SmartRooms

「SmartRooms（スマートルームズ）」は、主要なグループウェアのスケジュール機能とリアルタイムにシステム連携する会議室予約・運用システムです。部屋の前に設置した端末（Android、Windows、iPadOS）とグループウェアがリアルタイムで連動するため、その場での予約状況の確認に加え、端末上での予約、延長、終了などの操作をスムーズに行いやすくなります。クラウドサービスとして提供されているため専用サーバーが不要で、初期導入コストや端末コストを抑えてスムーズに運用を開始できます。これまでに業種を問わず豊富な導入実績を有しており、オフィスの無駄を抑え利便性の向上を後押しするツールとして、多様な規模のオフィスで広く活用されています。

■「カラ予約」の自動キャンセルと終了アラームによる無駄の抑制
調査によると、オフィスの会議室は、予約されていても実際には使われない「カラ予約」が一定割合を占めている実態があります。SmartRoomsは、部屋前端末の「入室ボタン」をタッチして利用を開始する仕組みになっており、予約時間を経過しても入室処理がない場合は自動的にその予約をキャンセルして会議室を他の従業員へ開放する仕様です。また、会議の終了時刻前にアラームで通知する「終了アラーム機能」も搭載しており、次の会議室利用者へのスムーズな交代を促して会議室の効率的な運用をサポートします。

■その場での即時予約や社員証連携などの柔軟な入退室管理
会議室が空いている場合には、部屋前端末を操作して利用時間を指定することで、その場で即時予約を入れてスムーズに利用を開始できます。また、用途に合わせて、部屋の前に設置する「部屋前端末」のほかに、フロアマップとして活用できる「サイネージ端末」、複数室の状況を統合して表示する「集中端末」、さらにはデスクのフリーアドレス運用にも応用できる「デスク端末」など、多様なアプリケーションを取り揃えているのが特徴です。有償オプションとして、利用開始時に端末に社員証をかざすことで本人認証を行う「社員証連携オプション」も用意されており、セキュリティや利用管理の強化を後押しします。

■主要なグループウェアとのスムーズなシステム連携
導入にあたっては、企業がすでに日常業務で利用している既存のグループウェアとスムーズなシステム連携が可能です。具体的には、Microsoft 365やMicrosoft Exchange、Google Workspace、さらにはサイボウズが提供する「サイボウズガルーン」や「サイボウズOffice」といった、オンプレミス型・クラウド型を問わず国内で活用されている主要なスケジュール管理システムに幅広く対応しています。カレンダーと部屋前端末が双方向で連動するため、スケジュールを二重管理する手間の軽減に寄与します。

■利用ログ分析による「会議室利用状況診断サービス」と導入効果
会議室の使われ方をグラフィカルに表示する管理レポート画面を備えており、さらにオプションとして「会議室利用状況診断サービス」を提供しています。部屋前端末から収集した詳細な利用ログデータをもとに実態を客観的に診断・分析し、オフィスの総務担当者が「会議室が足りない」といった苦情に対して増床すべきかどうかの意思決定を行うためのデータを提供する仕組みです。実際の導入事例では、KDDIグループの多くの従業員が働く新本社、野村不動産ホールディングス株式会社のグループ各社・多くの社員が集結する新本社、さらには旭化成株式会社やオリンパス株式会社などの大規模なオフィス移転やリニューアルにおいて、空間やデータの利活用をサポートするICTインフラとして選ばれています。