「年末調整の電子化」を進める手順は？ 改正ポイントも紹介【令和3年版】（2/5 ページ）

[企業実務]

• （1）データによる提供を受けるために、次のいずれかの方法を定めておくこと

イ　勤務先にインターネット経由のメール等で送信する

ロ　USBメモリ等に保存して勤務先に提供する

ハ　（社内LANなどで）勤務先と作成者である従業員のみがアクセスすることが可能な領域に、年末調整に関する申告書データを保存する

ニ　社内LANにログインし、メール等で送信する

　ただし、イまたはロの方法により提出する場合には、提出データに電子署名を付すか、パスワードを設定する必要があります。

• （2）データにより提供する人の氏名を明らかにするために、次のいずれかの措置を講ずること

イ　従業員が申告書情報に電子署名を行い、その電子署名に係る電子証明書を申告書情報と併せて勤務先に送信する措置

ロ　従業員が、勤務先から通知を受けた識別符号（ID）および暗証符号（パスワード）を用いて、勤務先に申告書情報を送信する措置

　ロは、具体的には年末調整の申告書データそのものにパスワードを付す場合のほか、社内LAN等に従業員個別のID、パスワードでログインし、その従業員に割り当てられた電子メールアドレスから送信する場合等も含まれます。

　このほか、次の対応も求められます。

• 従業員がデータの提供を適正に行うことができるための措置
• 従業員がデータで提供を行う際に、勤務先がその者を特定することができるための措置
• 申告書に記載すべき事項についてパソコン等の映像面への表示および書面への出力をするための措置

　社内LANやクラウド利用の有無、会社のセキュリティポリシー、従業員のITリテラシーなど、会社の状況にあわせてこれらの要件を満たす必要があります。

年末調整の電子化を進める手順

【1】スケジュールの確認

　年末調整の電子化を進めるにあたっては、会社側・従業員側いずれにも事前準備が必要です。