今回は、Excel上で数字や数式を扱う上で便利なTipsをご紹介します。
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「ルックスが大事」ということで紹介したこともある「表示形式」。なかでも今回は、数字や数式を扱う上で覚えておくべきTipsをご紹介します。Excelで数字を扱う場合、書式設定の基本として、「0(ゼロ)」と「#」を覚えましょう。
書式の設定 | ### | 000 | #,### | #,##0 |
---|---|---|---|---|
入力数字 | 10 | 0 | ||
結果 | 10 | 010 | 空欄 | 0 |
ケタ数が多い際には、数字そのものが読みにくくなるので、3ケタ単位などで数値を“丸める”ことがありますよね。その場合「百万」などの単位を付けておきます。
でも、基幹システムから引き出したデータを利用したり、元となるデータがほかの資料でも使われていたりする場合、いちいち単位を少なくするのも手間です。そこで、表示形式を利用しましょう。
「ケタ区切りカンマ」の設定を行うと「#,##0」の書式が設定されます。つまり3ケタごとに、カンマが付きます。では、下3つの「0」を丸める場合どうするのでしょう? それは最後にカンマを足すだけです。カンマの数で、3ケタ単位で「0」を丸められます。
書式の設定 | #,##0 | #,##0, | #,##0,, |
---|---|---|---|
結果 | 1,000,000 | 1,000 | 1 |
上の表は、入力数字が「1,000,000」の場合です。数値を丸めると、結果として非表示にした部分は四捨五入されることを覚えてください。
会員番号や商品Noなど、「10」ではなく「0010」といった決まったケタ数で表示したいこともあるでしょう。ですが、セルに「0010」と入力しても「10」としか表示されません。数値ではなく文字列として設定する方法もありますが、番号順に並べ替えたいという場合、不都合が生じます。
一番上の表でも例として挙げていますが、この場合はケタ数分の「0」を書式として設定しましょう。
Excelでは、始めに「=」や「−」、「+」を付けてデータ入力すると、計算結果が表示されます。これらの記号を、単に文字列として認識させる方法は2つ。
いちいちダイアログを表示するのが面倒なわたしは、「’」を利用することが多いですね。
インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。
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