総務よ、安易に「オフライン回帰」を許すべからず 今、総務に求められる態度とは？：「総務」から会社を変える（2/3 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

Web会議システムで議論を活発化するには

　ここでは、既に普通になっているWeb会議システムのメリットをあらためて考えてみたい。まずは、参加者が平等に掲載されるという点である。オフラインの会議では、座る場所によっては、端っこになってしまったり、顔が見えづらいなどの影響が出てしまう。また、その人の持つ雰囲気、オーラに影響を受けるケースもあるかと思う。何となく苦手な同僚や怖い上司、こうした人に気おされて意見しづらい、という経験をした人もいるのではないだろうか。

　一方、Web会議では、参加者全員の顔が、ほぼ同じ大きさで表示される。雰囲気などは伝わってこず、全ての人が平等に参加している状況となる。場の空気、雰囲気に影響されることなく、臆することなく発言ができることもメリットだ。逆に、全く発言しない人がいれば、目立つ。リアルの場だと、陰に隠れて、発言をしなくても目立たないが、Web会議だと、そうはいかない。このように、議論が活発になされる点もメリットに数えられる。

「平等」に映し出されるのがWeb会議（出所：ゲッティイメージズ）

チャット機能も使ってみよう

　議論を活発化するにはチャット機能の活用も手だ。オフラインの会議では、参加者の意見をその開催時間中に全て拾うことは、時間の制約もあり、難しい。また、先に記したように、場の雰囲気により、なかなか発言することが難しい場合もある。

　一方、Web会議であると、誰でも同時にチャットに書き込むことで意見を発信できる。同時に、誰でも、瞬時に意見を発信できるのである。そして、それをそのまま記録に残せるので、書記も要らない、というのも大きなメリットである。書き込まれたものを全員が眺め、必要なもののみピックアップして、さらに議論を深めることもできるだろう。

　また、録画ができるのも便利である。これまで、会議を録音して、参加していないメンバーに聞いてもらうことはほとんどなかったといえる。あったとしても、書記が記録した議事録を事後共有することくらいだろう。ただ、合間の会話を記録することはないだろうから、全体感は理解できても、細かい議論の経緯などは理解することが難しかった。一方、Web会議システムでは、細大漏らさず当日参加した場合と同様の状況が共有できる。これも、オフラインではあり得ないメリットである。