ChatGPTを使ってスケジュールの組み立てを効率化する：ChatGPT使いこなし術

[井上晃，ITmedia]

　生成AIツールの「ChatGPT」を使えば、タスクの洗い出しやスケジューリング、時間配分などをスマートに行える。生成AIから出力された内容がそのまま活用できなくとも、チェックリストのひな型を素早く出力することで、人力での作業負担を減らせるはずだ。

　今回はこうしたスケジューリングに関して考えられる3つの使い方を紹介するので、ぜひご自身のアカウントでも試してみてほしい。

（1）タスクを細分化してチェックリストを作成する

　目的に対してタスクを整理する上で、ChatGPTを使えば作業を時短できる。例えば、旅行に必要な準備を考える際に、ChatGPTにチェックリストを作成してもらえば、準備すべきタスクの一覧をひな型としてすぐに用意できるだろう。

　出力後、人力で過不足をチェックしていけば、旅行の支度もスムーズになるはずだ。

ここでは「4泊5日の旅行で、現地ではレンタカーを利用します。宿と飛行機の予約は済ませました。旅行に備えて準備すべき内容をチェックリストとして作成してください。」と指示してみた。「持ち物」「服装と持ち物」「その他の準備」として、チェックリストが箇条書きで出力された

　また、機密情報の扱いにさえ気を付ければ、ビジネスシーンでも会議やプロジェクト、食事会などの準備といった用途で応用が効くだろう。

（2）チェックリストを元にタスクの時間配分をする

　作成したタスクに対して、制限時間を設定して内容を分配することもChatGPTに任せてみよう。例えば、「あと3日間で準備を完了します。これらのチェックリストを実行する日程を作成してください」と指示すれば、タスクを日程ごとに分配することができる。

「あと3日間で準備を完了します。これらのチェックリストを実行する日程を作成してください」と指示。作成したチェックリストを元に、タスクが3日間に均等に分配された状態で整理された

　また、出力されたスケジュールに対して微調整を加えたい場合には、「〜を1日目に変更して」のように追加で指示すると良い。

「『レンタカーの受け取り場所や手続きの確認をする。』を1日目に変更して」と指示。指定したタスクが1日目に移動した

　より細かいスケジューリングについても、ChatGPTを活用できる。例えば、業務内容を羅列して、スケジューリングを作成してもらうといった使い方も考えられる。ただし、強い表現を使わないと指示自体が無視されることも多いので、あくまでひな型として利用し、人力のチェックを怠らないのが望ましい。

「GPT-3.5」を指定して、1日のタスクを提示し、仕事ができない時間を指定したうえで、スケジュールを作成してもらった例。残念ながら必要な作業時間からかなりずれている

「GPT-4」や「GPT-4o」を指定した場合には、必要な作業時間ズレが小さくなった。それでも食事の時間等の指示は無視されている

（3）会議の進行の時間配分を考えてもらう

　機密情報の扱いに気を付ければ、会議の時間配分などを考える場合にも、ChatGPTを利用できるだろう。

　例えば、「新規事業のアイデア出し」＝「議題A」「アルバイトの採用について」＝「議題B」のように、内容が分からない状態にして、1時間のうちの時間配分を考えてもらうといったアプローチがこれに当たる。

「明日、1時間の定例会議を進行します。3人のスタッフのプロジェクトの作業進捗確認の他、議題A、B、Cについての検討を行います。会議の時間配分について、ひな型を作成してください。」に対する出力例

　このように進行予定時間など、おおよその目安が欲しい場合には、ChatGPTに仮の数値を出力してもらうと作業負担は大幅に減る。条件の細部を自身の環境に合わせつつ、活用のヒントとして取り入れてみてもらえれば幸いだ。