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» 2009年08月09日 08時00分 UPDATE

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技:第10回 デザインが違うスライドを使い回したい――PowerPoint

PowerPointで資料を作成する際、デザインの違うスライドをカンタンに流用する方法をお教えします。

[あやこ先生,ITmedia]

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技のバックナンバーはこちら


デザインが違うPowerPointのスライドを流用したい!

 今回ご紹介するのは、PowerPointのTipsです。

 皆さん、PowerPointでスライドを作成するといっても、毎回一から作るわけではありませんよね? 例えば自分の会社の概要などは、既存のスライドを流用することが多いと思います。その際、コピー元とコピー先のスライドテンプレートが同じであれば、コピーするだけで済みますが、必ずしもそうとは限りません。デザインの異なるファイルへコピーしてしまうと、当然、次のようになりますよね。

aya_1.gifaya_2.gif 左がコピー元で、右がコピー先。コピー先のデザインが適用されるため、図形やテキストのレイアウトが崩れたり、配色が変わってしまったり……

 もちろん、コピー先に合わせてレイアウトを修正すればよいのですが、それも面倒です。どうすればコピー元のスライドをそのまま利用できるのでしょうか?

スライドの書式には文字や図形も含まれる

 PowerPoint 2002以降は、1ファイル内に複数のデザイン(正確にはスライドマスタ)を持たせられます。この機能を利用し、マスタの書式(デザイン)を一緒にコピーすればいいのです。方法は2つあります。

(1) スマートタグを利用する

 貼り付けた際に表示される「貼り付けのオプション」スマートタグを利用します。

aya_3.gif

(2) 書式のコピーを利用する

 ほかの操作をしてスマートタグが非表示になってしまった場合には、Officeアプリケーションに共通で用意されている「書式のコピー」を利用します。

手順

  1. コピー元のスライドでサムネイルを選択して【書式のコピー】
  2. コピー先のスライドのサムネイル上でクリック
aya_4.gifaya_5.gif

 書式とは文字の色や大きさ、形だけでなく、図形や、各スライド上にある文字や図形も「スライドの書式」に含まれます。だから、書式のコピーが利用できるのです。

書式のコピー後 書式のコピー後

 とはいえ、「スライドの模様が同じだからコピーしてもOK!」というわけではありません。PowerPointでいうところの「デザイン」には、入力する文字や図形の書式も含まれているため、同じ“模様”でも書式が崩れることがあるからです。

あやこ先生:多田亜矢子

ayako.jpg

インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。


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