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» 2011年08月01日 14時37分 UPDATE

3分LifeHacking:議事録を効率的に作成する専用ソフト

ヘッダの挿入や頻出単語の登録、自動保存など、会議の議事録を効率的に作成できるソフトを紹介しよう。

[kizuki,Business Media 誠]
st_gj01.jpg 「議事メモ」を起動したところ。見た目は一般的なメモ帳などと変わらない。デフォルトではつねに最前面表示になっているので、ほかのソフトを立ち上げても支障なく入力を続けられる
st_gj02.jpg 編集メニューから「表題」を選択すると、議題/日時/場所/出席者の記入欄が一発で入力できる。現在の日時も自動入力されるので、議事録の作成にあたっていちいち当日の日付を確認する手間もかからない
st_gj03.jpg 最大10個の単語を登録し、Ctrl+数字のショートカットで一発入力できる。会議の出席者名など、その議事録の中で繰り返し入力する単語について、あらかじめ登録しておくと入力効率が大幅にアップする

 入社したての新卒社員に任せることが多い業務といえば、議事録の作成だろう。社内のキーパーソンの発言をまとめることで業務の流れを覚えさせるという意図を込めているわけだが、出席者の一覧を書き留めていなかったり、日時や場所を書いていなかったりと、本来の議事以外の必要項目で要領の悪さを露呈してしまってお目玉を食う場合も少なくない。

 議事録作成時にありがちなこうしたミスをなくし、同時に議事を効率的に記入するようにしてくれるのが、今回紹介するテキストエディタ「議事メモ」だ。ソフトの外見も、入力の使い勝手もWindows標準の「メモ帳」と大きくは変わらないのだが、議事録を作成するのに便利なさまざまな機能を搭載しているのが特徴だ。

 例えば表題挿入機能。議題/日時/場所/出席者といったヘッダがワンクリックで挿入できるので、議事録に記載するべき項目を書き漏らすミスを防げる。またテンプレートも登録できるので、これらヘッダを含むオリジナルのテンプレートを用意しておき、それに沿って議事録の作成も可能だ。書記が交代した場合でも、見た目がそろった議事録を作成できるというわけだ。

 また最大10個の頻出単語を登録しておき、[Ctrl]+[数字]のショートカットで一発入力できるので、会議の出席者名を登録しておけば、入力を大幅にスピードアップすることもできる。さらに議事録が完成したあとは、メールボタンを押せば議事録が本文に貼り付けられた状態でメールソフトが起動するので、わずらわしい作業なしに出席者に議事録を送信できる。

 このほか、パレットからの記号入力、ウィンドウの最前面表示、自動保存など、さまざまな便利機能が用意されている。作成されるファイル自体は一般的なTXT形式なので、汎用性も高い。議事録作成のほかテープ起こしなど、必要事項の書き漏らしを防いで作業を効率化したい人にはおすすめだ。


st_gj04.jpgst_gj05.jpg (左)ファイル名は「議題_日付.txt」の形式で自動生成。ファイル形式は一般的なTXT形式。(右)メールボタンを押すと、議事録が本文に貼り付けられた状態でメーラーが起動するので、そのまま出席者などにすばやく送信できる

st_gj06.jpgst_gj07.jpg (左)記号入力用のパレットも用意。丸囲み数字の入力などに便利だ。(右)自動保存機能も用意されている。デフォルトは10分とやや長めなので、1分程度にしておくとよさそう

本日のレシピ
ソフト名 利用料 対応OS 開発元
議事メモ 無料 Windows 2000/XP/Vista/7 アイデステクノロジ

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