会議室予約システムの製品一覧

「SmartRooms（スマートルームズ）」は、主要なグループウェアのスケジュール機能とリアルタイムにシステム連携する会議室予約・運用システムです。部屋の前に設置した端末（Android、Windows、iPadOS）とグループウェアがリアルタイムで連動するため、その場での予約状況の確認に加え、端末上での予約、延長、終了などの操作をスムーズに行いやすくなります。クラウドサービスとして提供されているため専用サーバーが不要で、初期導入コストや端末コストを抑えてスムーズに運用を開始できます。これまでに業種を問わず豊富な導入実績を有しており、オフィスの無駄を抑え利便性の向上を後押しするツールとして、多様な規模のオフィスで広く活用されています。

■「カラ予約」の自動キャンセルと終了アラームによる無駄の抑制
調査によると、オフィスの会議室は、予約されていても実際には使われない「カラ予約」が一定割合を占めている実態があります。SmartRoomsは、部屋前端末の「入室ボタン」をタッチして利用を開始する仕組みになっており、予約時間を経過しても入室処理がない場合は自動的にその予約をキャンセルして会議室を他の従業員へ開放する仕様です。また、会議の終了時刻前にアラームで通知する「終了アラーム機能」も搭載しており、次の会議室利用者へのスムーズな交代を促して会議室の効率的な運用をサポートします。

■その場での即時予約や社員証連携などの柔軟な入退室管理
会議室が空いている場合には、部屋前端末を操作して利用時間を指定することで、その場で即時予約を入れてスムーズに利用を開始できます。また、用途に合わせて、部屋の前に設置する「部屋前端末」のほかに、フロアマップとして活用できる「サイネージ端末」、複数室の状況を統合して表示する「集中端末」、さらにはデスクのフリーアドレス運用にも応用できる「デスク端末」など、多様なアプリケーションを取り揃えているのが特徴です。有償オプションとして、利用開始時に端末に社員証をかざすことで本人認証を行う「社員証連携オプション」も用意されており、セキュリティや利用管理の強化を後押しします。

■主要なグループウェアとのスムーズなシステム連携
導入にあたっては、企業がすでに日常業務で利用している既存のグループウェアとスムーズなシステム連携が可能です。具体的には、Microsoft 365やMicrosoft Exchange、Google Workspace、さらにはサイボウズが提供する「サイボウズガルーン」や「サイボウズOffice」といった、オンプレミス型・クラウド型を問わず国内で活用されている主要なスケジュール管理システムに幅広く対応しています。カレンダーと部屋前端末が双方向で連動するため、スケジュールを二重管理する手間の軽減に寄与します。

■利用ログ分析による「会議室利用状況診断サービス」と導入効果
会議室の使われ方をグラフィカルに表示する管理レポート画面を備えており、さらにオプションとして「会議室利用状況診断サービス」を提供しています。部屋前端末から収集した詳細な利用ログデータをもとに実態を客観的に診断・分析し、オフィスの総務担当者が「会議室が足りない」といった苦情に対して増床すべきかどうかの意思決定を行うためのデータを提供する仕組みです。実際の導入事例では、KDDIグループの多くの従業員が働く新本社、野村不動産ホールディングス株式会社のグループ各社・多くの社員が集結する新本社、さらには旭化成株式会社やオリンパス株式会社などの大規模なオフィス移転やリニューアルにおいて、空間やデータの利活用をサポートするICTインフラとして選ばれています。

「Reserve Any（リザーブエニー、旧 conferio）」は、株式会社イトーキが提供する、AI（人工知能）を活用してオフィスの会議室不足の解消をサポートする会議室予約システムです。東京大学が設立した経済学コンサルティング会社である「UTEcon」を開発パートナーに迎え、経済学の「マーケットデザイン」理論を実際のオフィス運用に応用した独自のアルゴリズムを搭載しています。希望条件を選ぶだけでAIが適した部屋を自動的に割り当てる機能や、混雑度に応じて利用価格（ポイント）が変動する独自の「ポイント予約制」などを備えているのが特徴です。これにより、特定の部屋への偏りや予約の集中、使われない無駄な空き時間の削減を後押しし、オフィスのスペース稼働率向上と従業員の利便性をサポートする仕組みです。実際にイトーキの本社オフィスに導入した検証では、導入前と比較して稼働率の大幅な向上を達成した実績があります。

■東大発ベンチャーと共同開発した「マーケットデザイン」応用アルゴリズム
東京大学が設立した経済学コンサル会社「UTEcon」が開発パートナーとして参画し、人々にとって望ましい結果を得るための制度設計を行う学問領域「マーケットデザイン」の知見をシステムへ応用しています。これに基づき、オフィス内の限られたリソースを状況に合わせて配分するための独自アルゴリズムを開発・搭載しました。従来のシステムのようにユーザーが手作業で空き状況を調べて予約を競い合うのではなく、アルゴリズムがオフィスの空き状況を総合的に判断して適した割り当てを行うことで、快適なオフィス環境づくりを後押しする設計です。

■希望条件を選ぶだけでAIが自動割り当てを行う「おまかせ予約」
予約時の手間軽減をサポートする「おまかせ予約」機能を備えています。利用者が希望の人数や時間帯などの条件を入力することで、独自のアルゴリズムが会議室の予約状況から総合的に判断し、効率的な部屋を自動的に割り当てる仕様です。これにより、実際の参加人数に対して広すぎる会議室が使われてしまう「オーバースペック」状態や、他の予約を入れられないような「数十分単位の隙間時間」の発生をシステム側で抑制するようアプローチし、スペースの有効活用に貢献します。なお、特定の会議室を自ら指定して確保したい場合には、希望に合う部屋を一覧から選択できる「こだわり予約」も利用可能となっています。

■価格変動で需要を自律的に分散させる独自の「ポイント予約制」
会議室の使われ方を分析し、需要の偏りに応じて会議室の利用価格（ポイント）を変動させる「ポイント予約制」を導入しています。利用者は、自身が保有するポイントを意識しながら予約を計画する仕組みです。予約が集中する人気の時間帯や部屋は必要なポイントが高く設定され、逆に需要の少ない時間帯やエリアは低く設定されるため、システムがユーザーに対して需要の少ない時間帯への選択を促します。この価格メカニズムにより、会議室の「独り占め」や「特定の時間帯への予約の集中」の抑制をサポートし、オフィスの稼働率の平準化を後押しします。

■Outlookカレンダーと一体化するシームレスなアドイン提供
日常業務で活用されている「Outlook（アウトルック）」のアドインとしてシステムを提供しています。従業員は、使い慣れたOutlookの予定表画面を切り替えることなく、アドイン画面からそのまま新しい予約スタイルをスムーズに体験できる設計です。別の専用アプリケーションやブラウザを立ち上げて予定を二重に入力する手間を抑え、導入初期の現場への浸透やスムーズな運用定着をサポートします。また、会議室の利用状況を視覚的に把握できる詳細なレポーティング機能を備えているほか、さらにデータ分析が必要な場合には同社が提供するオフィスデータ分析サービス「Data Trekking（データトレッキング）」と連携して活用することも可能です。

「touch-mee（タッチミー）」は、株式会社電通総研テクノロジーが提供する、初期費用0円・工事なしでスムーズに導入しやすいクラウド型の会議室予約管理システムです。Office365やGoogle Workspaceといった既存のクラウドグループウェアの施設予約機能とスムーズにシステム連携し、オフィスのサーバーや専用タッチパネルなどの機器設置を抑えて運用できます。会議室の入り口やテーブルに専用NFCシートを貼るだけで、スマートフォンをかざして利用開始・終了（チェックイン・アウト）を記録しやすい環境を整えています。これにより、会議室の「空予約」を自動的にキャンセルして稼働率の向上をサポートするとともに、機器保守コストや設置スペースの削減を後押しし、オフィスDXの推進に寄与する設計です。

■スマートフォンをかざすだけの直感的なチェックインと空予約防止
会議室の利用開始や終了は、NFC搭載のスマートフォンを室内に貼られたNFCシートにかざす（タッチする）ステップでスムーズに行えます。また、スマートフォンをお持ちでない場合やNFC非対応の端末であっても、モバイルPCのWebブラウザやスマートフォンアプリ上のボタン操作からチェックイン・アウトを処理できる柔軟なシステムとなっています。予約した開始時間を過ぎても利用が開始されない場合は自動的に予約を解放するため、会議室の不要な確保を抑制して全体の稼働率向上を後押しする仕様です。

■スマートフォンの特性を活かした高い利便性と情報漏洩対策
システムはクラウド上で動作するため、従業員はオフィス内の座席にとらわれにくく、自席や外出先からでもスマートフォンアプリを用いて空き室状況を検索し、その場で予約を入れやすい設計です。会議が長引く際にも、スマホ画面からスムーズに利用延長の手続きを行えます。また、一般的な壁掛け型液晶モニターなどとは異なり、会議室の予約者名や会議タイトルなどの情報はタッチした個人のスマートフォン上でのみ表示・確認する仕組みのため、外部の人間や通りがかりの第三者に機密性の高い会議名を見られにくい環境を整えており、情報漏洩の抑制にも配慮されています。

■ドアのない集中ブースや多目的スペースにも「置くだけ」で簡単設置
タッチパネル端末の設置や電源、有線LANなどの配線工事が不要なNFCシート形式を採用しているため、ドアや電源のないオープンなスペースにもスムーズに導入可能です。近年オフィスの主流となっている個人用の「集中ブース」や「フリースペース」、「多目的エリア」など、設置が難しかったさまざまな場所を予約管理の対象に加えることができます。NFCシートは、企業のオフィスの雰囲気に合わせてデザインして自作することも可能で、美観に配慮したアクリルプレートでの提供や、既存の室名プレートに挟み込むといった柔軟なレイアウト配置に対応します。

■「会議室マップ」オプションによる利用状況のグラフィカルな可視化
「会議室の利用状況をわかりやすく掲示したい」というニーズに対応する「会議室マップ」オプションを提供しています。会議室の予約・稼働状況をマップや一覧としてリアルタイムに可視化し、エリアの入り口などに設置したモニターやサイネージ端末への表示に対応しています。入室待ち、利用中、空きといった利用状況のほかに、会議室名、主催者名、予約時間、次の予約時間などの情報を一元的に掲示しやすい設計です。

「予約ルームズ」は、株式会社RECEPTIONISTが提供する、会議室の空予約や無断延長などの利用マナーを整え、オフィスの効率的なスペース活用の向上を後押しする会議室予約システムです。Google Workspace（Googleカレンダー）、Microsoft 365（Outlook予定表）、サイボウズGaroonといった異なるカレンダーツールとのシステム連携に対応しており、ダブルブッキングの抑制を図りつつリアルタイムに予約を管理しやすい設計です。空予約を自動的に検知して解放する機能や、利用状況の自動分析ツールなどを備えており、多くのユーザーから支持を得ています。

■空予約の自動キャンセルとアラート機能による利用マナーの改善
会議室が予約されているにもかかわらず実際には使用されない「空予約」をシステムで自動的に抑制するようアプローチします。利用開始時間を一定時間過ぎても会議室への入室が確認できない場合、予約を自動的にキャンセルして他の従業員にスペースを開放する仕様です。また、会議の終了時間10分前から端末上でアラートを作動させる「無断延長アラート」を搭載しており、次の利用者が受付を行うと会議室内の利用者に通知が届くため、長時間の居座りや無断利用の抑制をサポートし、スムーズな入れ替えを促してオフィスの利用マナーの向上に貢献します。

■異なるグループウェアを繋ぐマルチテナント機能でダブルブッキングの軽減をサポート
複数の企業が一つのオフィスに移転・統合する場合などに発生しがちな、異なるグループウェア（テナント）間でのスケジュールや会議室管理の分断のスムーズな解消をサポートします。予約ルームズ独自の「マルチテナント機能」を活用することで、別々のカレンダーツール（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を利用していても、ダブルブッキングを抑制しながらオフィスの共有会議室を一元的に管理・予約しやすい仕組みです。実際に1500人の拠点を1つに統合したSBSホールディングス株式会社の事例など、複雑なグループテナント環境を持つ多くの企業で導入され、成果を上げています。

■その場での予約やQRコードタッチなど、選べる柔軟な入室・予約方法
PCやスマートフォンからWeb経由で空いている会議室をスピーディーに予約できるだけでなく、会議室の前に設置された専用の端末（タブレットなど）をタッチしてその場で直接予約を入れることも可能です。入室の際にも、会議室前に配置されたQRコードを読み取る方法、Webの予約画面から入室を処理する方法、あるいはNFCカードを端末にタッチする方法など、企業の運用スタイルや利用シーンに合わせた多様なチェックイン方法を選択できます。

■稼働状況や空予約の原因を自動分析してオフィスの改善ポイントを特定
各会議室の稼働率や、会議室が実際に使用されている時間帯などを把握しやすい「稼働率の見える化」機能を備えています。誰がいつ会議室に入退室を行ったかという詳細なログデータを収集できるため、オフィスの利用実態を定量的に把握しやすい設計です。さらに、空予約が多いユーザーや、空予約が頻発している会議タイトルなどの原因を一覧で自動的に表示できるため、データに基づいた的確なオフィススペースの改善アクション（オフィスのDX推進）へと繋げやすくなります。実際に、予約ルームズを含むプロダクトの複数導入により、業務工数の大幅な削減を達成した株式会社finalの実例もあります。

■受付システム「RECEPTIONIST」などのシリーズ製品とのスムーズなシステム連携
同社が提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST（レセプションニスト）」や日程調整ツール「調整アポ」などのシリーズ製品とスムーズなシステム連携が可能です。来客予約と会議室の確保、当日の来客受付、さらには入退室の記録にいたるまで、ビジネスコミュニケーションの一連の流れをシステム上で一貫して管理するようサポートします。

「WORK AGILE（ワークアジャイル）」は、森トラスト株式会社が提供する、フリーアドレスの快適な運用と効率的なオフィス運営を低コストでサポートする座席管理・会議室予約アプリです。初期費用0円、1人あたり月額220円（税別）から手軽にスタートでき、30日間の無料体験期間で主要な機能をお試しいただけます。PCやスマートフォンから座席や会議室を2タップでスムーズに予約できるほか、チームメンバーの所在確認やQRチェックイン、カラ予約の自動キャンセルなどの多彩な機能を搭載。座席や会議室の利用状況をリアルタイムで可視化するレポート機能を活用することで、オフィスのレイアウト変更や運営改善などのPDCAを円滑に進め、"目的地となるオフィス"づくりを後押しします。

■直感的な操作で座席や会議室をスムーズに予約・チェックイン
スマートフォンやPCのトップ画面から、わずか2タップで直感的に座席を予約しやすい設計です。同じ部署やプロジェクトチームのメンバーの座席もまとめて確保できる「チーム予約機能」も備えています。また、座席に設置されたQRコードをスマートフォンで読み取ることでスピーディーにチェックインが完了する「QRチェックイン」に対応しており、未予約の空席であってもその場で利用を開始できます。会議室や個人用のテレブースの予約にも対応しており、無駄な空予約を抑える仕組みも整えています。

■メンバーの所在確認とプロフィール機能で社内コミュニケーションを活性化
フリーアドレスやハイブリッドワーク（テレワークとの併用）の導入によって生じがちな「誰がどこに座っているか、どこで働いているのかわからない」という課題の解消をサポートします。検索画面からチームメンバーが今どの拠点のどの座席にいるのかをリアルタイムに確認しやすい環境です。さらに、個人のメモ機能を活用して簡単な「一言プロフィール」を登録できるため、メンバー間の偶発的なコミュニケーションの創出やコラボレーションの推進に寄与します。

■Google CalendarやOutlookとの相互システム連携
業務で普段から使用している「Outlook」や「Google Calendar（グーグルカレンダー）」の予定表と、WORK AGILEがスムーズに相互システム連携をサポートします。これにより、カレンダー側で登録した予定や予約状況が自動的にWORK AGILEへと同期されるため、複数のツールをまたいで個別に予約を登録・管理する手間を軽減し、スムーズで一貫したスケジュール管理を後押しします。

■カラ予約の自動キャンセルとレイアウトのスムーズな自己作成
予約時間になってもチェックインが検知されない場合に、予約を自動でキャンセルして他のユーザーに座席を開放する「カラ予約の自動キャンセル機能」を搭載しています。これにより、スペースの「予約だけされて使われない」という無駄の抑制に役立ち、限られたオフィススペースの有効活用を後押しします。また、オフィスの図面データ（レイアウト図面）があれば、専用の図面を用意しなくともそのままアップロードすることで、管理者が自らWeb座席表を作成・配置できるスマートな管理画面を採用しており、導入から一元管理をスムーズに進められます。

■稼働状況のレポート分析によるオフィスのPDCA推進
部署やチームごとの従業員の出社率をはじめ、各拠点の稼働率（期間最高値・期間平均値・期間最低値）や、設定した席グループごとの稼働状況を自動でレポートとして可視化する仕様です。データに基づいたオフィス利用率の高い人気エリアや低稼働エリアを把握しやすくなるため、感覚に頼らないオフィスのPDCA（レイアウト変更や用途変更）に活用できます。