外国人雇用管理システムのランキング

「SMILEVISA（スマイルビザ）」は、株式会社CROSLANが開発・提供する、特定技能外国人の申請書類作成・人材管理・自社支援を一元化する受入れ企業向けクラウドシステムです。専門知識がなくても、手順に沿って入力することで、認定・変更・更新申請から定期・随時報告の書類作成やオンライン申請用CSVデータの作成ができるようサポートします。
登録支援機関への管理委託から自社支援体制へ切り替えることで管理費用の削減に寄与し、これまでに多くの企業で導入され、豊富な申請や管理実績を重ねているのが特徴です。

■直感的な手順入力とオンライン申請・定期報告の効率化
複雑な在留資格申請や定期報告業務を直感的に作成できる操作画面となっています。認定申請、変更申請、更新申請に加え、特定技能2号や特定活動、介護の資格にも対応しており、申請手順に沿って入力することで、入管申請手続きの迅速化に役立ちます。また、定期面談や相談苦情の記録管理、各種届出用CSVデータの出力機能も備えているため、書類作成に伴う作業工数の削減や属人化の抑制に対応することで、紙を使わない運用の定着を後押しする構成となっています。

■12カ国語対応と在留期限の事前通知による適切な人材管理
外国人の基本情報や保有技能、職歴情報、在留期限を一元管理するデータベース機能を搭載しています。期限計算やアラート通知機能により、更新漏れや不法就労リスクの低減に寄与する仕様です。また、日本語やベトナム語、ミャンマー語など12カ国語に対応しているほか、通訳・翻訳、住居、通信カード（SIM）の手配、日本語学習といった生活支援サービスも備えており、外国人スタッフの定着と活躍を後押しする仕組みです。

■自社支援の立ち上げに伴走する支援体制
初めて特定技能外国人を受け入れる企業や自社支援へ移行する企業向けに、専門スタッフによるマンツーマンでの自社支援対応を展開しています。Web会議ツール（Zoom）での手続き説明や、メール・チャットによる相談窓口を用意しており、豊富な自社支援移行実績に基づくノウハウを共有することで体制の構築に伴走します。また、登録人数に応じた明確な月額料金体系を採用しており、単体での専門サポートや特定技能人材の紹介サービスなどにも対応できる体制です。

「Linkus（リンクス）」は、BEENOS HR Link株式会社が提供する、特定技能外国人の雇用や管理の効率化を後押しする総合管理プラットフォームです。受入れ企業と登録支援機関の双方に対応した専用アカウントを備えており、支援業務の外部委託から自社支援まで多様な管理形態の一元化に対応しています。
また、自社支援の導入意向の高まりや制度改正にも迅速に対応し、導入支援から運用の定着までを後押しする仕様です。

■クリック操作による申請書類作成とオンライン届出の効率化
各種申請書類を簡単な選択操作で作成でき、出入国在留管理庁へのオンライン申請に対応したデータ出力が可能です。特定技能1号・2号の申請書類をはじめ、定期届出や随時届出、各種帳簿の作成まで幅広く対応し、書類作成に伴う作業時間の軽減や手動転記のミス抑制に寄与する設計となっています。また、重要書類の提出確認リストやデータ共有機能を備え、本部・店舗間や支援機関とのスムーズなファイル受け渡しを後押しする仕組みです。

■期限の事前通知と複数端末対応による適切な労務管理
在留資格の更新期限をはじめ、定期面談、健康診断、36協定更新、協議会加盟証明書の更新時期を事前にお知らせする通知設定機能を搭載しています。パソコン、スマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しており、現場での面談記録や相談対応履歴をスムーズに登録・保存できるため、担当者の記憶に頼らない適切な労務管理をサポートする仕様です。さらに、翻訳機能や多言語文章登録機能を活用することで、外国人スタッフとのコミュニケーションの円滑化に寄与する構成となっています。

■初期費用不要の月額料金プランと柔軟な運用拡張性
初期費用は不要であり、基本料金1万6500円（税込）、1人あたり月額1078円（税込）からと、管理人数に応じた段階的な従量料金体系で導入しやすい設定です。自社支援への移行を検討する企業向けには、専門アドバイザーによる内製化のトータルサポートや講習会を展開しており、スムーズな運用定着を後押しする環境が整っています。さらに、登録支援機関立ち上げの伴走支援から技能実習・特定技能の連携管理までカバーすることが可能で、企業の成長に応じた柔軟な運用拡張に対応する構成となっています。

「かんべえ」は、サンユー株式会社が開発・提供する、育成就労、技能実習、特定技能などの外国人材管理を効率化する監理団体・登録支援機関向けクラウドサービスです。企業情報や外国人材の基本情報、監理業務・支援活動のデータをクラウド上に一元管理し、業務負担の軽減に寄与しながら、チーム内や受入れ企業との円滑な情報共有をサポートします。
手動転記や複雑な書類管理による業務の属人化の抑制に対応し、計画認定申請やオンライン入管申請用データの作成、各種報告書の出力までをスムーズに行える環境を整えているのが特徴です。

■直感的な情報管理基盤と書類作成の効率化
監理業務に必要な人材情報や企業情報を網羅したデータベースを構築し、入国時期や担当者、在留資格、職種などの条件で目的のデータへアクセスしやすい設計となっています。入国日の確定にともない帰国までに必要な手続きが工程として作成され、期限が迫る項目を色分け表示することで手続きの抜け漏れ低減に寄与する仕様です。さらに、蓄積されたデータから申請書類や報告書をExcelおよびWord形式で作成できるため、出力後の手修正も行いやすく、集計機能により毎年の事業報告書や優良要件適合申告書の作成工数削減を後押しする構成となっています。

■かんべえLink連携とスマートフォン対応による現場対応
受入れ企業や外国人材と繋がるコミュニケーションツール「かんべえLink」とのシステム連携機能を搭載しています。ダイアリー機能やチャット機能、ニュース配信機能を通じて日常のコミュニケーションを促し、送り出し機関との連携による候補者情報共有や選考管理まで対応できる仕様です。また、スマートフォンやタブレットからの操作に対応しており、訪問先で撮影した写真や巡回記録、相談内容を現場からスムーズに記録・保存できるため、早期の課題把握と手厚いサポート体制の構築に貢献します。

■柔軟な料金プランと導入定着を支える伴走支援体制
登録外国人数に応じた分かりやすい料金体系を採用しており、導入初月の無料のお試しキャンペーンや1年間の運用支援サービスを提供しています。初期設定から導入後の操作サポート、データ移行支援まで一貫したサポート体制を備えており、ITに不慣れな組織でもスムーズに運用を開始しやすい環境です。さらに、定期的にリモートでアドバイスを行ったり、勉強会を開催したりする「かんべえDX」オプションを用意しており、組織全体のデジタル化推進や業務工程の定着を後押しする仕組みとなっています。

「irohana for 所属機関（いろはな フォー しょぞくきかん）」は、いろはな株式会社が提供する、特定技能外国人を雇用する企業向けの総合支援プラットフォームです。採用から入社手続き、ビザ申請、日常の支援業務、自社支援化、さらには特定技能2号試験対策まで、外国人雇用に関わる一連のプロセスをシステムと専門家サポートの両面からまとめて支援します。
書類・期限管理や申請業務をクラウドで一元化するDXにより、担当者の業務負担削減に寄与しつつ支援体制を整えられる仕様です。多くの書類管理や外国人材管理の実績を重ね、高い利用継続実績を備えているのが特徴となっています。

■システムと専門家サポートによる自社支援化
登録支援機関への委託コスト見直しや自社支援体制への移行を目指す企業向けに、専用システムと行政書士などの専門家による手厚いサポート体制を整えています。専門知識がない初めての企業であっても、制度理解や書類作成、運用設計まで丁寧に伴走支援を受けることで自社支援化を進めやすい環境です。既存の支援機関への委託から段階的に切り替えることも可能であり、サポート品質を維持しながら運用コストの削減に寄与する設計となっています。

■書類の一元管理と事前通知による業務のデジタル化
書類管理システム「irohana visa 特定技能」を活用し、特定技能外国人の在留期限管理や申請書類作成、在留申請オンラインシステムに対応したデータ管理をクラウド上での一元化に対応しています。在留期限や定期届出の時期が近づくとシステム上でアラート通知が行われるため、書類作成や手続きの抜け漏れ、不法就労リスクの低減に貢献する仕様です。煩雑な行政手続きや管理業務をデジタル化することで、担当者の作業時間の削減に寄与し、支援の質や効率の向上を後押しする構成となっています。

■人材紹介からオンライン学習まで揃う定着支援の体制
即戦力となる特定技能人材を紹介する「いろはなキャリア」を展開し、自社支援化を見据えた採用活動をサポートします。入社後は、母国語による生活支援や相談対応を通じて定着率の維持に貢献するとともに、学習アプリ「irohana study」を提供して特定技能2号試験や介護福祉士試験の合格に向けたオンライン学習環境を整えているのが特徴です。採用・定着・能力向上を包括的にサポートすることで、外国人スタッフの長期的な活躍や企業の成長を後押しする仕組みとなっています。

「ビザマネ」は、株式会社CoeNovaが開発・提供する、外国人雇用の労務管理や不法就労の防止に特化したクラウド型外国人雇用管理システムです。在留カードの偽造チェックから就労可否判定、在留カードの期限管理、行政書類の作成・提出までをまとめてカバーし、外国人雇用特有の管理工数の削減に寄与します。
吉野家やホットランドといった外食大手、人材派遣会社、物流企業を中心に多くの企業で導入実績を重ねており、複雑な法律知識がない現場の担当者でもスムーズに運用できる体制構築を後押しする設計です。

■ICチップ読み取りと弁護士監修の仕組みによる不法就労リスクの低減
アプリで在留カードのICチップ情報を読み取ることで、目視では判別が難しい精密な偽造在留カードの判別をサポートし、採用時の不法就労リスク低減に寄与する仕様です。また、200種類以上存在する複雑な就労パターンに対し、弁護士監修の判定基準に基づく案内に沿って作業することで、アルバイトなどの就労可否を短時間で確認できます。専門知識がなくても適切な判断を行いやすくなるため、不法就労の雇用による企業側の法令違反リスク抑制に貢献する構成です。

■期限切れ防止の事前通知と多言語対応による書類の電子回収
外国人従業員の在留カード情報をシステム上で一括管理し、在留期限が切れる3カ月前から本社、事業所、従業員本人へ通知メールを送信する仕組みを備えています。期限前の通知により更新漏れや不法就労リスクの低減を図りつつ、現場と本部間の連絡工数の削減に寄与する設計です。さらに、ビザマネの画面は複数言語に対応しており、外国人従業員自身が内容を理解した上でスマートフォンなどから必要な入社書類を電子提出できるため、書類送付や回収の手間の削減を後押しする構成となっています。

■業務工程の削減と導入検証のサポート
外国人雇用に伴う手作業を整理し、従来のステップを10段階から3段階へと短縮するのを後押しします。ハローワークへ提出する外国人雇用状況届出書の作成やデータ化、更新手続きを効率化し、人事・採用担当者の負担軽減に寄与する仕様です。導入にあたっては、偽造チェックや期限通知機能を試せる無料トライアルが用意されているほか、企業の外国人雇用状況に応じた専門スタッフによる運用提案とサポート体制が整備されています。