（例: 法律違反が確定）となっているケースも多く、労働時間の適正な管理が困難です。
セキュリティとデータ管理の課題
従業員の勤務実績や個人情報を含む勤怠データは、機密性の高い情報です。 エクセルファイルはコピーや持ち出しが容易であり、メール誤送信やUSBメモリの紛失などによる情報漏えいリスクが常に伴います。
また、ファイルサーバー上で共有管理している場合、誤った上書き保存やファイルの破損・削除によって、過去の大切な労働記録データを失うリスクもあります。 厳密なアクセス権限の管理も難しく、セキュリティ対策としては不十分と言わざるを得ません。
エクセル管理の限界を補う「勤怠管理システム」という選択肢
エクセルでの勤怠管理は手軽な一方、入力ミスやデータ改ざんリスク、法改正への対応やセキュリティ管理の難しさが大きな課題です。 こうした問題を根本的に解決し、管理業務を効率化するには、勤怠管理システムの導入が有効な選択肢となります。
勤怠管理システムには、エクセル管理の弱点を補う多くの機能が備わっており、より正確で効率的な管理が可能になります。
| 機能 | 概要 |
| 自動計算機能 | 出勤・退勤時間をもとに、勤務時間や残業時間を自動で計算。手入力ミスのリスクを軽減し、正確な集計が可能。 |
| 法改正対応機能 | 労働関連法の変更に合わせて設定が自動で更新されるため、法令遵守が容易で担当者の負担も軽減される。 |
| リアルタイム出勤状況把握 | 従業員の出退勤状況をリアルタイムで把握可能。社内外からアクセスでき、リモートワークや出張中の勤務も管理しやすい。 |
| タイムカード・シフト管理 | タイムカードの打刻データやシフト表に対応し、従業員ごとの異なる勤務パターンでも正確に労働時間を管理。 |
| セキュリティ管理機能 | アクセス制限やパスワード保護により、データ改ざんや情報漏えいを防止。クラウド保管により紛失や破損リスクも軽減。 |
| 自動集計・レポート作成 | 勤怠データの自動集計により、管理者の負担を軽減。視覚的なレポート機能で、労働時間や休暇状況が簡単に確認できる。 |
| 複数従業員の一括管理 | 多数の従業員を一括で管理でき、部署やシフトごとに異なる勤怠情報もまとめて対応。管理効率が向上し運用がスムーズ。 |
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