無言が続く“お通夜会議”を脱却せよ！ 主張を引き出す「3つの質問」の使い方：今日から始める“ダメ会議”脱却術（1/2 ページ）

[榊巻亮，ITmedia]

この記事は榊巻亮氏のブログ「榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』」より転載、編集しています。

　ダメ会議からの脱却に向け、会議の基礎を解説するこの連載。今回は、会議進行時のポイント「全員から『主張を引き出す』」について解説しよう。

会議でやるべき8つの基本動作

1. 会議の終了時に、「決まったこと」「やるべきこと」を確認する
2. 会議の開始時に、「会議の終了条件」を確認する
3. 会議の開始時に、「時間配分」を確認する
4. 議論を可視化する
5. 「4つのP（目的、人、進め方、装備）」を押さえて会議を準備する
6. 全員から「主張を引き出す」　　←※今回はここ
7. 対話を促し、合意形成する
8. 振り返りをする

　なぜ「全員から『主張を引き出す』」ことが重要なのか？

　会議で求められるのは、「意見を押し通すこと」「議論に勝つこと」ではない。会議はディベートではないのだから、勝ち負けを競っても意味がない。多様な意見を引き出して、「俺のA案」でも「あいつのB案」でもない、「より良い第3の案」を見つけるべきなのだ。

　第3の案は、「7つの習慣」で知られるスティーブン・R・コヴィー氏が説いている方法で、「あなたの方法でも、私の方法でもない、お互いに考えたこともなかったもっと良い方法を導き出し、対立を乗り越える」ことを指す。これを実現するには、参加者から意見、思い、価値観をしっかり引き出し、誤解なく分かり合った上で、結論を導いていく必要がある。

　よく見る“ダメ会議”の例として「全然意見が出ない」「シーンとしていて議長だけが話している」「自分の主張だけを繰り返し、相手の主張を理解しようとしない」「平行線が続き、最後に声の大きい人の意見が通る」――といったものがあるが、目指すべき会議はそうではないはずだ。

　活発に意見が出て、相手の主張を理解し、その上でより良い案を作っていく会議が理想だろう。そのためにどうすればいいのか、2つのステップで考えてみよう。

Step1. 話しやすい雰囲気を作る

　そもそもお通夜のように静まり返った会議では、より良い第3の案など見つけようがない。まずは活発に意見が出る場にすることが、ダメ会議脱却の第一歩だ。

　しかし、話しやすい雰囲気は放っておいても作れない。積極的に仕掛けていこう。基本的には、以下の5つをしっかりやればいい。

• 発言に対してちゃんと興味を示す
• 発言を肯定する、褒める
• 相手の表情を見る
• 同意、うなずきをする
• オウム返し、言い換えをする

　仮に、会議で誰かがこう発言したとしよう。

A案の懸念は、xxな点じゃないかと思うんだ

　ファシリテーターは黙って聞いていることもできるし、「それは違うだろう」と反論することもできる。しかし、ただ反応を返すだけでは話しやすい環境にはならないだろう。どうすれば、より意見を引き出せるだろうか。

　例えば、ファシリテーターがこんな風に笑顔で返したらどうなるだろう？

うんうん、確かにそういう懸念ありますね

xxですか。ありそうです。良いご指摘ですね

あ、ありがとうございます！　その観点は漏れてますね

　途端に話しやすい雰囲気になるのが想像できるだろうか。否定したり質問するのは、場の雰囲気を作った後でいい。ファシリテーターの空気が、そのまま場の空気感になると心得てほしい。まずは、ムードメーカーとして雰囲気をコントロールしていくことが大事だ。