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» 2009年08月23日 07時00分 UPDATE

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技:第11回 “ちょっ”とした入力基礎――Excel

「だれでも知っているようで、実はそうでもない」――それが“基礎”というものです。今回は、Excelでの入力と編集に便利な機能をまとめてみました。

[あやこ先生,ITmedia]

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セル内改行

セルの幅で折り返す

  • Excel 2003 [書式メニュー]→[セル]→[配置]タブ、「折り返して全体を表示する」にチェック
  • Excel 2007 [ホームタブ]→[配置グループ]→[折り返して全体を表示する]をクリック
e06-1.gife06-2.gif どちらも画像クリックで拡大

任意の位置で改行

[Altキー] + [Enterキー]

選択したセルに同じデータを入力する

連載5回目の復習でもありますが、対象となるセルを選択して【Ctrlキー】+【Enterキー】で格納。

連続データを作成する

 セルを選択した際に表示される「小さな四角」を使ってドラッグする「オートフィル」は、連続データを作成する機能として、またコピーの役割を果たす機能として、知られています。ちなみにコピーすると表示されるスマートタグを利用すると、コピー方法を選択できます。

 数字はもちろん、月や曜日、四半期や干支まで!(あまり使いませんが……)認識し、入力してくれます。英数字+文字の組み合わせなら、自動認識するのです。

e06-3.gif

 このほかにも、日付であれば1日ずつ追加され、時刻であれば1時間ずつ追加されます。

e06-4.gif

 30分おきにメモリを付ける場合は、次のデータまでを入力後、選択してからオートフィルを利用すると間隔を指定できます。スケジュール表をExcelで作成する際などに、大いに役立ててください。なお、コピー後に表示されるスマートタグは、データによって異なります。


 さて、このオートフィルですがセルの選択同様にコピーしようとして下に行き過ぎてしまったり、戻りすぎてしまったりすることが、よくあります。それを防ぐ便利な機能を、2つご紹介しましょう。

コピー範囲を自動認識

 連続しているデータが左右にあるなら、右下の黒い四角にマウスポインタを合わせ、ダブルクリックすると、自動的にコピー範囲を認識してくれます。

e06-5.gif

数値で指定する

 「連番を100まで入れる」、「数値を減らしていく」といううな操作をする際は、ダイアログからも指定できます。

  • Excel 2003 [編集メニュー]→[フィル]→[連続データの作成]
  • Excel 2007 [ホームタブ]→[編集]エリアの[フィルボタン]→[連続データの作成]
e06-6.gif

あやこ先生:多田亜矢子

ayako.jpg

インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。


関連ホワイトペーパー

Excel | Office 2007 | Microsoft(マイクロソフト)


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