「在留資格の更新期限をExcelで管理しており、対応漏れが不安」「在留資格や制度に応じて必要な手続き・書類が異なり、管理に手間がかかる」──。こうした外国人材の雇用・労務管理に関する課題解決に役立つのが、外国人雇用管理システムです。
外国人雇用管理システムを活用すれば、在留資格や在留期限、必要書類などの情報を一元管理し、更新期限の管理や各種手続きに伴う業務を効率化できます。一方で、対応する在留資格や書類作成、期限通知、外国人材・登録支援機関との情報共有など、搭載する機能や対応範囲は製品によって異なるため、「自社に必要な機能や製品の選び方が分からない」という悩みも生じます。
本記事では、外国人雇用管理システムの仕組みや導入メリット、注意点、選定基準を整理し、おすすめ製品を比較・紹介します。
この記事のポイント
- 外国人雇用管理システムとは: 特定技能や技能実習など外国人材の雇用書類作成や期限管理を効率化するシステムです。
- 導入メリット: 更新期限のアラート通知と書類の自動作成により、対応漏れの防止と事務作業の削減を同時に実現できます。
- システム選定の基準: 自社が雇用する在留資格の種類への対応範囲や、登録支援機関との連携機能の有無を確認することが重要です。おすすめ製品の比較表はこちら。分からなければ「専門家に聞く」手段もあります。
- 主な機能: 在留資格等書類の自動作成、期限アラート通知、多言語対応、支援機関連携管理などの機能が搭載されています。
主な外国人雇用管理システムの機能比較表
| 製品名 | 在留資格等書類の自動作成 | 従業員情報の一元管理 | 期限アラート通知 | 多言語対応 | 在留カード真贋確認 | 就労可否判定 | 面談・巡回記録 | 支援機関連携管理 | 届出書類の自動作成 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SMILEVISA | ○ | ○ | ○ | ○ | ─ （要確認） |
─ （要確認） |
○ | ─ （要確認） |
○ |
| ビザマネ | ─ （要確認） |
○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ─ （要確認） |
─ （要確認） |
○ |
| irohana for 所属機関 | ○ | ─ （要確認） |
○ | ─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
| かんべえ | ○ | ○ | ─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
○ | ○ | ○ |
| Linkus | ○ | ─ （要確認） |
○ | ─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
─ （要確認） |
○ | ○ |
| ※2026年09月時点のITセレクト製品データベース情報および製品公式Webページ情報より、AIを用いて作成 ※AIは誤った情報を生成することがあります。最新情報は各製品・サービスの公式情報を参照の上ご活用ください 掲載情報についてのお問い合わせ |
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目次
外国人雇用管理システムとは
特定技能や技能実習など、外国人材の雇用に関わる書類作成や在留資格の期限管理を効率化するシステムです。更新期限のアラート通知や書類の自動作成により、対応漏れを軽減する役割を担います。
定義と対象範囲
外国人雇用管理システムは、在留カード情報や雇用契約情報などの従業員情報を一元管理し、在留資格関連の書類作成や届出業務を支援する製品が中心です。登録支援機関との連携機能や、在留カードの真贋確認機能を備える製品もあります。
対象となる管理業務の範囲
主な対象業務は、在留資格関連書類の作成、従業員情報の一元管理、在留期限のアラート通知、多言語での案内対応、面談・巡回記録の管理などです。雇用する外国人材の人数が多い企業ほど、期限管理の一元化による効果が大きくなります。
なぜ今必要とされるのか
人手不足を背景に、製造業や建設業を中心に外国人材の雇用が広がる一方、在留資格の種類ごとに異なる更新手続きや届出義務があり、Excel等での手作業管理では対応漏れのリスクが高まっています。外国人雇用管理システムは、こうした管理業務の負担とリスクを軽減する手段として関心が高まっています。
採用選考の段階から外国人材情報を管理したい場合は、採用管理システム（ATS）との連携なども確認しましょう。
メリット・デメリット
外国人雇用管理システムの導入には、対応漏れの防止や書類作成の効率化といったメリットがある一方、既存の人事システムとの役割整理や運用定着に配慮すべき点もあります。両方を踏まえて導入方針を検討することが求められます。
導入メリット
主なメリットとして、期限管理の徹底、書類作成の効率化、多言語対応による負担軽減が挙げられます。
在留期限の対応漏れを防止できる
在留資格の更新期限が近づくとアラート通知が届くため、手作業での期限管理に比べて対応漏れのリスクを大幅に軽減できます。複数名の期限を一覧で把握できる点も安心材料になります。
勤怠実績とあわせて在留期限を管理したい場合は、勤怠管理システムとの連携可否も確認しておくと安心です。
在留資格関連の書類作成を効率化できる
在留資格の種類ごとに必要な書類をシステム上で自動作成できるため、制度ごとに異なる様式を都度確認しながら作成する手間を省けます。
多言語対応で外国人材とのやり取りを円滑にできる
案内文書や通知を多言語で表示・送付できる機能により、外国人材本人が内容を理解しやすくなります。人事担当者が個別に翻訳する負担も軽減されます。
デメリット・注意点
他方で、既存の人事システムとの重複や、運用定着への配慮も欠かせません。
既存の人事システムと機能が重複しやすい
勤怠管理や給与計算など、既に導入済みの人事システムと従業員情報の管理範囲が重なる場合があります。導入前にどのシステムがどの情報を管理するのかを整理しておく必要があります。
制度改正への追従状況を確認する必要がある
在留資格制度は改正が行われることがあるため、システムが最新の制度に対応しているかを継続的に確認する必要があります。ベンダーのアップデート体制も選定時の確認ポイントになります。
外国人雇用管理システムの主な機能
選定の前に代表的な機能を押さえておくと、自社ニーズとの適合を確認しやすくなります。
在留資格等書類の自動作成機能
在留資格の種類に応じた申請書類や届出書類を、登録済みの従業員情報から自動作成する機能です。
従業員情報の一元管理機能
在留カード情報、雇用契約情報、在留期限などの情報を従業員ごとに一元管理する機能です。
期限アラート通知機能
在留期限や各種更新手続きの期限が近づくと、担当者へ自動で通知する機能です。
支援機関連携管理機能
登録支援機関とのやり取りや、支援計画の実施状況を管理・共有する機能です。
外国人雇用管理システムの選定で確認すべき3つの観点
以下の3点を軸に評価を進めることをおすすめします。
対応する在留資格の種類が自社ニーズと合っているか
特定技能・技能実習・技術人文知識国際業務など、自社が雇用する在留資格の種類に対応しているかを確認します。対応範囲が狭いと、一部の従業員は別途管理する必要が生じます。
既存の人事システムとの連携可否
勤怠管理システムや給与計算システムなど、既に導入済みの人事システムとデータ連携できるかを確認します。連携が不十分だと、従業員情報の二重入力が発生しやすくなります。
人事情報を全社的に一元管理したい場合は、人事管理システムとの違いも確認しましょう。
登録支援機関との連携のしやすさ
登録支援機関を利用している場合、支援計画の進捗共有や書類のやり取りがシステム上で完結できるかを確認します。連携機能が乏しいと、システム外でのやり取りが残り効率化の効果が限定的になります。
よくある質問（FAQ）
「外国人雇用管理システム」の導入検討において、ユーザーから多く寄せられる質問に回答します。
Q1. 外国人雇用管理システムとはどのような仕組みですか。
特定技能や技能実習など、外国人材の雇用に関わる書類作成や在留資格の期限管理を効率化するシステムです。更新期限のアラート通知や書類の自動作成により、対応漏れを軽減する役割を担います。
Q2. 外国人雇用管理システムと既存の人事システムはどう使い分けますか。
勤怠管理や給与計算などの一般的な人事業務は既存システムが担い、在留資格関連の書類作成や期限管理は外国人雇用管理システムが担う、という役割分担が一般的です。導入前にどちらがどの情報を管理するかを整理しておくことをおすすめします。
Q3. 外国人雇用管理システムは登録支援機関とも連携できますか。
支援機関連携管理機能を備えた製品であれば、支援計画の進捗共有や書類のやり取りをシステム上で行えます。登録支援機関を利用している場合は、連携機能の有無を確認することをおすすめします。
Q4. 在留資格制度が改正された場合、システムはどう対応しますか。
制度改正への対応状況はベンダーによって異なります。選定時には、過去の改正時にどの程度迅速にアップデートが行われたかを確認しておくと安心です。
外国人雇用管理システムで、在留資格管理の対応漏れを防ぐ体制を整える
外国人雇用管理システムは、在留資格関連の書類作成や期限管理を一元化し、対応漏れのリスクを軽減する基盤です。多言語対応や支援機関連携により、人事担当者と外国人材双方の負担を減らせます。既存の人事システムとの役割分担を整理したうえで、自社が雇用する在留資格の種類に合った製品を選ぶことが成功の鍵です。外国人雇用管理システムの導入を通じて、安心して外国人材を受け入れられる体制を構築してみてはいかがでしょうか。
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