勤怠管理にGPSを活用するなら？　現場・リモート・直行直帰をラクにする管理方法を解説

リモートワークや直行直帰、外回りなど、多様な働き方が広がる今、従来の勤怠管理だけでは把握しきれない課題が増えています。そこで注目されているのが「GPS型勤怠管理」です。スマートフォンを使って位置情報と打刻を同時に記録できるこの仕組みは、現場の業務効率を高め、不正打刻や情報の属人化を防ぐ手段として、多くの企業が導入を進めています。

本記事では、GPS勤怠管理が求められる背景や仕組み、導入メリットから注意点・選び方まで、導入前に知っておきたいポイントを詳しく解説します。

この1ページで解決！勤怠管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを理解する｜おすすめ製品をタイプ別に比較

GPS型勤怠管理が求められている理由

現代の働き方は、リモートワークや直行直帰、外回りや多拠点業務など多様化しています。このような時代背景の中で、GPS打刻を活用した勤怠管理が注目されています。単なる出退勤記録にとどまらず、信頼性や公平性、業務効率まで高められるとして、多くの企業が導入を検討しています。ここでは、なぜGPS型の勤怠管理がこれほどまでに重要視されているのか、その背景と現場の課題に触れながら解説していきます。

直行直帰や外回りにも対応しやすくなる

営業や現場作業、訪問介護など、オフィス以外の場所で働く人が増えている今、出勤や退勤のためだけに会社へ戻るのは大きな負担です。GPS打刻ができる勤怠管理を活用すれば、スマートフォンでその場ですぐに打刻できるため、余計な移動時間や交通費の削減につながります。報告や手続きの手間も減るので、現場スタッフの負担も軽減されます。

リモートワークや複数拠点の管理をシンプルにできる

自宅やコワーキングスペースなど場所を問わず働くケースが一般化し、管理者は誰がどこで働いているか把握しづらくなっています。しかし、GPS打刻ができる勤怠管理を導入すれば、打刻時の位置情報も記録できるため、管理側も働き方に合わせて勤務状況を正確に確認できます。現場だけでなく管理部門の負担も減らせるのです。

GPS型勤怠管理の基本と打刻の仕組み

ここからは、GPSを活用した勤怠管理の具体的な仕組みと、その基本機能について分かりやすく説明します。

シンプルな操作で導入もしやすい

GPS型勤怠管理システムは、従業員が日常的に使っているスマートフォンやタブレットで勤怠管理ができるのが大きな特徴です。専用アプリをインストールし、出勤や退勤のボタンを押すだけで、時刻とともに位置情報も自動で記録され、クラウド上に保存されます。このため、自己申告制よりも正確性が高く、高額な専用機器も不要なので、導入も簡単です。

勤怠データがリアルタイムで管理画面に反映される

管理者は、パソコンやスマートフォンから管理画面にアクセスし、誰がどこで働いているかをリアルタイムで確認できます。勤怠管理システムによっては、地図上に従業員の位置がアイコン表示されたり、出勤・退勤状況が一覧で把握できたりするため、急な業務指示や人員配置もスムーズに行えます。さらに、勤怠データは自動で集計されるため、月次の集計や残業時間の管理も負担なく進められます。

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GPS型勤怠管理を導入するメリット

GPSを活用した勤怠管理システムは、ただ業務を効率化するだけでなく、現場や管理部門にさまざまなプラスの効果をもたらします。

打刻漏れや不正打刻を防止できる

従来のタイムカードや自己申告の場合、実際にその場にいたかを証明することが難しく、代理打刻などの不正が起こりやすい課題がありました。GPS型勤怠管理では打刻時の位置情報も一緒に記録されるため、その場にいた証拠が残り、不正や打刻ミスを大幅に減らすことができます。

現場や外出先でも正確な記録が残せる

営業の外回りや直行直帰、訪問介護など、働く場所が多様な場合でも、その場で確実に出退勤が記録できるため、勤務状況の正確な把握と集計が行えます。これにより、業務の効率化やトラブルの予防にもつながります。

コストを抑えつつ導入できる

専用の打刻端末や複雑な機器は必要なく、多くのシステムではスマートフォンをそのまま利用できます。また、無料プランや低価格のサービスも多く、導入ハードルが低いのも大きな魅力です。

手軽に勤怠管理を始めたい方は「コストを抑えて勤怠管理システムを導入する方法」もご覧ください。

給与計算の精度アップや作業負担の軽減につながる

勤怠データがリアルタイムで集計されるため、給与計算や労務管理にもそのまま活用できます。これにより、手入力のミスや計算間違いを防ぎ、経理や労務担当者の負担を減らすことが可能です。

従業員自身の勤務履歴を可視化できる

自分がどこで何時に働いたかをスマートフォンから確認できるため、働き方の振り返りや、トラブルが起きた際の証明にも役立ちます。こうした透明性の向上は、従業員の安心感にもつながります。

GPS型勤怠管理のデメリット・注意点をしっかり理解する

GPS型勤怠管理には多くのメリットがありますが、導入前に押さえておきたい注意点もいくつかあります。事前にデメリットやリスクを知り、適切な対策を検討しておきましょう。

デバイスや通信環境に左右される場合がある

GPS勤怠管理システムはスマートフォンやタブレットの性能、OSのバージョン、そして通信環境に大きく影響を受けます。古い端末ではアプリが正常に動かないこともあり、地下やビル内、山間部など電波の届きにくい場所ではGPSの取得が難しくなる場合があります。このため、システム導入前に端末の対応状況や利用環境を必ず確認してください。

プライバシー配慮やルール整備が欠かせない

GPSで位置情報を取得することに不安を感じる従業員も多いため、どのタイミングで、何の目的で情報を利用するのか、必ず明確にしておく必要があります。勤務時間外や業務と関係ない場面での位置情報取得はトラブルの元になりやすいです。導入時には、就業規則や社内ルールに位置情報の利用目的・取得範囲をしっかりと明記し、全員の理解と同意を得てから進めることが大切です。

導入時に確認：GPS型勤怠システムの選定ポイント

数多くのGPS型勤怠管理システムから自社に合ったサービスを選ぶには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでは選定時に確認したい主なポイントをまとめます。

セキュリティやプライバシー対策がしっかりしているか

従業員の個人情報や位置情報を扱うため、不正アクセスや情報漏えいを防ぐセキュリティ対策があるシステムを選ぶことが大切です。二段階認証やデータの暗号化などが導入されているか確認し、位置情報の保存期間や利用目的が明確にされているかにも注目しましょう。

導入サポートやトラブル時のフォロー体制

初めて勤怠管理システムを導入する企業では、設定や運用で困ることもあります。サポート体制が充実しているサービスや、初期設定を丁寧にサポートしてくれるベンダーを選ぶと安心です。万が一トラブルがあった際も、すぐに相談できる窓口があるか確認しましょう。

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無料・低コストで使えるGPS型勤怠アプリや人気サービスを比較する

「なるべくコストをかけずに始めたい」「まずは無料で試したい」という企業向けに、主要なGPS対応勤怠管理サービスの特徴をまとめます。導入検討時の参考にしてください。

GPS打刻に対応する主要な勤怠管理システム

業種や従業員規模、使い方に合わせて選べる

たとえば直行直帰やリモートワークが多いならスマートフォン対応を重視したり、現場ごとに複数拠点での打刻が必要なら地図表示や打刻制限機能の有無を確認すると良いでしょう。サポートや連携機能も含めて、業務の実態にフィットするシステムを選ぶことをおすすめします。

勤怠管理システムの選び方については「低コストで実践する勤怠管理システムの選び方」もご覧ください。

関連低コストで実践する勤怠管理システムの選び方

リモートが多い職場の効率化と安心を両立するなら、GPS勤怠管理の導入がおすすめ

外回りや直行直帰、リモートワークが増えるなか、勤怠管理の見える化と効率化を目指すならGPSを活用したシステム導入を検討してみませんか？

無料アプリや低コストなサービスも増えているので、まずはトライアルから始めて自社にあった仕組みを見つけてみましょう。

これからの柔軟な働き方を支えるためにも、現場目線と安心感のバランスを意識した勤怠管理のアップデートがおすすめです。

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