オフィス拡大路線、テレワーク禁止から一転 シェアオフィスへの移転で「テレキューブ」をフル活用する企業が得たもの

[PR／ITmedia]

PR

　新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、企業ではテレワークが広がった。これまで出社を前提としていた働き方が見直され、自宅やサテライトオフィスでの業務が推奨された。

　こうした働き方の変化に伴い、オフィスの在り方も問われるようになった。テレワークが浸透し出社する機会が減ったことで、従来のオフィス面積を縮小し、家賃などのコスト削減を図る企業も出てきた。

　法人向けにマーケティング支援などを行うtoBeマーケティングも、そんな企業の一つだ。同社は2015年の創業以来、事業拡大に応じてより広いオフィスへの移転を毎年行い、オフィス環境に投資してきた。それにもかかわらず、コロナ禍をきっかけにして約100人が出社していたオフィスをなくし、を約10人が座れるシェアオフィスの専用スペースへ機能を集約させた。

　「シェアオフィスのレイアウトの前提となったのが、個室型スマートワークブース『テレキューブ』の設置です」――そう語るのは、toBeマーケティング代表取締役CEOの小池智和さんだ。同社はコロナ禍前から自社オフィスへテレキューブを導入。シェアオフィスへの移転時も従業員から真っ先に必要な設備としてテレキューブが挙がった。

　そもそもどのような経緯でテレキューブを導入したのか、移転前後でのテレキューブの使い方の変化、今後の展望などを同社に聞いた。

toBeマーケティングが利用するテレキューブ

増える営業電話に対応

　toBeマーケティングはITを活用したマーケティング支援システムの導入サポートや、デジタルマーケティング施策のコンサルティングなどを行っている。創業時2人だった社員数は現在100人近くに上る。

toBeマーケティングのWebサイト

　事業の拡大と従業員の増加に伴い、同社はより広いオフィスへの移転を繰り返してきた。オフィス環境に対する小池さんの思いは強い。「オフィスはその企業の成長を示す指標であり、社員のモチベーションを向上させ、クライアントとのリレーション強化にもつながると考えていました」。オフィスが移転する度に、より良い立地条件、より広く洗練された環境になるように時間と費用を費やしてきた。

　自席とフリーアドレスの両立や開放的なリフレッシュスペースの設置など充実したオフィス環境の影響か、移転前のオフィスは常に活気であふれていた。社員同士が積極的にコミュニケーションを取り、同社が提供するマーケティング支援システムの活用セミナーを受講するクライアントが毎日のように来訪していた。

toBeマーケティング代表取締役CEO小池智和さん

　そんな中、より多くの顧客獲得に向けて、同社は営業電話に注力するように。電話業務に集中したい社員が4〜5人用の会議室を1人で使うようになり、会議室が慢性的に不足する問題に直面した。

　会議室が足りないなら、サテライトオフィスなどオフィス以外の場所から電話する方法もあるが、コロナ禍前のtoBeマーケティングではテレワークは一切禁止。「社員のコミュニケーションや顧客とのリレーションを維持するためには、オフィスへ出勤し業務を行うことが必要という考えからでした」と小池さんは説明する。

　そこで同社が目を付けたのが、オフィス内からでも集中して電話をかけられる環境を備えたテレキューブだった。

ローコストで集中ブースを設置

　電話ボックスのような外観のテレキューブは、完全防音型で周囲の音を遮断し、自分の声が外に漏れることもない。内部にはコンセントやUSB給電ポートの他、外部ディスプレイやマイクなどWeb会議に適した装備を揃える。

　toBeマーケティングでは会議室を増設したり、パーティションを設置しスペースを新設したりすることも検討したが、1人用テレキューブを導入することに。テレキューブなら、大掛かりな工事や改装をせずに営業電話をかける環境を用意できる。サブスクリプションを選べば設置数の増減も容易だ。

導入した1人用テレキューブ

　「移転と共にオフィス作りも毎年経験してきたので、会議室の増設がどれほど負担であるかを分かっていました。テレキューブなら建物に手を加えず、スペースを確保できる点がメリットでした」（小池さん）

　導入の結果、電話をかける社員が1人で大きな会議室を使うことは少なくなり、会議室が不足する問題は解消。当初、テレキューブは空いていればいつでも使えるルールにしていたが、「電話業務に集中しやすい」と従業員から人気が集まり、予約制にしなければならないほど活用されるスポットになった。

コロナ禍でオフィスを“縮小移転”

　そんな中、新型コロナウイルスの感染が拡大。2020年4月の緊急事態宣言と同時に、toBeマーケティングもテレワークを行うことになった。これまでオフィスで社員同士や顧客とのやりとりを密に取ってきたおかげでコミュニケーション上の大きな問題はなく、社員の自宅にあるネットワーク環境を整備さえすれば業務は問題なく続けられた。

　緊急事態宣言が解除され、6月には出社するかしないかを社員が選べるように。「社員100人のうち半数は出社するかなと思っていましたが、出社したのはわずか5人。2カ月でテレワークが浸透したことに驚きました」（小池さん）

　社内アンケートでも、90％近くの社員が「テレワークでもパフォーマンスを落とさずサービスを提供できた」「出社するより業務効率が上がった」と回答。出社したいと答えた社員は7〜8％にとどまった。

　社内の働き方に対する意識の変化を目の当たりにした小池さん。「働き方が変わればオフィスの在り方も変わる。それなら小さなオフィスに移転しよう」と決意した。オフィスへの強い思い入れから拡大路線を取ってきた同社にとっては、真逆となる経営方針の転換だった。

レイアウトの中心はテレキューブ

　早速、オフィスの貸主である東急不動産に賃貸契約解消の連絡をしたところ、グループ会社が展開するシェアオフィスに入居してはどうかと勧められた。

　そのシェアオフィスなら賃貸よりも移転を簡単にでき、入居するシェアオフィス以外の系列オフィスの共有スペースを利用できる。そうした点に魅力を感じ、移転先を「ビジネスエアポート恵比寿」へ決めた。

toBeマーケティング鈴木慧さん　（コーポレート本部）

　オフィスの縮小移転で最優先したことは、電話やWeb会議スペースの確保だった。シェアオフィスでは10人程の出社を見込み、社員が分散して4〜5人ずつ座れる個室を2部屋契約した。これまでよりもスペースが狭くなった分、外部との会話内容は周りに筒抜けになる。遮音性に優れたテレキューブの移設は必須であり、テレキューブを中心に移転先のレイアウトを決めることにした。

　移転プロジェクトのメンバーであるtoBeマーケティングの鈴木慧さん（コーポレート本部）は「テレキューブをシェアオフィスに設置できるか、ビル側にすぐに確認しました」と言い、「すぐに設置OKをもらえたので、レイアウトを考え始めることができました」と振り返る。

初めての“オフィス縮小”で得たもの

　こうしてtoBeマーケティングは11月にビジネスエアポート恵比寿内に移転し、12月1日にオフィスを開設。現在出社する社員は、毎週行うウェビナーの準備や運営に携わる5〜6人に加え、バックオフィス業務を行う社員2人程度。複数人がシェアオフィス内にいても、テレキューブがあるため営業電話やWeb会議も滞りなく行われる。

　シェアオフィスとテレキューブの利用は完全予約制。「Web会議や営業電話が多い日は在宅勤務より、テレキューブを利用した方がはかどるという声もあります」と小池さん。在宅勤務とテレキューブによって電話やWeb会議も問題なく進められるため、地方の顧客へも首都圏と同じ頻度でコミュニケーションを取れるようになり、サービスをより提供しやすくなったという社員の声もあった。

シェアオフィスでも電話やWeb会議で活用されている

　シェアオフィスへの入居によって、毎月かかる家賃はこれまでの10分の1にまで減少。小池さんは「年間1億近くのキャッシュが残り、家賃分の予算を社員研修やテレワーク環境の整備、社員の報酬面にフィードバックすることもできます」と話す。

　一方、オフィス縮小によるデメリットもある。社員を一堂に会する物理的な場所がなく、1人用のテレキューブと10人規模の個室では、Web会議をするシェアオフィスのスペースが足りないという課題もある。

　「これまで拡大路線でやってきたわけですから、不便な部分が出てくるのは仕方ありません。とはいえ、テレキューブを中心にシェアオフィスへ移転したことは良い決断だったと感じています」（小池さん）

社会情勢の変化へ柔軟に対応

　今後はシェアオフィスのスペース追加や、新しいテレキューブの設置も視野に入れる。

　「社会情勢は目まぐるしく変化しており、今回のコロナ禍もその一つ。社会が変われば、オフィスの在り方も変わらざるを得ないし、今後も変わり続けるでしょう」と小池さんは言う。「シェアオフィスに入居し、サブスクリプション型のテレキューブを活用しているからこそ、われわれはこれからも変化に柔軟に対応できるのではないでしょうか」と続ける。

　コロナ禍に限らず、いつの時代も変わり続ける社会情勢。働き方やオフィスの在り方を見直している企業は、テレキューブの活用を選択肢の一つに加えてみてはどうだろうか。