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» 2020年03月11日 10時00分 公開

本格的なWeb会議室とZoomでビジネスを変える:取引先へもWeb会議を勧める“先進企業”が提案する「新時代の顧客コミュニケーション」

[PR/ITmedia]
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 質の高い環境を整えたWeb会議によって、積極的に取引先と打ち合わせをしている企業がある。Webサイトの制作やコンサルティングのほか、企業のB2Bマーケティングをワンストップで支援するタービン・インタラクティブだ。

 本社は名古屋市にあり、東京に営業スタッフのオフィスを構えるほか、制作スタッフの一部は沖縄県・宮古島のサテライトオフィスで働く。V-CUBE(ブイキューブ)のZoomを使ってPCやスマートフォンでミーティングをするほか、テレビ会議システムのZoom Roomsを構築した会議室を用意し、取引先ともWeb会議で打ち合わせをしている。

 ユニークなのは、ほぼ全ての取引先とWeb会議をしていることだ。取引先には長い伝統がある企業も多く、「訪問しなければ失礼」とも受け取られかねないが、志水哲也社長はWeb会議のメリットを説明して、取引先にも導入を勧めてきたという。導入に際して顧客の心の壁をどのように「壊して」きたのか。志水社長に聞いた。

photo 志水哲也(しみず・てつや)株式会社タービン・インタラクティブ代表取締役社長。早稲田大学社会科学部卒業。1994年より広告代理店にてマーケティング業務とWebプロデュース業務を兼任、インターネット黎明期におけるWebサービス開発を数多く手掛ける。99年に独立、B2B企業を中心としたWebコンサルティングとWeb開発で高い評価を獲得している。2008年より最新のマーケティングテクノロジー研究のため海外視察を開始。ニューヨークやシリコンバレーの米国企業をはじめ、インドやベトナムなど30社以上のIT企業を訪問する。14年より米国HubSpot社の認定パートナーとして日本でのインバウンドマーケティング普及に取り組んでいる。著書に『ベテラン営業マンと若手Web担当者がコンビを組んだら?』(徳間書店)

Web会議に特化したカンファレンスルーム

 同社が2017年8月に開設した東京・品川区のオフィスには、訪れた誰もが驚く部屋がある。八角形に並べられた机に、4枚のディスプレイ。シックな内装のこの部屋は「八角カンファレンスルーム」と呼ばれる会議室だ。

photo Octo(オクト)と呼ばれる八角カンファレンスルーム(タービン・インタラクティブ提供)

 この会議室の特徴は、Web会議に特化していることだ。ディスプレイへの出力は2系統あり、2種類の画面が左右のディスプレイ2枚ずつに映し出される。どの席に座っていても、必ず2枚のディスプレイを見ることができる配置になっている。

 Web会議の相手には、カメラの前の席を除く7人がきれいに収まって見える設計になっているが、Google Home Miniに「3人モード」と呼びかけると、会議室を映すカメラのズームが動いて3ショットになる。同様に「ソロモード」と言えばワンショットに。「明るくして」と言うとGoogle Home Miniが「ミーティング用の照明です」と答えて、照明が明るくなる。また暖色系、寒色系など色温度も変えることができるので、雰囲気も変わるのだ。

 この会議室によって、Web会議の相手先に、印象の良い映像を伝えることができる。かなりの投資をしているのではないかと感じるが、「システム的には大した投資ではありません」と志水社長は説明する。

 「この会議室にはテレビ会議用のZoom Roomsを使っていますが、使用料は月額数千円です。PCは1台のMac miniで動かしています。PCやスマホで使えるZoomは無料のプランもありますし、すぐに始められます。『導入した』というほどのことはありません。

 大事なのは、いかに工夫をして環境を良くするかだと思っています。確かにこの会議室を作るのは少し大変でした。でも多少苦労して作ったかいはあって、上場企業の立派な会議室とつなぐことがあっても、この部屋の絵柄であれば負けないですね(笑)」

Zoom導入の理由は管理のしやすさ

 同社は1999年に創業。Webサイトの企画・制作から、システムの開発・運用、コンサルティングまで、Webマーケティングに関わる全ての業務をカバーする。その業務内容から、社員のITリテラシーは高いものの、以前は社内にさまざまな通信手段が混在していたという。

 「いわゆる無料版があるソフトウェアや会議システムを、それぞれの社員が勝手に使っていました。社内のソフトを統一しようと思い、カンファレンスルームにはZoom Roomsを、社員のPCやスマホにはWeb会議やチャットができるZoomを導入しています。

 それまで使っていたソフトは、会議をする前にIDを交換する点が面倒だったのと、無料版があるソフトだと社員以外のユーザーでも入れてしまうので、セキュリティ上の問題を感じていました。Zoomはセキュリティの強度を細かく設定できるところがいいですね。それと、当社ではGoogleのG Suiteを利用しているのですが、GoogleカレンダーとZoomを連動させ、会議室の予約とWeb会議のID発行を同時に行うことも可能です」

 Zoom RoomsとZoomを組み合わせることによって、さまざまな使い方ができる。名古屋の会議室と東京のカンファレンスルームをつないで会議をしているとき、社員は会議室にいなくても、Zoomによって自分のデスクで会議の内容を見聞きできる。普段はマイクをミュートにして、発言したいときはミュートを外して会議に参加もできる。志水社長は、出張時などはスマホで会議を聞いているという。

 「交通機関で移動中に、スマホでよく会議を聞いています。どうしても口を挟みたいときには、『ちょっと待って』と言って割り込んで、ぼそぼそしゃべっていますね(笑)」

サテライトオフィスでワーケーションを実現

 Zoomの活用によって、新しい働き方も実現している。それは、宮古島に置いているサテライトオフィスとの連携だ。宮古島には基本的に制作スタッフがいる。宮古島出身で、島にUターンで戻ってきた人と、都会から移住した人のほか、本社から毎月数人を派遣する。社員になるべくストレスのかからない環境で仕事をしてもらうためだ。

photo ディスプレイに映っているのは沖縄・宮古島のサテライトオフィス

 「制作業務はその性質から、長時間の勤務になりがちでした。休めないとか、仕事が大変といったイメージが業界全体にあって、それを払拭する必要がありました。ストレスがたまって、業務が継続できなくなることは、あってはならないことです。楽しく働いてもらいたいという私の要望で、16年の夏に宮古島に海の見えるサテライトオフィスを作りました。

 Web会議を活用して環境を整えれば、本社や東京で働くのと同じ仕事ができます。休みを多く取ることは無理でも、南の島で、砂浜の隣のオフィスで仕事ができて、休みを有効に使うことも可能です。働き方改革に追いかけられたわけではなく、当社の課題としてどうすればお客さまに品質の高いサービスを提供できるかを考えて、宮古島のオフィスを活用しています」

 社員は宮古島に滞在中、家族を連れて行くことも推奨されている。滞在中に有給休暇を取ることによって、仕事(ワーク)と休暇(バケーション)を組みあわせたワーケーションを楽しむことができるのだ。

 Web会議システムの導入や、Zoomによるシステムの統一は、社員にとっては不都合どころか便利なことが多く、導入に反対する声はなかったという。一方で、社外に対してもユニークな取り組みをしている。それは、取引先にWeb会議の導入を積極的に勧めることだ。

顧客のためにWeb会議の「質」を上げる

 同社は、本社が名古屋市ということもあり、長い歴史のある製造業などの顧客も多い。なかには古い体質を持っていて、Web会議に抵抗感のある企業もありそうだが、基本的には取引先との打ち合わせは全てWeb会議で実施しているという。

 それだけではない。「Web会議は可能ですか?」と取引先に聞いて、ファーストコンタクトからWeb会議をすることがほとんどだそうだ。取引先に抵抗感はないのか、志水社長に聞いてみた。

 「訪問をせずにWeb会議だけで話をさせていただくことに対して、『あいさつに来ないとは何事か!』と言われるのではないだろうかという懸念はあります。ただ、私たちはWeb会議の明らかなメリットを説明できます。

 例えば、『私が貴社に伺うことはできますが、その場合は私1人です。これがオンラインであれば、私だけではなくて、担当者も入ることができますし、デザイナーも、エンジニアも打ち合わせに入って、その場で課題も解決できます。どちらがお役に立ちますでしょうか』と提案いたします。

 私1人よりも本社、東京、宮古島の各スタッフが一緒にWeb会議に入った方が、効率も、生産性も、アウトプットも必ず良くなります。なかなか導入に踏み切れない大きな企業には、その事情も考慮しつつ、実務的にはその方がいいですよということを、丁寧に説明していますね。5年ほど勧めているなかで、取引先の皆さんの反応も随分変わってきたと感じています」

photo ディスプレイ左上が東京オフィス、右上が名古屋オフィス、下が宮古島オフィス。3つのオフィスの社員が同時に会議に参加できる

 さらに志水社長は、Web会議のメリットを理解してもらえるように、会議の中身とともに、Web会議のやり方や細部にまで気を配っている。カメラに映った自分や社員の目線が“あおり”ではなく適切な角度で映っているかどうか、耳障りな音が入っていないか、などといったことだ。

 「マイクの前でキーボードをたたくとその音がお客さまの耳障りになります。また、マイクは目の前にある場合はそれほど大声で話す必要はありません。このように実はWeb会議には、相手のことを配慮するための『作法』があります。相手が話しているときに大きくうなずいたり、少しオーバーに笑ったりすることも、今後はビジネススキルとして必要とされるのではないでしょうか。Web会議を勧めるためには、自分たちが会議の“質”を上げる必要があるので、そのための工夫は常に考えています」

断られたらWeb会議キットを貸し出す

 とはいえ、Web会議の導入に難色を示された場合はどうするのか。この問いに対する志水社長の答えは明快だった。

 「もちろんWeb会議自体をしたことがないお客さまから、拒絶されることはあります。その場合のために、貸し出しができるWeb会議キットを用意しています。比較的高価なスピーカーやマイクを入れて、使い方も丁寧に書いて、一式をきれいに梱包して送ります。

 『キットは案件化した場合は返さなくていいですよ』と言って送りますね(笑)。もともと取引のあるお客さまの場合は、初めから差し上げたこともあります。お客さまにとっても便利なことですし、お互いの環境が良くなって、コミュニケーションがスムーズになれば、メリットがたくさんあると思います」

 Web会議の導入といえば、時間やコストの削減、テレワークの導入といった社内の業務効率化のメリットを考えるのが一般的ではないだろうか。志水社長は、Web会議の質を上げることによって、取引先との意思疎通をより密なものにしようと模索している。

 「間違いなく言えることは、提案の質が断然上がることです。その結果、顧客満足度も上がります。『社長があいさつに来てくれた』ということよりも、お客さまの課題を解決した方が、当社の価値も高くなるでしょう。

 お客さまにWeb会議のメリットをご理解いただけるように、会議の質を上げる工夫と、どのようなおもてなしがWeb会議の中でできるのかを考えていくことが、今後はさらに大切になると考えています」

工夫次第でWeb会議に最適な環境は作れる

 タービン・インタラクティブは、手頃な料金で簡単に導入できるZoomを使うことによってWeb会議を構築しながら、Web会議の質の向上を独自の工夫によって実現している。カメラの高さやマイクの位置など、細部に気を遣うだけでも相手への印象は変わってくる。こうしたノウハウが取引先にも広がっていくことによって、今後Web会議はさらに進化していくのではないだろうか。

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提供:株式会社ブイキューブ
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年3月17日

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