法人向けオンラインストレージならではの機能を知る：SOHO／中小企業に効く「オンラインストレージ」の選び方（第2回）（1/2 ページ）

[山口真弘，ITmedia]

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個人向けサービスにはない、法人サービスならではの機能とは

　前回は、個人向けのオンラインストレージサービスが法人での利用に適さない理由について解説した。今回は、個人向けオンラインストレージサービスの多くが備えていない、法人向けオンラインストレージサービスならではの機能を紹介する。

容量およびユーザー数が柔軟に設定できる

　個人向けのオンラインストレージは、一定の容量までは無料で、その上に段階に分けて有料プランが用意されていることが多い。50Gバイトの次は100Gバイト、その次は200Gバイトといった具合に、段階はあらかじめ決められており、細かい単位での増減に対応することは少ない。

有料プランの一例

　これに対して法人向けのサービスでは、少ないものになると1Gバイト単位で容量を柔軟に設定できる。容量については、一人当たりの容量が決められているタイプと、ディスクの総容量をシェアするタイプがあり、後者の場合は容量を増やしたい場合に契約そのものを変更する必要があるが、後者であれば管理画面から容量の割り当てを変更するだけで済む。

　なかには少ない容量で問題ないユーザーもいるはずなので、予算計画を立てて運用する上では、後者のほうが便利だ。一時的に大容量のファイルをアップロードしたい場合も対応が容易だろう。

　また、ユーザー数＝IDについても柔軟な設定が可能だ。多くの法人向けオンラインストレージサービスは、IDおよび容量単位での契約となっており拡張が自在なので、まずは特定の部署にだけ導入して適切なID数や容量を見極めつつ、他の部署に徐々に導入していくことが可能だ。

　最初の段階で、ある程度の予測は立てておくのが望ましいが、いきなり全社的に導入すると自社の業務スタイルに合わなかった時のリスクが高い。ニーズが高いメンバーもしくは部署から導入するのがよいだろう。

ファイルの検索・分類機能が豊富

　扱うファイルの数が多くなりがちな法人向けサービスでは、検索機能もニーズが高い機能だ。ローカルのファイルであれば一つずつ開いて探すことも不可能ではないが、オンラインストレージではファイルを開く前にダウンロードという操作が必要なため実用的ではない。

　オンラインストレージ上に他のメンバーとの共有フォルダが置かれており、中を見たことがないファイルが多いケースならなおさらだ。こうしたケースのために検索機能、特に全文検索機能が搭載されていることが重要だ。

　またフォルダでの分類に加えて、タグなどによるファイルの分類が可能なサービスもある。これを用いればフォルダを超えて特定のプロジェクト単位でファイルを一括表示するといったことが可能になるため、共有フォルダなど自分の権限では階層構造を変更できない場合でも扱いが容易になる。特に何度も呼び出すタイプのファイルは、検索機能を用いるよりも、タグを付けて呼び出しやすくしておいた方が効率的だろう。

バージョン管理が可能

　一部の個人向けサービスにも見られるバージョン管理機能も、法人向けサービスでは必須と言っていい機能だ。誤って更新したファイルを特定のバージョンに戻せるこの機能は、法人向けサービスによく見られるコラボ用途では必須の機能だろう。

　気をつけたいのが、バージョン管理機能があると言っても、あるサービスでは最大5世代、別のサービスでは最大50世代といった具合に、保存可能な世代の数はサービスごとに大きな差があることだ。

　どの程度の期間、履歴が保存できるかは、あらかじめ確認しておいた方がいいだろう。またディスク容量が必要になる機能なことから、標準プランには含まれず、オプションの場合も多いので注意したい。

ログ取得および解析が行える

　これは利用者ではなく管理者向けの機能だが、ログの取得および統計を表示できる機能は、法人向けサービスでは必須の機能だ。何か事故があったときにログが残っていない、そもそもログを取る機能がないのでは話にならない。ログが一定期間保存され、それらを自由に取り出して解析できることは、法人向けサービスでは欠かせない。

　また平常時には統計を表示できることも重要だ。ファイルのアップロードおよびダウンロードの状況がユーザーのIDやIPアドレス付きで見られることに加えて、領域の占有状況を画面上でグラフなどを使って分かりやすく表示してくれるというものだ。

　特定のファイルが短時間に集中的にダウンロードされるなど、何らかの異常な傾向が見られた場合にメールなどで警告してくれる機能も、個人向けサービスではほとんど実装例のない、重要度の高い機能といえるだろう。

ウイルスチェックが可能

　ウイルスチェック機能は、法人向けサービスではほぼ標準搭載となっている。外部からアップロードされたファイルがウイルスに感染しており、それをそのままダウンロードして実行するようなことがあれば、あっという間に社内にウイルスが広まってしまう。

　社内の端末にはアンチウイルスソフトがインストールされているのは当然として、オンラインストレージのように外部とのゲートウェイになるサービスでは、ファイルをアップロードするたびにウイルスチェックを行う機能は必須だ。