Slackで勤怠管理を効率化｜打刻・申請・集計まで一元管理する方法

業務・ビジネス連絡の手段としてSlackを活用している企業は多いと思います。Slackでは勤怠管理の仕組みも比較的簡単に構築できます。出勤・退勤・休憩の打刻から申請、承認までをSlack上で完結させることで、業務の手間もミスもぐっと減らせるかもしれません。

この記事ではSlackを既に活用している企業向けに、Slackできる勤怠管理の基本機能や打刻の仕組み、導入によって得られるメリット、さらには導入に向いている企業の特徴まで、具体的にわかりやすく解説するとともに、Slack連携対応のおすすめ勤怠管理システムを紹介します。

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Slackで行う勤怠管理｜基本機能と仕組みを理解する

Slack 勤怠管理の魅力は、普段の連絡ツールを用いてサクッと出勤・退勤・休憩を記録できる点にあります。わざわざ別のツールを起動したり、サービスログインなどのサイトを開いたりせずとも、いつも開いているであろうSlack画面の中だけで済ませることができます。（システムや連携Botが提供する／自社で設計した）スラッシュコマンドやボタンを押すだけで勤怠システム側へデータが送信され、申請・承認まで Slack内で完結するイメージです。

勤怠管理システム連携のBotあるいは設計によっては、「打刻忘れリマインダー」や「労働時間サマリー表示」のような機能も自動化できます。

Slack上で勤怠を記録する主な方法

Slack上での勤怠打刻には、システムが用意するスラッシュコマンドを使う方法があります。

以下の方法は Bot の種類や設定により文言・挙動が異なるため、導入時に必ず仕様を確認してください。

近年では、特定のスタンプや絵文字リアクションを打刻に紐づけるシステムも普及しており、直感的な操作で労働データを登録できるようになっています。さらに、Slackのワークフロー機能やリマインダーを組み合わせることで、定時に打刻を促す通知を自動送信したり、打刻後にサマリーレポートを共有したりする運用も可能です。

Slackでの勤怠管理でできること

 

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Slack勤怠の主な打刻方法

各社の業務スタイルや従業員の好みに合わせて、最適な打刻方法を選べるのが特長です。スラッシュコマンドやボタン、スタンプなど多様なインタフェースから、普段使いに馴染む方法を選ぶことで、打刻率の向上と正確な勤怠管理が期待できます。

スラッシュコマンドで打刻

例：/in （出勤）、/out （退勤）など。例えばfreee 人事労務と連携すると、出社してSlackでこのコマンドを入力することで、 Bot が「09:00 に出勤を記録しました」などとSlackへ自動投稿するよう設定できます。

文字入力だけで完結するため、キーボード操作に慣れたユーザーには特に使いやすく、打刻時間を確実に記録できます。

キーワード入力やメンション打刻

「おはようございます」「退勤します」などの定型文、または Bot へのメンション＋「出勤」と入力する方式もあります。例えばKING OF TIME 連携では、特定ワードをトリガーに API で自動打刻を行います。

あるいは勤怠ボットにメンションして「出勤」や「退勤」と入力する方法もあり、社内のコミュニケーション文化に合わせてカスタマイズできるのがメリットです。

スタンプや絵文字でも打刻できる

特定の絵文字リアクションを押すだけで打刻できる機能は、操作ステップが極めて少なく、直感的に利用できます。太陽🌞や月🌙などのリアクションを押すだけで打刻できる設定も可能です。ワークフロービルダー と Webhook を組み合わせての実装などがあります。

Slackの勤怠管理で得られるメリット

Slackで勤怠管理を行うと、従来のタイムカードや専用サイトへのログイン作業が不要となり、業務の中断を減らせます。スマートフォンアプリからも打刻できるため、テレワークや直行直帰、出張先でも簡単に操作できます。

打刻漏れを防ぐリマインド機能

Slackの「/remind」を使えば、朝や昼休み前、終業前など任意のタイミングで「打刻をお願いします」というメッセージを自動で送れます。これにより、うっかり忘れを防ぎ、正確な勤怠データを収集できます。

社内の出勤状況が見える化

打刻が行われると、その情報が特定のチャンネルに通知されます。チームメンバーは誰が出勤中なのかを即座に把握でき、上司は適切なタイミングで指示を出したり、共同作業を促したりしやすくなります。

不正打刻の防止にも効果的

Slack上の打刻操作は個人アカウントに紐づくため、他人が不正に打刻するのが困難です。全ての操作ログが残ることで、後から詳細な確認が可能となり、心理的にも不正を防ぐ抑止力となります。

リモートワークに合わせられる

オフィス外からでもワンクリックで打刻できるため、在宅勤務や直行直帰でも正確な勤怠管理が実現します。スマートフォンからも操作できるため、場所を選ばずにログが残せます。

勤怠集計を効率化できる

Slackから送信された打刻データは、連携システムでリアルタイムに集計されます。人手による入力や集計作業が不要になるため、毎月の締め処理にかかる時間やミスを大幅に削減できます。

Slack連携に対応する主要な勤怠管理システムを比較

連携可能な代表的なシステムをご紹介します。機能や料金、特徴を比べて、自社のニーズに合ったものを選択しましょう。

Slackでの勤怠運用に向いている企業

Slackを日常的に使い込んでいる組織やチーム、テレワークを積極的に取り入れている企業では、Slack勤怠管理のメリットを最大限に受けやすいでしょう。特に、総務や人事担当者が他業務と兼務している中小企業では、打刻通知や承認ワークフローがSlack上で完結することで大きな業務効率化が見込まれます。

Slack活用が定着している企業

常時Slackを開いて情報交換している企業では、同じ画面で勤怠管理まで行えるため、作業の中断がほとんど生じません。新しい操作方法を覚える負担も小さく、導入後の定着率が高くなります。

総務・人事担当者の兼務が多い職場

一人の担当者が複数業務を抱える中小企業では、Slackでの打刻通知や未打刻アラートが特に効果を発揮します。申請承認もSlackから行えるため、問い合わせや集計にかかる時間が大幅に減り、余裕が生まれます。

Slackでの勤怠管理導入時の注意点

メリットの多いSlack勤怠管理ですが、導入前にはいくつかのポイントを確認しておきましょう。Slack単体では位置情報が取得できないため、外回りが多い職種ではGPS打刻やICカード併用が必要になる場合があります。また、ボットやアプリの招待、導入マニュアルの整備など、ワークスペースの環境構築を丁寧に行わないと、運用トラブルにつながる恐れがあります。

打刻位置情報の取得が難しい場合もある

Slack自体に位置情報記録機能はないため、在宅勤務や直行直帰の正確な勤務場所を把握するには、GPS打刻機能を持つシステムとの併用が求められます。

Slackワークスペースの整備が必須

打刻Botや承認ワークフローの動作には、対象チャンネルへのアプリ招待やユーザーのアカウント紐づけが欠かせません。導入マニュアルを作成し、操作方法やトラブル時の対応手順を周知しておくことが成功の鍵です。

Slack勤怠管理の導入で業務をもっとスマートに

Slack勤怠管理を導入することは、単にシステムを変えるだけでなく、業務フロー全体の見直しを促します。リアルタイムで状況を把握できる環境を整えることで、柔軟な働き方を支援し、従業員満足度や生産性の向上につなげられるでしょう。まずは自社のSlack利用状況を確認し、小さな改善から始めてみてはいかがでしょうか。

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