点検:ストレスなきデジタル情報整理術

デスク周りの次はPCのデスクトップを整理する点検 ストレスなきデジタル情報整理術(2/2 ページ)

» 2010年03月18日 08時30分 公開
[大木豊成,ITmedia]
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無料オンラインツールを使いこなす

 無料ツールの代表格が、GoogleやMicrosoftが提供しているサービスです。GoogleならGmailGoogle Docs、Googleサイトが有名ですし、MicrosoftであればWindows Liveがあります。

 わたしの場合は、自社のメールサービスをGoogle Apps(無料はStandard Edition)で運用しています。「落ちたらどうするんですか?」と心配してくれる人もいますが、ある一定の割り切りです。Google Appsのメール機能にもなっているGmailは、過去にダウンしたことがありますが、以前に勤務した会社では自社運用をしていて24時間以上の障害が発生したことがあります。それに比べればマシだ、と考えるか否かです

 またGoogle Docsを使うと、外部の人とファイルを共有しやすい利点があります。Excelファイルを共有しようとすると、双方で修正を入れにくいということがありますが、Google Docsであれば、ブラウザ上で変更を入れられるので、大いに重宝しています。Google Docsは、最近になって表計算、プレゼンテーション、ワープロ以外のファイルも保存できるようになりました。これを活用すれば、自分のPC内のスペースを使わずに済むため、HDDの容量確保にも役立ちますし、モバイルPCと自宅のデスクトップで共有することも簡単です。

 最近ではWebで利用できるマインドマップのようなツールもあります。EasyStepmindmeisterがその代表格です。特にminemeisterは、「MindMeister」(iTunesStoreを参照)というiPhoneアプリからもアクセスできるので、さらに活用範囲が広がります。マインドマップのようなツールでブレーンストーミングを共有することもできるわけです。

 わたしの場合、オンラインでプレゼンテーションを見せたいことがあるため、ZOHO Showというツールを活用しています。これも場面によっては便利なツールの1つです。

 Windowsのアプリケーションの1つに、MicrosoftのVisioというものがあります。Visioはご存じの人も多いと思いますが、多くの情報を可視化したり、図面を書いたりする場合に便利なアプリケーションです。これに似たオンラインツールが、gliffyです。これがあれば図面や組織図などを共有することもできますし、オンライン上に保存しておくこともできます。

 これらのツールを使いこなすことも、すべて整理の延長線にあります。面白半分で使い始めても、目的や整理の手順を決めないまま使い始めると分散してしまうだけです。「あれ? あの資料ってどこだっけ?」――こんなことが起きてしまうくらいなら、すべて自分の手元のPC内に置いておく方がマシ、ということになってしまいます。少し使ってみて、「これは良い」となれば、手順と「どういうファイルはどこ、これはこっち」といった具合に整理するルールを決めて運用すれば良いでしょう。

 その際に大事なことは、ルールに縛られるのではなく、自分の使いやすいルールを策定し、順守することです。ルールは自分が使いやすいルールでなければ長続きしませんし、一度決めたら守らないと意味がありません。

 自分が使いやすいためのルールを策定することが大きなポイントになるのです。

著者プロフィール:大木豊成(おおき とよしげ) 

大木豊成

人材育成コンサルタント。米国PMI認定ProjectManagementProfessional取得。シンガポール大学卒業後、数々の事業立ち上げおよび企業立ち上げを経験。ソフトバンク在籍中の経験を「ソフトバンク流『超』速断の仕事術」(ダイヤモンド社)にまとめて出版した。現在はコンサルティング業のかたわら、専門学校での非常勤講師、講演などに奔走する。


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