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» 2016年07月15日 08時00分 UPDATE

女子ヘルプデスク今昔物語 第6話:Excelの操作、覚えなくてもググればOK? (1/3)

私が担当する新入社員研修の3回目、テーマはExcel。デジタルネイティブ世代だからリテラシーは高いと思っていたのだが……その期待は見事に裏切られるのであった。でもこの問題って新入社員だけの話じゃないのかも。

[鐙貴絵,ITmedia]

連載:女子ヘルプデスク今昔物語

今年もウチの会社に新入社員がやってきた。LINEで遅刻の連絡するなんて時代が変わったわね――なんて思っていたら、彼らの研修をすることになってしまったのだった……。実際に登壇してみると、いろいろなトラブルが……(エピソードは全て実話です)。若者とのジェネレーションギャップに耐えきれるのか? どうなるわたし!

 私が担当する研修2日目、電子メールの講座は大した問題もトラブルもなく、つつがなく終わった(途中、質問に翻弄されたところはあったけれど)。

 「電子メールにスタンプは使えるか?」という質問は、HTML形式のメール本文を見た新入社員が、メールでもスタンプが送れるはずだ、と思って質問してきたらしい。確かに仕組みを知らない人だったら、HTML形式のメールで本文に画像が貼り付けられているのとスタンプとの見分けはつかないだろうなぁ。

 3日目のテーマはExcel。新入社員たちのWordやExcelのリテラシーはというと、私が期待していたよりも……低かった。もちろん全員がそうだ、というわけではないけどね。考えてみれば、IT専業の会社でもなければ、ITリテラシーの高い学生だけを採用することはない。だからウチの会社のように、社内ITヘルプデスク部門があるわけだけど。

 研修を通じて、イマドキの若者のITリテラシー(特にOfficeスイート)に関する傾向がだんだんと分かってきた。大体こんな感じだ。

  • 学校や私生活でWordやExcelを使った経験は全員ある。一度も使ったことがないという人はいない。
  • 学校では指定された課題をやったり、完成見本(または先輩からのお下がり^^;)を見ながら操作をしたりすることが多く、そのための機能「のみ」学ぶ傾向がある。私生活で使う場合は、Web上にあるテンプレートを利用したり、友人からよくできた半完成品をコピーさせてもらったりする。目的の成果物を完成させるのが最優先。
  • そのため、WordやExcelのさまざまな機能を基礎から体系的に理解している人は非常に少ない。課題や目的の成果物ができれば、それを作るために使った機能にはあまり興味はない。多くの学生は、学校の授業で真剣にそれらの機能を覚えようとはしていない。
photo WordやExcelを使った経験はあるが、主体的に機能を学んできたわけではないのが昨今の新入社員の特徴だ。効率的と言えば、効率的ではあるが……

 こうなると、WordやExcelに備わっているさまざまな機能を探そうとするわけがない。例えば、空白文字をいくつか入れて文字列を真ん中に持ってくることに成功してしまえば、わざわざ「中央寄せ」という機能を探してまで使おうとはしないのだ。その場を切り抜けるには効率的かもしれないけど……いやでも、これって新入社員に限らない話かも。ITに興味がなければみんな大体そんな感じよね。

 こりゃExcelの研修でも、テキストの最初から飛ばさず丁寧にやる必要がありそうだ。恐る恐る講座を始めて少したったころ、Excelのセル(マス目)に計算式を入力させよう思って簡単な表を作らせたとき、新入社員の手が上がった。

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