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» 2013年01月18日 09時30分 UPDATE

3分LifeHacking:多忙な人にメールを読んでもらうためのガイドライン「3-Bプラン」

ソーシャルメディアが話題を集めている今でも、やはり主なコミュニケーション手段はメールです。ここでは、忙しい人から返事がもらえるメールを書くガイドラインを紹介します。

[Gregory Ciotti(訳:伊藤貴之),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 影響力のある人(つまり忙しい人)とコンタクトを取りたいのなら、正しいメールの書き方を学ぶ必要があります。世間ではソーシャルメディアが話題を集めているものの、実際は多くの人が主なコミュニケーション手段でメールを使っています。

 ビジネスの現場でも、Twitterではなくメールでやりとりをしています。マーケティング関連ブログ「Sparring Mind」創設者のGregory Ciotti氏が、忙しい人から返事がもらえるメールを書くガイドライン「3-Bプラン」を紹介していました。ぜひご参考に!

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なぜ正しいメールを書くことが重要か?

 メールの書き方に頭を悩ませる必要なんていない。ましてやスキルを磨くようなことではない。そう思っている人もいるかもしれませんが、大間違いです。

 人脈やパーソナルブランドを真剣に構築したいと思うなら、影響力のある人たちへ正しいメールを送る方法を学ぶべきです。影響力のある人は「忙しい人」でもあります。偶然の出会いなど期待してはいけません。もしあったとしても、そこから関係をつなげられるかはあなた次第です。

 Twitterはくだけすぎているし、電話は少々厚かましいもの。ファーストコンタクトにはメールが一番です。しかし、ここで注意が必要。忙しい人には受信箱が「タスクリスト」に見えています。メールはできるだけ迅速に処理したいはず。忙しい人から返事をもらいたいなら、それなりのテクニックやガイドラインが必要です。

 以下に、あなたのメールがゴミ箱行きにならないためのガイドラインを紹介します。

メールを読んでもらうための「3-Bプラン」

 人は、メールを読むかゴミ箱に入れるかを決めるとき、次の3ステップで判断します。

  1. 誰からのメールか?(スパムではないか?)
  2. メールの目的は何か?
  3. メールを処理するのにどれくらい時間がかかるか?

 この3ステップをくぐり抜けるのは見た目以上に困難です。相手が忙しい人ならなおさらです。

 そこで、メールを読んでもらうためのガイドラインが必要になります。Ciotti氏はこれを「3-Bプラン」と呼んでいます。Ciotti氏は、メールを送信する前にこのガイドラインに沿っているかを2回チェックします。そのおかげもあり、彼のメールは驚くべき返答率を誇っています。

簡潔に(Brevity)

 忙しい人は、とにかく簡潔さを求めます。毎日50〜100通ものメールを受信している人もいます。メールを読んでもらいたいなら、できるだけ簡潔にしてください。

 私自身はメールの「長さ」に制限を設けていません。時と場合によるからです。ただし、最低1回はメールを添削して不要な情報を取り除きます。とにかく簡潔さを心掛けてください。誰もあなたの波らん万丈な人生物語をメールで読みたくはありません。シンプルに「誰が」「何を」「なぜ」が知りたいだけです。すぐに仕事に戻りたいわけですから。

単刀直入に(Blunt)

 要件は単刀直入に切り出します。スマートに見せようなどと考えないこと。物語やジョークは文章術の基本ですが、メールには不要です。すぐ読めてすぐに返信できるようなメールを書きましょう。

 また、メールのタイトルはできるだけ要件がはっきり分かるものにします。「3つ質問があります」のように要件の数を示して、返信にかかる時間を推測できるようにするのもよい方法です。

ベーシックに(Basic)

 信じられないことですが、まるでニュースレターのようなメールを送ってくる人がいます。例えば、写真がいっぱいついているのです(メールを読むのにいちいち「画像を表示」をクリックしなければなりませんでした)。また、添付ファイルが大量にあるメールもたまにあります。初めてメールする相手にこれではちょっと……。

 そんな人にはこの言葉を贈りたいと思います。

 「Keep it simple, stupid.(シンプルにしておけ! この間抜け)」

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