EC需要の高まりにより物流が活性化し、一部の企業は好調な売り上げを記録しています。一方で販売する商品の在庫管理に頭を悩ませる企業は多く、管理ミスによる欠品や廃棄ロスといった問題の早期解決が望まれています。商品の入出庫状態や在庫数を明確にする「見える化」は、在庫管理における課題を解決する取り組みのひとつです。業務効率化やコストカットを実現するには、どのような取り組みを始めればよいのでしょうか。
本記事では、在庫管理システムの導入で実現する効果、導入メリットと主な機能、そして検討ポイントを詳しく解説します。あなたの会社とビジネスに適する在庫管理システムを見つけるための一助となれば幸いです。
在庫管理の見える化で期待できる効果
在庫管理の見える化とは、在庫状況を誰もがすぐに理解できるようにするために商品や原材料などの在庫状況をデータ化し、システム上で確認しやすくする取り組みです。見える化が進むことによって、在庫管理の業務にどのような効果が期待できるのでしょうか。
- 業務の効率化が図れる
- 業務の属人化を防げる
- 在庫の数量や品質を適正に保てる
- 保管スペースをより有効に活用できる
○業務の効率化が図れる
在庫の見える化が進むと、在庫管理業務全体が効率化し、少ない労力でスムーズに進められるようになります。倉庫内に保管された商品の種類や数量、保管位置といった情報がシステムで一元管理されるため、商品の入出庫がスムーズに進められます。
顧客からの注文や補充のための発注作業のたびに一から在庫を確認する必要がなくなりますので、スピーディかつ正確な対応ができるようになるでしょう。
○業務の属人化を防げる
在庫管理の見える化は、業務の属人化防止にも役立ちます。多くの企業は見える化を進めるためにシステムを導入します。システム導入をすることで在庫管理業務を標準化できれば、誰が対応しても同じ結果になる業務フローになります。これにより、「一部のスタッフしか対応できない」という状況を避けられるようになります。
○在庫の数量や品質を適正に保ちやすい
在庫管理を見える化することにより、各商品の在庫状況が分かりやすくなります。現在保管している数量だけでなく、入出庫が行われた記録も確認しやすくなりますので、需要予測に基づいた発注計画を立てやすくなるでしょう。
また、過剰在庫は賞味期限切れや流行遅れ、品質低下といった商品トラブルに繋がりますが、適切な量の在庫を抱えることで、不良在庫化による損失を防止できます。
○保管スペースをより有効に活用できる
在庫を見える化することで適切な商品量の保有に繋がり、保管にかかるコストの削減が期待できます。不良在庫が倉庫の一角に置かれ続けることがなくなるため、倉庫を適切に広く使えるようになり、作業効率や安全性の向上に繋がります。
在庫の見える化を実現するための主な方法
「在庫の見える化」には在庫管理システムの導入で解決できる可能性が高いです。しかし、ただシステムを導入するだけで課題解決や成果創出が実現するわけではありません。効果的に管理するためにも以下の要素を「導入の事前準備」としてじっくりと行っていきましょう。
●保管場所を「ロケーション管理」する
ロケーション管理とは、倉庫の棚や保管エリアに番号を振り、商品の住所を作る管理方法です。入庫した商品を保管するルールを決めることで保管場所が明確になり、在庫の過不足を把握しやすくなります。
ロケーション管理には「固定ロケーション」と「フリーロケーション」の2つの方法があります。
固定ロケーションは、商品の種類ごとに保管場所を固定する方法です。何番の棚に何の商品を置くというルールに従って保管しますので、商品ごとの在庫状態を一目で確認しやすくなります。ただし、空いているスペースに他の商品を置けなくなりますので、有効活用できないスペースが生まれやすくなります。
フリーロケーションは、商品の置き場所を固定せずに空きスペースへ置く保管方法です。商品を保管する場所に制限がなくなるため、倉庫内のスペースを有効に活用しやすくなります。一方、同じ商品を複数の場所で保管することになりやすいため、視覚的に在庫把握しにくく、ピッキング作業に時間がかかりやすくなります。
どちらのロケーション管理にもメリットとデメリットがありますので、自社の業務内容や倉庫事情を踏まえて管理方法を選びましょう。
●5Sの習慣化に取り組む
在庫管理の見える化はシステムの力だけでは達成できません。在庫を管理しやすい環境を作るため、まずは業務を進めるうえで「5S」を意識するように変えていきましょう。
5Sとは、職場環境の環境維持のための取り組みである「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」を指すスローガンです。5つのSの実現に向けた取り組みを徹底することで、在庫を見える化しやすくなるだけでなく、倉庫内での勤務環境の改善、安全管理体制の構築、業務効率の向上につながります。5Sはすべての従業員が行いたい取り組みですが、全員に意識が浸透するまでには時間がかかります。徐々に取り組みを始め、5Sを実践できる業務フローを少しずつ定着させましょう。
●在庫管理システムで的確に管理する
倉庫内に5Sの意識が浸透したら、次のステップとして在庫管理システムの導入を進めましょう。システムは在庫管理に関する業務を一元管理できるため、在庫管理の情報を見える化が実現できます。さらに、システムは在庫管理、入出庫管理、棚卸のサポート、データ分析、他システムとの連携機能が提供されています。これらの機能を活用することで、在庫管理以外の業務の効率化にも役立ち、正確な在庫状況をリアルタイムで共有し、業務全体の効率化を図ることが可能になります。
在庫管理システムを導入する際の選定ポイント
在庫管理システムには多くの製品があり、使用できる機能や費用はそれぞれ異なります。自社の業務を円滑に進め、在庫管理の課題を解決できるシステムを選択できれば、在庫の見える化も実現しやすくなるでしょう。
- 在庫登録と管理方法／機能の有無と、“自社にとって”の使い勝手
- コストパフォーマンス
- カスタマイズ性
- サポート体制
・在庫の登録や管理方法
在庫は商品の入出庫や棚卸結果を記録することで、システム上で管理できるようになります。システムごとに採用している商品の登録方法が異なりますので、自社にとって利用しやすい登録や在庫管理ができるシステムを選びましょう。
例え評判がいい製品だとしても、自社のやり方、現場の従業員にとって使いやすい機能が備わっているとは限りません。可能ならば無料トライアルを利用し、実際に現場で登録テストをするのがおすすめです。
・コストパフォーマンス
在庫管理システムは、基本的に導入時に利用料金などコストがかかります。必要な費用はシステムごとに異なりますが、利用できる機能が増えるほど費用が引き上がる傾向があります。コストパフォーマンスが高いシステムを導入できるように、不要な機能が少ないシステムをリストアップしておきましょう。
・カスタマイズ性
一部のシステムは、独自機能の追加開発が可能です。標準機能では解決できない課題がある場合はカスタマイズ性の高い製品を選ぶのがおすすめです。なお、業界特化型の在庫管理システムは業界特有の商習慣に対応していますので、カスタマイズせずに課題を解決できるかもしれません。
また、販売管理や生産管理などのシステムとの連携により、機能が拡張できる製品もあります。課題解決とともに業務効率の向上が見込める場合がありますので、連携させたいツールを意識した製品選びも大切です。
・サポート体制
在庫管理システムは業務効率化が期待できるツールですが、機能が停止すると在庫管理業務がすべて滞るリスクがあります。社内に不具合対応ができるエンジニアがいない会社は、万が一トラブルが発生したときに備え、手厚いサポートを受けられる製品を選びましょう。
在庫管理の見える化は在庫管理システムの導入から
在庫管理を見える化できると、不要な在庫が減り無駄なコストを抑えられるようになります。またデータ分析により必要な商品数が予測しやすくなるため、売り上げの最大化も期待できるでしょう。
在庫管理の見える化には、在庫管理システムの導入が必須といえます。自社の業務内容や扱う商品にあったシステムを選び、効率のいい在庫管理の実現を目指しましょう。
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