どうしたらGTDをマスターしたといえるの? 週次レビューができないんだけど……、どんなツールをAllenさんは使っているの? 「BIz.ID×GTDイベント」でデビッド・アレン氏に答えてもらった。
「BIz.ID×GTDイベント」が6月13日に行われ、米国からGTDの提唱者であるデビッド・アレン氏が来日。ブロガーの方々と活発に交流を行った。その中から、GTDを実践したい人がしばしば疑問に思うポイントについて、Allen氏の回答をお伝えする。
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頭の中に全くなにもない状態か、頭の中に今やるべきことだけがある状態だね。今、気になっていることを頭から取り除く方法を知っている状態だともいえる。
わたしが空手をやっているとき、黒帯とは、しばらくブランクがあっても自分で元の状態に戻せなければいけなかった。GTDも同じだね。
週次レビューはわたし自身も苦手だよ。頭の中がゴチャゴチャになったり、タスクの数が多くなったときにレビューをするようにしている。わたしが我慢できるのは7日くらい。それがレビューを週次でやっている理由なんだ。
GTDのInboxをクリアすることが最も心地よいことだ。GTDのメソッドはあまりに自然で当たり前なので、一度習得してしまえばやらないのはおかしいとまで思う。何かイヤなことがあったら、歯磨きをするように週次レビューをしたり、Inboxをクリアしたりしている。集中力がなくなったときには週次レビューをやるんだ。
会社ではLotus Notesを使っていて、その中のToDoやカレンダーを使っている。そのデータを(Palm製のスマートフォン)Treoに同期していつも見るようにしているんだ。
ほかに使っているのは「備忘録ファイル」(Tickler File:43に分かれたフォルダー)で、そこに書類を入れている。
NotesでやっているToDoリストは、ほかのツールでやろうと紙でやろうと同じこと。わたしの経験からいうとGTDをやるにあたって、ツールの優劣はないと思うよ。もしそのリストマネージャが使いやすくで、簡単にタスクを加えたり、見直されたりできれば十分だね。
そのほかにも役立ちそうな資料は手元にたくさん置いている。Notesの中にはToDoとは別に、資料として使っているデータベースが数十はあるね。紙のファイルのフォルダでも、500くらいの資料がある。そういえば思いついたんだけど、MindManagerというマインドマップ用のツールもよく使っているよ。
1つはブレストしてプロジェクトの計画を立てるのに使う。もう1つは資料にしたいものに対して、紙やWebサイトをまとめてみるのに使っている。戦略レベルから戦術レベルまで、大局を見るのに使っているんだ。1年くらい前までは、普通のToDoリストで十分だったけど、1年くらい前から状況が変わって、それらを全体でふかんして関連性が見られるものが必要になってきた。
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