「攻めの思考」の情報管理・マイクロソフトのECM：コンプライアンス時代のマストアイテム！エンタープライズコンテンツ管理（2/2 ページ）

[ITmedia]

情報活用のニーズ＝SharePointの特徴

　現在、企業の生産活動において、情報の共有は必須の要件である。そして、これからの仕事環境においては、その共有の手法をより便利なものへと進化させていく必要が出てきている。

　「ネットワークを介して外部の人もアクセスできること」「文書作成、フロー作成、管理などの各面で使いやすいツールであること」「海外の子会社のことなどを考え、マルチ言語に対応していること」「部署間をまたがっての文書検索ができること」「意識調査などのためのアンケート機能などがあること」「教育関連などのためのストリーミング機能が備えられていること」などは標準的に求められているものだ。そのほか、基本機能として、「ドキュメントのバージョン管理やレコードマネージメントができること」「ドキュメントの承認機能が備えられていること」なども挙げられる。こうしたニーズはそのまま、SharePointの特徴となっている。

SharePointが実現するエンタープライズコンテンツ管理の特長

　もちろん、こうした便利な機能を使うための背景には、セキュリティやコンプライアンスの求めに応じ、それらの情報がトータルに管理され、安全性が保証された体制が整っていなければならない。SharePointのシステムでは、基盤をActive Directoryやセキュリティ製品でしっかり守りつつ、WordやExcelで作成したドキュメントを共有していく仕組みということになる。SharePointを利用すれば、誰が何をやっているかということが管理できる。それでいながら、実際の使い勝手としては、今まで、ファイルサーバに公開しているのと同じようにして運用していける。

　新しいSharePointは、生産性の向上と管理の効率化のために作られた新しいシステム形態である。

　加えて、SharePointを中核とするシステムにすれば、個々の部署ごとに入っているサーバもトータルに管理できるようになるということだ。実際のところ、企業の基幹にあるようなデータベース系のホストコンピュータに入っているデータなどは、頑丈にできているため、なかなか改ざんなどはされず、比較的安全なものだが、部署ごとのサーバに入っているようなデータは、それほどきちんと管理されていないことがしばしばだ。そして、そこを管理することこそが大切なのである。

　このように、SharePointをシステムの中核とすることで、企業内の情報を管理・活用する体制を作ることができる。次回は、実際にシステムを構築した際に得られるメリットを、より具体的に見ていこう。

このコンテンツはアイティセレクト2006年12月号増刊に掲載された記事を再編集したものです。