緊急度と重要度――あなたの活動を「時間管理のマトリックス」で考えてみる：「7つの習慣」セルフ・スタディ・ブック 第三の習慣

日々の活動を「緊急度」と「重要度」の観点から見てみましょう。あなたが目標を実現するために、何を優先し、何を後回しにするべきかを考える手助けになります。

[フランクリン・コヴィー・ジャパン，Business Media 誠]

「7つの習慣」セルフ・スタディ・ブック with DVD Vol.4　第三の習慣：重要事項を優先する

　実りある人生を送っている人々には共通する習慣があった――1996年に発売されて以来、ビジネスパーソンをはじめとする世界中の人々に多くの影響を与えたスティーブン・コヴィーのベストセラー『7つの習慣』。

　ビジネスパーソンとしての自分、夫としての自分、テニススクールの一員としての自分、父親としての自分――さまざまな役割を担うあなたは、仕事以外にもするべきことが多いはずです。多くの役目をこなすためには「重要事項を優先する」ことが必要不可欠。『「7つの習慣」セルフ・スタディ・ブック 第三の習慣』から、「ビジョン実現のための計画と自制」を学べる5編を抜粋してお届けします。

　私たちの日々の活動を「緊急度」と「重要度」の観点から見てみましょう。

　「緊急」とは「すぐに」や「至急」といった言葉と一緒にやってくる用件です。反対に「重要」とは、あくまで自分自身にとって重要なこと。必ずしも急ぎとは限りません。「これは重要だから」といわれることはよくありますが、それは「依頼した人にとって重要なこと」なのです。少し整理しておきましょう。

• 緊急……すぐに対応しなければならないように見えるもの。「今すぐ」と私たちに働きかけてくるもの。即時の対応を要求するもの。
• 重要……最終的な成果に関連しているもの。あなたのミッション、価値観、目標の達成に結びついているもの。

　通常、私たちは「緊急度」を中心にして仕事をしていることが多いのではないでしょうか。上司や先輩から「午前中までに」や「明日中に仕上げてくれ」あるいは「これは来週でいいから」といったように、「いつまでに」という指示のもと仕事が舞い込み、それに対応しています。

　また、電話は私たちが何をやっていようとお構いなしにかかってきます。他の人と一緒にいたとしても、その人を待たせて、電話の相手を優先することになります。まさに緊急事項です。

　それに対し、「重要度」というのは、私たちの人生に影響を与えるようなこと、大きな目標に関することが中心です。あなた自身の問題なので、「至急」とか「すぐに」と急き立てられることはあまりありません。その代わり、自分から行わないと達成されることはありません。

　以上、「緊急度」と「重要度」の考え方を理解したら、下の「時間管理のマトリックス」に当てはめて考えてみましょう。私たちの行動や活動について、重要かどうかを縦軸に、緊急かどうかを横軸に割り当てた表です。さらに、表の中のそれぞれの欄にI〜IVまでの領域名を振ることにします。

重要度／緊急度	緊急	緊急ではない
重要	第I領域 ・危機や災害、事故、病気 ・締め切り直前のタスク ・クレームへの対応 ・直前に迫った会議の資料づくり	第II領域 ・人間関係づくり ・体力づくり ・スキルアップ（自分を磨くこと） ・準備や計画 ・適度な息抜き
重要ではない	第III領域 ・無意味な電話やメールへの対応 ・突然の来訪への対応 ・多くの会議 ・無意味な接待やつきあい ・多くの報告書	第IV領域 ・暇つぶし ・長時間、必要以上の息抜き ・だらだらとした電話 ・世間話 ・その他、無意味な活動

　そうすると、以下のような4つの領域に分類することができます。

• 第I領域：緊急かつ重要な領域
• 第II領域：緊急ではないが重要な領域
• 第III領域：緊急だが重要ではない領域
• 第IV領域：緊急でも重要でもない領域

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　これらの領域の中で、実は最も重要なのが「第II領域」なのです。第II領域に分類される事柄は、あなた自身が強い意志を持って実行しなければ、成し遂げることはできません。

　次回以降は、第I〜第IVの各領域の事柄について、具体的にどのように対応していけばよいのかをお伝えしていきます。さらに詳しい内容を知りたいという方は、書籍『「7つの習慣」セルフ・スタディ・ブック 第三の習慣』をご覧ください。