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» 2014年07月05日 08時00分 UPDATE

Biz.ID Weekly Top10:これぞ名刺管理の決定版?! デジアナ保管で死角なし!

名刺はデータベース化してこそ価値あるもの。デジタル化して検索性を高めつつ、名刺そのものも残しておきたい! その欲求にこたえる文具をコクヨが出していました。

[渡辺まりか,Business Media 誠]

 今週、誠 Biz.IDで最もよく読まれたのは連載「あせらない練習」から「嫌われている人と上手に付き合う」でした。実際、仕事の内容より人間関係がうまくいかず会社を辞めるパターンが多いようです(「会社に本当の退職理由を言えなかったのは、なぜ?」参照)。苦手な人とうまく付き合えるようになれば、そのメリットは計り知れません。

 2位は「判断力を“じわじわ”奪う――洗脳系上司からの脱出法」でした。ダブルスタンダードな人と付き合うのは大変ですが、それが上司であればなおさらです。著者の体験を基に、どのように被害を最小限に食い止めるか解説されていました。


 何かにつけて溜まっていく名刺。誠 Biz.IDでも、たびたび名刺管理方法の特集を取り上げてきました。最近では「スマホで名刺管理、どれが使いやすい? 5つのアプリを徹底比較」「“撮って送るだけ”で正確な名刺データがスマホに――『Eight』」「名刺を郵送するとスマホで使えるデータに、営業力を高める機能も――『メイシー』」などを掲載。過去には「アナログ派? それともスマホ派? タイプ別名刺管理一覧」という、その人のタイプに合った管理方法を提案する記事もありました。

 スキャナを使わず、スマホ単体で名刺管理する場合、1枚ずつ撮影して取り込むのが面倒くさいという課題が。また、取り込んだあとの名刺をどうするか、という問題もあります。割り切って捨ててしまうか、保管しておくか――皆さんはどうしていますか?

 デジアナ文具のCamiAppを提供しているコクヨが出した答えがこちら、名刺管理ソフト「名刺CamiApp」で取り込み、「名刺ファイルα」で保管する、というスタイルです。

名刺ファイルα コクヨ「名刺ファイルα」

 名刺CamiAppを使えば、最大8枚の名刺を一度に撮影できます。しかも、1枚ずつ台形補正して保存されます。

 名刺などの紙資料をスマホで取り込む際、名刺の輪郭がはっきり分かるように、撮影用の下敷きを用意する必要がありますよね。名刺ファイルαには「読み取りシート」が付属しているので、下敷を探す手間が省けます。読み取りシートに引いてあるガイドラインに沿って名刺を並べれば、間隔もバッチリです。

mwmkt052-02.jpgmwmkt052-03.jpg 左:名刺CamiApp読み取りシートが付属している。左:ポケットから取り出し、ガイドに沿って名刺を並べていく

 データ化した名刺情報はEvernoteにも保存でき、PCからデータを閲覧する際に役立ちます。Evernoteプレミアムのユーザーなら、同期した時に名刺データがOCRでテキスト化されるので、Evernote内はもちろん、名刺CamiApp内でも検索できるようになります(Evernoteユーザーでない場合でも、アプリ内でそれぞれの名刺にタグやメモを入力しておけば、検索可能です)。

mwmkt052-05.jpgmwmkt052-04.jpg 左:歯車マークの「設定」からEvernoteと連携させる。画面はEvernoteの「CamiApp」ノートブックに保存する設定。左:Evernoteと同期後、しばらくするとOCR化されるので、画面のように検索可能になる

 スマホに取り込んだ後の名刺は名刺ファイルαに保管。台紙1シート両面で10人分、10シートあり、薄型(4ミリ)なのに200人分の名刺を保管できますし、別売りの「名刺ブックα」に名刺ファイルα6冊をまとめることもできます。

 非常に薄い。もちろん保管する名刺が増えれば厚みも増す

 「一度に1枚ずつ撮影」しなくてもいい、「取り込んだ名刺は破棄」せず保管――スマホでの名刺管理の新たな方法、試してみてはいかがでしょうか。

mwmkt052-08.jpgmwmkt052-07.jpg ちなみに、弊社の名刺は図柄のコントラストが強すぎるためか、変なところでトリミングされてました(左は取り込んだ時の画面キャプチャ)

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