ニュース
» 2012年09月28日 10時00分 UPDATE

IT4コマ漫画:今どきのホウレンソウ

「商談結果はブログに詳しく書きました!」――IT向上委員会の有江敬寛氏による漫画連載「IT4コマ漫画」の第16回目は、ITツールの進化に伴う“ホウレンソウ”の変化について。

[有江敬寛,IT向上委員会]

(このコンテンツは「有江's IT4コマ漫画 【IT向上委員会】」からの転載です。一部を変更しています。)

今どきのホウレンソウ(報告・連絡・相談)

photo

 こんにちは、有江です。仕事をスムーズに進めるためには、上司へのホウレンソウ(報告、連絡、相談)が大切です。ホウレンソウを円滑に行うために新しいツールを導入する企業も増えていますが、ツールの使い方によってはむしろ良くない事態を引き起こしてしまうケースもあります。

 今回はメールでのホウレンソウの仕方について、少し補足したいと思います。

メールを送信しただけでは、報告や連絡にはなっていない

 メールを送った相手がその内容を理解して、初めて報告や連絡は完了します。したがって、相手から返事が来るまでは報告や連絡は終わっていないと認識しましょう。

 特に、メールの受信量が多い上司の場合、つい連絡メールを見落としてしまうことも十分あり得ます。そこで、重要なメールに関してはタイトルを工夫するなど、読んでもらうための工夫が大切です。ちなみに、私の個人的な経験では「○○さん、大変です!」というタイトルが最も効果がありました。

メールを受信したら、受信した事を伝える返信を速やかに行う

 メールを受信したら「メール、確かに受け取りました」や「了解しました」などの簡単な内容で構わないので、受け取ったことをすぐ返信して伝えましょう。こうして、相手からの報告や連絡が完了したことを初めてお互いが認識するのです。

 また、すぐには回答できないようなこみ入った内容の場合は「内容を検討し、○○日までにご連絡します」と、期日を明記して返信するのがいいと思います。

添付ファイルを開けるかどうかすぐ確認する

 添付ファイルのパスワードが間違っていたり、ソフトウェアのバージョンが異なっていたりと、ファイル自体が正しく送られていても添付ファイルを開けないケースがよくあります。

 仕事関係の人から送られてきたメールに添付ファイルがある場合は、そのファイルが開けるかどうかをすぐ確認し、開くことができた場合は「添付ファイル、確かに受け取りました」と伝えましょう。

メールで伝えることとそれ以外の方法で伝えることを、よく考えて使い分ける

 口頭で伝えればすぐ済む事を、わざわざメールで伝えるのはやめましょう。また、急ぎの報告や連絡は、メールよりも直接または電話で伝えるほうが確実です。

 ホウレンソウは、相手に伝えればどんな方法でもいいというわけではありません。連絡する側の都合だけでなく、相手のことを考え、相手が素早く正確に理解できるよう、内容に適した方法で行うことが大切です。

テクノロジを過信しない

 どんな場合でもテクノロジを過信してはいけません。送ったメールが必ず相手に届いていると思ったら大間違いです。

 また、新しいテクノロジほど最初は不安定なものです。新しいテクノロジに対しては、過信をせず、大きな気持ちで、だましだまし使っていくことが大切だと思います。では、また次回をお楽しみに。

photo

有江敬寛 ケーティーコンサルティング専務取締役。ITに携わる全ての人のITスキル向上を目的として「IT向上委員会」を設立、委員長を務める。現在ワコムのペンタブレット「WACOM Bamboo Comic」とセルシスの漫画制作ソフト「Comic Studio Pro」を利用して「IT4コマ漫画」を執筆中。


Copyright© 2016 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -