とても面倒くさがり屋だが、タスクと時間管理は最優先課題。そんな人にオススメのタスク管理を紹介する。あなたもタスク管理方法を見直してみては?
わたしは、とても面倒くさがり屋である。しかし仕事における大量のタスクを失念せずに、きちんと処理しなければならない。タスクと時間管理は、わたしの中では最優先課題であるが、これまではGoogle Tasksを利用してきた。その理由は、バックナンバー「面倒くさがり屋がToDo管理10の失敗の果てにたどりついたGmail Tasksへの道」に詳しいが、要は以下の点に集約される。
執筆時に上記の要件を満たしているものはGoogle Tasksしか選択肢がなかったのである。Gmailの右下にポップアップで表示され、タスクの追加や削除、完了などの処理がサクサクできるので、気に入っていた。しかし、いくつか不満な点もあった。
しかしこれらがすべて解消する方法があった。「Remember The Milk for Gmail」である。
「Remember The Milk」(以下、RTM)は、タスク管理ツールとしては非常に名の知れたツールである。機能も多彩で、インタフェースもこなれている。しかし、「いちいちRTMにログインしてアクセスしなければならない」という、1アクション余計にかかるため、面倒くさがり屋のわたしは敬遠していたのだ。
ところが、新しい「Remember The Milk for Gmail」は、FirefoxやGoogle Chromeのアドオンソフトとしてインストールでき、日常的に利用しているGmail受信画面の右の位置に見やすく表示される(※Chromeは4.0βからアドオンに対応)。
RTMは、GoogleTasksの不満であったラベル付きや繰り返しタスクが設定できる上、自動で日付や時間、場所などが入る便利な機能がある。
例えば、タスクの入力欄に「誠 Biz.ID 原稿 Friday 5pm」と書き込むと、自動的に「締め切り:今週の金曜日 午後5時」に設定されるのだ。これはタスクをいったん入力した後で、編集ボタンなどを操作する手間が省けて、かなり時短になる。シンタックス(特殊記号を用いた独自構文)を使うと、タスク入力時に「!1」と入れておくだけで、優先順位が1になったりする。(詳しくはこちらを参照)
もちろん、さらに細かい情報を付加したい場合は、該当するタスクをRTMの画面で開いて編集可能だ。
RTMの画面では、Gmailなみの豊富なショートカットキーが利用できるのもうれしい。「t」で新規タスクの追加、「c」で選択したタスクの完了、「d」で「期日の変更」など、ほとんどがキー入力1回で操作できて快適だ。Gmailでショートカットキーを駆使している人なら、すぐに慣れるだろう。Gmailとのコンビネーション画面でもショートカットが使えればいいのだが、Gmailのショートカットとかぶってしまうため、利用できない仕様となっている。
また、会社、自宅、移動時など、異なるPCからのアクセスの場合には、ブラウザのアドオンソフトではなく、Gmailのガジェットとして使うこともできる。この場合は、Gmail Labsの「URLでガジェットを追加」を有効にして、URLに「http://www.rememberthemilk.com/services/modules/gmail/rtm.xml」を入力すれば完了だ。Gmailの左上にコンパクトにまとめられたRTMが表示される。
もちろん、移動時にはiPhoneやアンドロイド携帯でアプリ(無料)をダウンロードしておけば、PCで入力したタスクと同期がとれた最新のToDoリストを管理できる。
使い慣れたタスク管理を別のシステムに移行するのは、慎重な判断が必要だが、このGmailとRTMのコラボレーションは、時間管理にうるさいライフハッカーにとっても、有効な選択肢となることは間違いないはずだ。年も改まったことだし、タスク管理方法を見直しても良いのでは?
知的生産研究家、新規事業プロデューサー。ショーケース・ティービー取締役COO。
リクルートで新規事業開発を担当し、グループ会社のメディアファクトリーでは漫画やアニメ関連のコンテンツビジネスを立ち上げる。その後、デジタル業界に興味を持ち、デスクトップパブリッシングやコンピュータグラフィックスの専門誌創刊や、CGキャラクターの版権管理ビジネスなどを構築。2005年より企業のeマーケティング改善事業に特化した新会社、ショーケース・ティービーを共同設立。現在は、取締役最高執行責任者として新しいWebサービスの開発や経営に携わっている。
近著に『知的生産力が劇的に高まる最強フレームワーク100』『革新的なアイデアがザクザク生まれる発想フレームワーク55』(いずれもソフトバンククリエイティブ刊)、『頭がよくなる「図解思考」の技術』(中経出版刊)がある。
連絡先: nagata@showcase-tv.com
Webサイト: www.showcase-tv.com
Twitterアカウント:@nagatameister
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.