調査リポート
» 2009年03月24日 18時58分 公開

会社宛ての電話、伝言はやっぱりメモ? 日本アバイアが調査

「○○様はいらっしゃいますでしょうか?」とかかってくる会社宛ての電話。問題は取り次ぎ方法である。日本アバイアによると、外出や離席時に自分宛にかかってきた着信に対して、96%が「紙の伝言メモを机上に置いてもらう」と回答したという。

[鷹木創,ITmedia]

 「○○様はいらっしゃいますでしょうか?」とかかってくる会社宛ての電話。個別にダイヤルインが設定されていたり、内線電話の代わりに携帯電話を支給したりする会社が増えてきたとはいえ、会社宛ての電話を取り次ぐことはまだまだ多いのではないだろうか。

 日本アバイアが発表した「企業における電話とユニファイド・コミュニケーション利用に関する実態調査」によると、従業員個別の電話番号であるダイヤルインの導入率は29%にとどまった。この調査はヤフーバリューインサイトが2月下旬に実施したもの。20歳以上で従業員数50人以上の事業所に勤務する、業務上で電話を使用するビジネスパーソン男女300人が対象だ。

 Biz.IDの新人と同様に、部内にかかってくるすべての電話の取り次ぎを任されているという人も多いのではないだろうか。問題は取り次ぎ方法である。

 調査によると、自社の電話がダイヤルインではないグループ着信や代表電話の回答者のうち、外出や離席時に自分宛にかかってきた着信に対して、96%が「紙の伝言メモを机上に置いてもらう」と回答。いったん電話を切り、電話を取った同僚から自分の携帯電話に内容を伝えてもらう(29%)、通話相手から直接自分宛の携帯電話にかけ直してもらう(21%)といった方法よりも、伝言メモの方が多かった。

 こうした対応で49%の回答者は特にトラブルを経験していないとした一方、「通話内容に対する対応が遅れた」(32%)、「伝言内容が不正確・言葉足らずなどで無用な手間がかかった」(33%)など約半数が何かしらのトラブルを経験したという。「メールが普及しても、企業内での伝言方法は引き続きアナログであり、人を介すことで、情報が正しく伝わらないケースも多いことが分かった」(日本アバイア)

 なお、電話会議の利用は回答者全体が28%にとどまったのに対して、ダイヤルイン導入企業では46%、Web会議については回答者全体が21%に対して、ダイヤルイン導入企業は39%。電話会議やWeb会議の導入率はダイヤルイン導入企業が高かった。また、これに連動するように「出張が多少減った」「出張がかなり減った」との回答もダイヤルイン導入企業では37%(全体では29%)となっており、「電話会議やWeb会議の利用頻度が増えていると推測できる」(日本アバイア)としている。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

注目のテーマ