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» 2013年06月14日 11時00分 UPDATE

若手社会人のためのビジネス文書作成マニュアル:報告書作成は「客観的事実を正確に記す」「期日に遅れない」が原則 (1/4)

報告書とは、上司から指示された事や任された案件を実施して、その結果を報告するための文書です。何に対するどのような報告かが分かるよう、簡潔な文章で事実を的確に伝えることがポイントです。今回は、上司に一目置かれる報告書の書き方を学びましょう。

[須田稔,月刊総務]
月刊総務

 コミュニケーションの手段が、「相対して話す」から「書いて相手に伝える」へと移行してきています。ちょっとした用件でも電話でなくメールを使い、書き込みができるインターネットのさまざまなサービスは隆盛を極めています。読み手に正しく理解をさせ、好感を抱かせるビジネス文章のテクニックとはどのようなものか。その基礎と応用を紹介します。(メディカル経営問題研究所 代表 須田 稔

日報、月報は簡素かつ具体的に

 仮に管理職100人に対し「いちばん気に入らない部下の態度は何か?」という設問をすれば、返ってくるもっとも多い答えは「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)をしない」だろうと思います。特に報告はチームのコミュニケーションを円滑にしていく上で欠かせない業務で、これを怠ると仕事の大前提である「チームのメンバーが相手を認識し、理解し合い、尊重しながら協働で進めていくこと」が崩れてしまいます。上司はチームの束ね役ですから、部下が取り組んでいる仕事の状況は必ず知っておく必要があります。

 重要度が低い問題やスピードを重視する場合は口頭による報告で済みますが、基本的に会社は「文書主義」が原則ですから、報告書の作成・提出をおざなりにすることは業務の怠慢という烙印を押されてしまうことにもなりかねません。

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 図表3で報告書の種類を挙げていますが、どの報告書においても内容における留意すべきは以下の2点です。

  • 上司の意図をよく理解した報告書になっているか。
  • 必要な情報が過不足なく盛り込まれているか。

 そして、内容の精度と同様に重要なのは「提出期限を守る」ことです。日報は毎日が提出期限ですから、その日のうちか遅くとも翌日の始業時までには提出するのが原則です。1日の仕事のリズムの中に「日報を書く」を組み込み、終業10分前には必ず書くというような自分のルールを決め、習慣化させることが大切です。

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