ビジネスメールに潜むトラブルの種：若手社会人のためのビジネス文書作成マニュアル（3/3 ページ）

[須田稔，月刊総務]

返信メールの扱いには注意

　忙しいと、新規にメールを作成するのがつい面倒になり、返信メールを多用してしまいがちです。しかし、返信メールの扱いには注意する必要があります。例えば1週間前に受け取った「昨日はありがとうございました」と件名の欄に書いてあった文を変えずにそのまま別の用件のメールに使用してしまうと、受信する側は戸惑ってしまいます。用件が異なる場合は、新規作成するのが最低限のマナーです。

　また、メールは会話よりも心に言葉がストレートに入ってきます。普通に書いても「上からものを言われている」ように感じてしまうこともあります。相手がビジネスにおいて同等の、あるいはこちらが優位な立場であっても「相手より自分は立場が少し下」という感覚を持って書くくらいがちょうど良いのです。

気付かぬうちにトラブルに。メール依存の危険性

　メールでのトラブルの多くは「誤解が誤解を生んでいる」という負のスパイラルに陥ってしまっているケースです。「意向が伝わっているつもりだったが、実はまったく伝わっていなかった」という小さな積み重ねがトラブルを引き起こします。トラブルの多い人は「メールだけで事が運ぶ」と考えているふしがあります。

　「メールで何度もやりとりするくらいなら、直接会って話をすればすんなり解決できたのに」というケースは案外多いものです。メールに依存しすぎずにルールを守り、表現のスキルを身に付けて、メールならではのコミュニケーションのメリットを最大限に生かして使いこなしてください。

POINT

• 社内向け、社外向けのメールの書き方にはそれぞれルールがある
• メールは相対して行う会話よりも、直接相手の心に働きかける。表現には注意が必要
• ビジネスメールは情報の伝達が目的。あいまいな表現は避け、できるだけ具体的に数値に置き換える
• メールは利便性の高い情報伝達手段だが、過剰に依存すると危険

本記事は、『月刊総務』2013年4月号「総務のマニュアル」より転載しました。