予約ルームズ

「予約ルームズ」は、株式会社RECEPTIONISTが提供する、会議室の空予約や無断延長などの利用マナーを整え、オフィスの効率的なスペース活用の向上を後押しする会議室予約システムです。Google Workspace（Googleカレンダー）、Microsoft 365（Outlook予定表）、サイボウズGaroonといった異なるカレンダーツールとのシステム連携に対応しており、ダブルブッキングの抑制を図りつつリアルタイムに予約を管理しやすい設計です。空予約を自動的に検知して解放する機能や、利用状況の自動分析ツールなどを備えており、多くのユーザーから支持を得ています。

■空予約の自動キャンセルとアラート機能による利用マナーの改善
会議室が予約されているにもかかわらず実際には使用されない「空予約」をシステムで自動的に抑制するようアプローチします。利用開始時間を一定時間過ぎても会議室への入室が確認できない場合、予約を自動的にキャンセルして他の従業員にスペースを開放する仕様です。また、会議の終了時間10分前から端末上でアラートを作動させる「無断延長アラート」を搭載しており、次の利用者が受付を行うと会議室内の利用者に通知が届くため、長時間の居座りや無断利用の抑制をサポートし、スムーズな入れ替えを促してオフィスの利用マナーの向上に貢献します。

■異なるグループウェアを繋ぐマルチテナント機能でダブルブッキングの軽減をサポート
複数の企業が一つのオフィスに移転・統合する場合などに発生しがちな、異なるグループウェア（テナント）間でのスケジュールや会議室管理の分断のスムーズな解消をサポートします。予約ルームズ独自の「マルチテナント機能」を活用することで、別々のカレンダーツール（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を利用していても、ダブルブッキングを抑制しながらオフィスの共有会議室を一元的に管理・予約しやすい仕組みです。実際に1500人の拠点を1つに統合したSBSホールディングス株式会社の事例など、複雑なグループテナント環境を持つ多くの企業で導入され、成果を上げています。

■その場での予約やQRコードタッチなど、選べる柔軟な入室・予約方法
PCやスマートフォンからWeb経由で空いている会議室をスピーディーに予約できるだけでなく、会議室の前に設置された専用の端末（タブレットなど）をタッチしてその場で直接予約を入れることも可能です。入室の際にも、会議室前に配置されたQRコードを読み取る方法、Webの予約画面から入室を処理する方法、あるいはNFCカードを端末にタッチする方法など、企業の運用スタイルや利用シーンに合わせた多様なチェックイン方法を選択できます。

■稼働状況や空予約の原因を自動分析してオフィスの改善ポイントを特定
各会議室の稼働率や、会議室が実際に使用されている時間帯などを把握しやすい「稼働率の見える化」機能を備えています。誰がいつ会議室に入退室を行ったかという詳細なログデータを収集できるため、オフィスの利用実態を定量的に把握しやすい設計です。さらに、空予約が多いユーザーや、空予約が頻発している会議タイトルなどの原因を一覧で自動的に表示できるため、データに基づいた的確なオフィススペースの改善アクション（オフィスのDX推進）へと繋げやすくなります。実際に、予約ルームズを含むプロダクトの複数導入により、業務工数の大幅な削減を達成した株式会社finalの実例もあります。

■受付システム「RECEPTIONIST」などのシリーズ製品とのスムーズなシステム連携
同社が提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST（レセプションニスト）」や日程調整ツール「調整アポ」などのシリーズ製品とスムーズなシステム連携が可能です。来客予約と会議室の確保、当日の来客受付、さらには入退室の記録にいたるまで、ビジネスコミュニケーションの一連の流れをシステム上で一貫して管理するようサポートします。