プロジェクトが遅延、顧客にどう説明？ ChatGPTの活用法：その悩み、生成AIが解決（1/2 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授する。

Q. 遅延しているプロジェクトについて、顧客への説明メールを送る必要があります。草案をChatGPTで作成したいのですが、どう質問すればいいでしょうか。

　顧客から依頼された期日までに納期できず、メールでどう事情を説明するべきか。そんな困った場面に遭遇したことがあるビジネスパーソンもいるだろう。気が重い作業になかなか手を付けられず、時間ばかり過ぎていく……。そんなときは、ChatGPTに力を借りるのも一つの手だ。

　ChatGPTでメールの草案を作成する場合、誰に向けた何の目的のメールなのか、どんな内容を盛り込みたいのかを指示するのが基本だ。このとき、盛り込む内容を具体的に記載するほど、その状況に最適化された文面を作成できる。

　困るのは「そもそも何をメールに書いたらいいかが見えていない」ケースだろう。そんなときは、メールに書くべき内容の候補を挙げてもらうところからChatGPTを活用できる。

　どういった状況でメールを書こうとしているかを伝えたうえで「どんな内容を盛り込めばいいでしょうか？」と質問しよう。さっそく具体的なプロンプトの書き方を見ていきたい。

プロジェクトの遅延、顧客にどう説明すればいい？　ChatGPTの活用法は。写真はイメージ（ゲッティイメージズ）

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

ChatGPTが練り出した「謝罪メール」の文面は？

【プロンプト】

遅延しているプロジェクトについて、顧客への説明メールを送る必要があります。どんな内容を盛り込めばいいでしょうか？

　具体的なメールの構成と、それぞれの項目にどんな内容を書けばよいのかが、次のように提案された。

【回答】

プロジェクトが遅延していることを顧客に伝えるメールでは、以下の要素を盛り込むことが大切です：

1.　導入部分：まずは礼儀正しく挨拶し、顧客とのコミュニケーションを大切にしていることを示しましょう。

2.　遅延の事実の認識：プロジェクトの遅延について率直に認め、顧客に伝えることが重要です。透明性を保ちながら、遅延の状況を具体的に説明します。

3.　理由の説明：遅延の原因となった具体的な理由を説明します。この時、責任を他者や外部要因に転嫁するのではなく、客観的な事実を述べることが重要です。

4.　影響の評価：遅延によって顧客やプロジェクトにどのような影響があるかを評価し、それを伝えます。

5.　解決策と対策の提示：遅延を解決するための具体的な計画や対策を提示します。また、将来的な遅延を防ぐための改善策についても触れると良いでしょう。

6.　フォローアップの約束：状況の更新や進捗を定期的に報告することを約束します。顧客との継続的なコミュニケーションを重視する姿勢を示します。

7.　謝罪と感謝の表明：遅延に対する理解と忍耐を求め、遅延による不便や問題に対して謝罪します。また、顧客との関係を大切にしていることを伝え、感謝の気持ちを表現します。

8.　クロージング：メールを締めくくり、再度謝意を示し、追加の質問や懸念に対応する用意があることを伝えます。

このメールを通じて、誠実さと透明性を保ち、顧客との信頼関係を維持または強化することが重要です。

　このうち、2から6までは個別の事情を反映させた内容にする必要があるので、追加のプロンプトで具体的に記載していく。ただし、3の「理由の説明」については、マネジメント力不足という実際の理由をそのまま伝えるのは気が引けるので、少し工夫したい。また、6の「フォローアップの約束」についてはどのような提案がよいか分からないので、サンプルを出力したい。

　「メールに盛り込む具体的な内容の指示」と「迷っている部分についての質問や相談」は1つのプロンプトにまとめることができる。ただし、その場合は両者を明確に切り分ける書き方をすることが不可欠だ。

　ここでは「各要素の概要は以下のとおりです。ただし、*をつけて記載した箇所はあなたへの質問になります」というプロンプトを書き、先の回答の見出しごとに盛り込む内容を挙列した。それに加え、ChatGPTに相談している部分については*印をつけて記載している。

【プロンプト】

各要素の概要は以下のとおりです。ただし、*をつけて記載した箇所はあなたへの質問になります。

これを踏まえ、謝罪メールのサンプルを作成してください。

2．遅延の事実の認識：今月末納品予定だった御社のWebサイトリニューアルについて、完了が来月上旬にずれ込む見込み。

3．理由の説明：単純に弊社のマネジメント力不足です。

*ただし、そのまま伝えるのはあまりにもお粗末なので、少し気の利いた伝え方をしたいと思っています。

4．影響の評価：御社設立記念日にあわせてリニューアルしたいとのご要望だったにもかかわらず、申し訳ございません。

5．解決策と対策の提示：現行のWebサイト内に、リニューアル予定の告知バナーを入れることも可能です。

6．フォローアップの約束：

*どのような書き方がいいかわからないので、サンプルを出してください

　最初に出力された構成および、追加指示の内容を踏まえたメールのサンプルが、以下のように出力された。

【回答】

以下は、ご指摘の内容を踏まえた謝罪メールのサンプルです：

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件名: Webサイトリニューアル遅延に関するお詫びと今後の対応について

拝啓

貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、本来今月末に完了を目指しておりました貴社Webサイトのリニューアルにつきまして、完成予定が来月上旬へと変更せざるを得ない状況になりましたことを、心よりお詫び申し上げます。

この遅延は、弊社内のマネジメントの見直しを要する問題が発生したためであり、プロジェクトの推進にあたり十分な配慮が行えていなかったことを反省しております。御社の設立記念日に合わせたリニューアルという大切なタイミングを見逃す形となり、申し訳なく思っております。

遅延の影響を最小限に留めるため、現行のWebサイトにリニューアル予定であることを告知するバナーを掲載するなど、代替案を検討いたしました。これにより、お客様に対しても新しいサイトへの期待を持続させることができると考えております。

今後に関しましては、プロジェクトの進捗について週次で更新を行い、進行状況を貴社に透明性を持って報告させていただきます。貴社とのコミュニケーションをさらに強化し、信頼を回復することを最優先に考えております。

再びのことではございますが、この度の遅延によりおかけしたご迷惑に深くお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご支援とご理解を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

[あなたの名前] [あなたの役職] [あなたの会社名] [連絡先情報]

________________________________________

このメールは、誠意をもって状況を伝え、遅延に対する責任を認めつつ、顧客への配慮とフォローアップの約束を明確に示しています。

　追加指示で「気の利いた伝え方をしたい」とした遅延理由については「弊社内のマネジメントの見直しを要する問題が発生したためであり、プロジェクトの推進にあたり十分な配慮が行えていなかったことを反省しております」と工夫の跡がうかがえる表現になっている。また、フォローアップについては、週次で進捗報告を行うことが提案されている。