【徹底解説】クラウド会計とは？　導入のメリット・デメリットや製品選定のポイント

会計ソフトは、記帳や仕訳、決算書の作成などができ、会計業務の効率化に役立つソフトウェアです。従来の主流であったインストール型（パッケージ型）の他にも、近年ではクラウド型の会計ソフトに注目が集まっています。

この記事では、クラウド会計ソフトについて基礎知識や機能、メリット・デメリット、選ぶポイントなどを紹介します。

クラウド会計ソフトの便利機能

クラウド会計ソフトの特徴やインストール型との違い、規模による種類を確認しましょう。

クラウド会計ソフトとは？

クラウド会計ソフトとは、経理業務を効率化するための会計ソフトのうち、インターネットを介して提供されるソフトウェアの機能を使い、会計処理を行うサービスやシステムを指します。

クラウド会計ソフトには、入力や仕訳といった経理業務を自動化し、効率化できる機能をはじめ、複数人で同時に作業ができる機能、ネット環境とPCやスマートフォンがあればいつでもどこでも使える利便性、その他のITシステムとも容易に連携できる設計、インストール不要で常に最新版の機能を使えること、これらによって運用管理コストを抑えられることなど、従来利用してきたオンプレミス型／インストール型のものに対してさまざまな利点があります。クラウド会計ソフトを導入する、あるいは従来型のソフトウェアをクラウド会計ソフトへ刷新することで経理業務の大幅な効率化が期待できます。

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クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトの違い

従来の会計ソフトは、ソフトウェアをPCにインストールして使用することが一般的でした。これらはインストール型やパッケージ型と呼ばれます。インターネット環境の有無に限らず機能を使えますが、ソフトウェアをインストールしたPC1台のみで利用することが一般的で、複数人で同時に作業をしたい場合はその分ライセンスを追加購入する必要がありました。

買い切りならばソフトウェアを一度購入すれば追加料金は発生しません。「買って使う」は単純で分かりやすいです。しかし多くの場合、機能や仕様が古くなってきたり、成長する自社の業務シーンに合わなくなってきたり、法改正に対応したりと永年買ったままで使い続けるのは難しく、最新版へのアップデートやメンテナンス、あるいはシステムサポートなどで追加料金や月額料金が発生することもありました。

このインストール型の課題や足りないニーズを改善することで近年導入企業が増え、既に一般的となっているのがクラウド型です。多額の初期投資なしに、インターネット環境とブラウザがあれば使用する場所を問わなくなる利便性がまず評価を得ています。

製品ライセンスは多くの場合、デバイス単位ではなく「アカウント単位」になります。複数人が同時に作業でき、また作業者は会社のPCでも、自宅のPCでも、スマートフォンやタブレットなどでも、どこでも、どれでも利用できる体制を実現できるようになります。

クラウドサービスの使用料金は、提供する会社へ月額（1アカウントあたり数百円程度から）や年額で使用料を支払うサブスクリプション形式がほとんどです。クラウド製品のサブスクリプション型は、買い切り型に対して毎月費用がかかり続けることを心配する人もいます。しかし、AmazonプライムやNetflixのような個人向けサービスにおけるサブスクリプション形式の認知度や理解度も進んだ状況も相まって、最新版へのアップデートやメンテンナンスのような不意のコストが不定期に発生するよりも、ランニングコストを固定できる／管理・把握しやすいことをむしろメリットととらえる人が増えています。

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クラウド会計ソフトの主な種類

クラウド会計ソフトは、個人事業主や法人向けの製品、特定の業種に特化した製品など規模や業種によって搭載する機能が異なります。

個人事業主向けクラウド会計ソフト

個人事業主向けのクラウド会計ソフトは、消耗品費や接待交際費といった日々の仕訳作業はもちろん、確定申告書も作成できるのが特徴です。白色申告と青色申告両方に対応している製品もありますが、どちらか一方のみしか対応していない場合もあるため導入前に確認しましょう。

スマートフォンアプリに対応している製品の中には、レシートを撮影して取り込みができるものもあり、入力の手間が省けます。この機能は、個人事業主だけでなく、従業員の少ない小規模企業の経理担当者にとっても記帳や決算書作成に役立ちます。

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法人向けクラウド会計ソフト

法人は、税務署への申告や株主・融資先への業績報告など会計作業が多岐にわたります。定期的に試算表や決算書を作成する必要があるため、会計作業を効率的に進めたい場合は会計ソフトが必要不可欠です。法人向けのクラウド会計ソフトには、試算表や決算書の作成、社内間における仕訳の承認・申請や権限管理といった機能が搭載されています。

また、ほとんどのクラウド型クラウド会計ソフトは、法改正に対応する機能・仕様アップデートが自動で行われます。例えば2023年10月から施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）などにも、導入すれば「自動的に法改正への対応も完了」といったように自社の課題を簡単に解決できてしまうメリットはとても大きいといえます。

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特定業種向けクラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトの中には「特定の業種」のニーズに特化した機能をウリにする製品もあります。製品それぞれで業界特有の課題を理解しており、その対策に向けて工夫した機能を備えます。

例えば、飲食店向けであれば仕入原価や原価率、客単価などをグラフで確認できる機能が、建設業向けであれば工事別の仕訳・原価計算を自動化できる機能や“2024年問題”に向けた法改正対応機能を搭載していたりします。これにより、各業界特有の指標に関する処理をソフト上で効率的に行えます。

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クラウド会計ソフトの主な便利機能

自動仕訳機能

銀行口座やクレジットカードの取引データを自動で取り込み、適切な勘定科目に自動で仕訳します。この機能により、手動入力の手間を大幅に削減し、入力ミスのリスクも低減します。

リアルタイム経営分析

売上や経費、利益などの財務データをリアルタイムで集計し、グラフやチャートで視覚的に表示します。これにより、経営者はいつでも最新の財務状況を把握し、迅速な意思決定が可能です。

請求書・見積書作成機能

請求書や見積書を簡単に作成し、メールなどで送信するタスクを支援する機能です。テンプレートを利用することで統一感のある書類を迅速に作成でき、取引先とのやり取りがスムーズになります。

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給与計算連携機能

給与計算ソフト／システムと連携し、給与明細や社会保険料の自動計算を行います。この機能により給与計算の手間を軽減し、従業員への正確な給与支払い、そして透明性確保などが可能になります。

データバックアップとセキュリティ

データの自動バックアップなどとともにデータの消失リスクを防ぎます。また、製品・機能を提供するクラウドベンダーによる高度なセキュリティ対策を自社の対策に積み増すイメージで強化できます。機密情報の漏洩リスクの低減に寄与します。

クラウド会計ソフトを導入するメリット・デメリット

前述したように、クラウド会計ソフトはインターネットを介して使用する製品、サービスです。ここでは、クラウド会計ソフトの一般的なメリットとデメリットについてご紹介します。

クラウド会計ソフトを導入するメリット

クラウド会計ソフトの導入で得られる代表的なメリットは以下の通りです。

・ネット環境があればいつでもどこでも利用できる

クラウド型は、インターネット環境と適当なデバイスがあれば場所や時間を問わずアクセスできます。経理担当者がテレワーク中に自宅からアクセスできたり、複数拠点の経理担当者が各自で直接データを入力できたりといった利点があります。

・ソフトウェアの更新作業が不要

クラウド会計ソフトはインターネット経由で提供されるため、バージョンアップが自動で行われることも特徴です。常に最新版を利用できます。

会計タスクのシーンでは、税率の改正や確定申告書の様式変更など、会計業務に重要な法的変更もよくあります。クラウド型会計ソフトであれば、このような変更時も機能や仕様を適宜自動的にアップデートしてくれます。担当者の負担を大きく減らせます。

・多様な端末で操作ができる

クラウド型会計ソフトの多くはマルチデバイスでの利用に対応しています。会社のPCはもちろん、自宅のPC、タブレットやスマートフォンといったモバイル端末から会計ソフトを使用できます。スマートフォンやタブレットでも使いやすいように文字サイズやボタンがデザインされている製品も多く存在します。

・各種データとも自動連携し、帳簿へ反映できる

クラウド会計ソフトは給与計算や請求書管理、在庫管理、売上データ、あるいは自社の業務プロセスを統合管理するERPなど、他のITシステムと容易に連携できるよう工夫した機能を備える製品も多くあります。

例えば、インターネットバンキングやクレジットカードを連携することで、利用明細も自動的に帳簿として反映できるようになります。

また、自動仕訳の機能は設定した勘定科目や摘要欄を詳細に振り分け・表示できるため、手動での入力や仕訳の手間が省け、ケアレスミスも少なくなります。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトの導入でよく挙がるデメリット、課題は以下の通りです。

インターネットの環境に左右される

クラウド型製品はインターネットへの接続が必須です。回線の通信速度が遅かったり、接続が途切れたりといった不安定な環境では会計作業をスムーズに行うことは難しくなるでしょう。

また、普段は問題なく使えても、月末から月初にかけた会計処理を行うユーザーが多いタイミングでは、アクセス集中で処理速度が遅くなることがあります。サービス事業者の都合でメンテナンスによるサービス停止を余儀なくされることもあり得ます。クラウド型といっても、自社IT部門の担当者やシステム管理者が通信環境を適宜整えたり、メンテなどに適切に対応する体制を整えておく必要はあります。

ランニングコストが発生する

クラウド会計ソフトの多くは月額や年額で提供サービス会社に使用料を支払う「サブスプリプション形態」で提供されます。使用料は製品を使い続ける限り、毎月あるいは毎年発生します。

セキュリティのリスクがある

クラウド型会計ソフトは、インターネット環境とアカウント情報があれば、時や場所を問わず会計の機能へアクセスできます。便利な反面、リスクも生じます。

クラウド型製品は、セキュリティ対策の基礎対策をクラウドサービスベンダーに任せられる利点があります。しかし、自社の重要な「カネ」のデータを扱う以上、何も対策せず／全部お任せ……ではいけません。製品側のセキュリティ対策だけでなく、自社内のセキュリティ意識や取り組み、体制の不備や不足も潜在的なリスク要因になります。

クラウド会計ソフトの選定ポイント

クラウド会計ソフトを導入する前に、自社の業種や規模、予算やサポート体制などを事前に把握することが大切です。選定前に押さえておきたいポイントについてまとめました。

自社のニーズに沿った会計処理を行えるか

クラウド会計ソフトには、個人事業主、中小規模・大規模向けのように、規模によってサービスを分けている製品もあります。企業規模が大きくなるほど搭載される機能は増えますが、多機能であれば良いというものでもないため自社の規模に合った製品の中から選びましょう。

また、クラウド会計ソフトには営業管理システムやPOSレジなど他システムと連携ができるものもあります。業種に合ったシステムや既に使用しているシステムと連携ができるか事前に確認しましょう。その他にも、顧問税理士がいる場合には、連携して使用できるか事前に確認しておきましょう。

自社の従業員が難なく操作できるか

クラウド会計ソフトは、実際に使用する担当者にとっての使いやすさも考慮しなければいけません。経理の専門用語が数多く使われているため、企業にあった細かな会計業務をする場合、簿記や会計知識がまったくない従業員には利用は難しいでしょう。しかし、ある程度の簿記の知識があれば経理初心者でも入力ができるように工夫されている会計ソフトもあるため、担当者と要件をすり合わせながら選定しましょう。

ランニングコストは予算の範囲内か

前述のとおり、クラウド会計ソフトは利用している期間はランニングコストが発生します。会社の収支を管理する経理部門に対して、業務効率のためにどれだけの予算をかけられるのか、費用対効果を鑑みてソフトを選びましょう。

多機能でサポート体制が手厚いほど料金が高くなるため、必要な機能を見極めることが大切です。

サポート体制は十分か

クラウド会計ソフトのサポート体制は、操作に関する問い合わせから経理業務の相談まで対応範囲がソフトによってさまざまです。会計ソフト導入が初めてで使い慣れていない場合には、電話や画面共有で質問対応ができるといった手厚いフォローがあると安心です。サポートの範囲や対応の速さ、サポート対応の日時が自社の営業時間と合っているかなど、無料トライアルを活用しながら比較検討するよいでしょう。

「無料版」はあるか

クラウド型のIT製品は「すぐ」「無料」で始められる柔軟性もあります。月額無料で使えてしまう「無料プラン」、あるいは一定期間無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品も多くあります。このような無料版がある製品ならばぜひ遠慮なく活用し、選定を判断していくとよいでしょう。

無料トライアルは「使い勝手や機能確かめてから決めたい」担当者向けです。平均すると30日前後、無料で有料版を「試用」できます。ここで使い勝手を中心に自社独自のフローも含めた適合性をチェックできれば、かなり有益な判断材料になります。

無料プランは、有料プランに対して「利用できるユーザー数や機能をある程度制限する」ことで無料で利用できるプランです。主に個人事業主から小規模企業向けに提供されますが、限られた人数でスモールスタートし「使い勝手を確かめてからプランを決めたい」シーンにも便利に利用できます。

主要クラウド会計システム3製品の機能比較

ここでは、ITreviewより満足度の高い評価があるクラウド会計ソフトを3つご紹介します。

法人向けのクラウド会計ソフトであれば、自動入力・仕訳や決算書の作成は基本的に備わっています。サポート体制やアプリ対応を希望しているかなど自社の目的に沿って検討しましょう。

初期費用はいずれも0円からハードルが低く、いずれも「無料トライアル」を用意します。（ITreview／会計システム 「満足度が高い順」より選定）

おすすめ製品一覧クラウド会計ソフトのおすすめ比較はこちらの記事をご覧ください

よくある質問（FAQ）

クラウド会計システムの導入検討において、ユーザーから多く寄せられる質問に回答します。

Q1. クラウド会計ツールとインストール型会計ソフトの違いは何ですか？

最大の違いは、クラウド会計ツールはインターネット経由でいつでもどこでも利用でき、自動更新で常に最新版が使えることです。一方、インストール型は初期投資で買い切りですが、バージョンアップは手動で、複数人利用にはライセンス追加購入が必要です。クラウド型はアカウント単位で複数人が同時利用でき、ランニングコストは固定されるため予算管理が容易です。

Q2. クラウド会計の導入に初期費用はかかりますか？

ほとんどのクラウド会計ソフトは初期費用0円から始められます。多くの製品が無料トライアル（1カ月ほど）を提供しており、導入前に実際の使い勝手を確認できます。月額料金は1ユーザーあたり数百円程度からで、小規模企業や個人事業主でも導入しやすい価格設定になっています。

Q3. クラウド会計システムを選ぶ際に失敗しないコツは何ですか？

自社の業種・規模に合った機能を備えているか、従業員が操作できるか、予算内のランニングコストか、サポート体制は十分かをチェックることが重要です。無料版や無料トライアルを活用して、実務フローに合致しているか事前に検証しましょう。分からなければ「ITセレクトのコンシェルジュサービスのような専門家に聞く」手段も有用です。

Q4. クラウド会計の自動仕訳機能は信頼できますか？

銀行口座やクレジットカード連携の自動仕訳は、学習と設定により99％以上の精度を実現できます。ただし完全自動では済まないケースもあるため、人的チェックを組み込むフローが重要です。最初は取引数が少ない月から試し、精度確認と設定調整を経た上で本運用に移行することをお勧めします。

クラウド会計ソフトで、従来型にはないコストメリットと連携性、自動化による効率化を実現

クラウド型の会計ソフトによって「いつでも、どこでも」の経理業務を実現し、業務の効率化が期待できます。導入前に機能と費用対効果を鑑みて比較検討し、無料プランや無料トライアルで実際の使用感を試すことが失敗しないコツで、導入に向けた第一歩となるでしょう。

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