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» 2009年09月06日 08時00分 公開

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技:第12回 基本操作の【まとめ】――Excel

今回は、Excelのショートカットや書式設定といった基礎的な操作について「まとめ編」をお届けします。

[あやこ先生,ITmedia]

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技のバックナンバーはこちら


書式設定のダイアログを表示するショートカットキー

 大抵のことは、ツールバーやリボンで操作できますが、「表示形式の設定」などのダイアログを呼び出す際は、【Ctrl+1】でOK(テンキーの「1」では表示されないのでご注意を!)。

書式設定のショートカットキー

 (Excelに限らずOfficeでアプリケーションで共通のことですが)【Ctrl】と一緒に、太字は「B」、斜体は「I」、下線は「U」をそれぞれ押せば、設定できます(例:斜体=【Ctrl+I】)。

クリアコマンド

 「削除=Delete」だと思っている人も多いのですが、【Delete】は「データの削除」を意味します。ですから、表を消そうとして、表の範囲を選択し【Delete】キーを押しても、枠(罫線)が残りますし、日付を入力していたセルに対して数字のデータを入れると、日付の形式になってしまいます。

 これは、データは削除されても“書式”は削除されていないためです。では、「データも、書式も削除する」にはどうするのでしょう? これにはクリアコマンドを利用します。

Excel 2003の場合(画像=左)とExcel 2007(画像=右)の場合。どちらもクリアコマンドを利用する

 クリアコマンドは、データと書式をすべて削除する場合以外にも、「書式のみをクリアする」ことができます。

表への書式設定

 表を作成する場合、一般的には見やすいように罫線で囲みますが、急いでいる際、まとめて書式を設定する方法をご紹介します。いったん作ってから、書式を再設定することもできます。

 まずはExcel 2003の場合です。「オートフォーマット」を利用しましょう。【書式】メニュー→【オートフォーマット】で表示されたダイアログから設定したいものを選びます。ダイアログ右の【オプション】を利用すると、設定する項目を選択できます。

オートフォーマット

 次に、Excel 2007での方法を紹介します。Excel 2007で、通常利用するボタンの中には、オートフォーマットは入っていません……。そこで、【テーブル】機能を利用しましょう。手順は、【ホーム】タブ→【スタイル】グループ→【テーブルとして書式設定】から設定したい書式を選択、となります。

Excel 2007では【テーブル】機能を使う Excel 2007では【テーブル】機能を使う

 テーブルとして設定すると【テーブルツール】タブが表示されるので、【テーブルスタイルのオプション】を利用すれば、Excel 2003と同様に、設定対象の書式を選択できます。

 ただし、テーブルを設定すると、オートフィル機能を利用するためのボタンが表示されてしまいます。これは印刷対象ではないため、抽出などの機能を利用する場合にはよいのですが、必要ない場合には、【ツール】タブの【範囲に変換】で、機能を解除します。テーブル機能を解除しても、書式は残ります。

 「Excel 2007でオートフォーマットを使いたい!」という場合にはどうするのでしょう? それはまた後日、取り上げたいと思います。

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あやこ先生:多田亜矢子

インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。


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